26.07.2019 -
Jeder der sich für Kanban, Scrum, agiles Projektmanagement und neue PM-Methoden interessiert hat wahrscheinlich auch schon vom Trend des „Daily Standup Meeting“ gehört. Es handelt sich um ein Konzept, das Einzug in die Konzepte des agilen und flexiblen Managements gehalten hat. Die Idee besteht darin, jeden Tag ein kurzes Meeting des Projektteams abzuhalten – und zwar im Stehen.
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26.07.2019 -
Was ist dran am Trend Daily Standup-Meeting?
Jeder der sich für Kanban, Scrum, agiles Projektmanagement und neue PM-Methoden interessiert hat wahrscheinlich auch schon vom Trend des „Daily Standup Meeting“ gehört. Es handelt sich um ein Konzept, das Einzug in die Konzepte des agilen und flexiblen Managements gehalten hat. Die Idee besteht darin, jeden Tag ein kurzes Meeting des Projektteams abzuhalten – und zwar im Stehen. Auf diese Weise soll sichergestellt werden, dass die Meetings auch wirklich kurz bleiben und dass es sich die Teilnehmer nicht „zu gemütlich machen“. Der Hintergrundgedanke ist, dass kurze Einsatzbesprechungen die Teamarbeit positiv beeinflussen, die Kommunikation im Team verbessern und dem Projekt jeden Tag einen neuen Anstoß geben sollen – ohne unnötig Zeit zu verschwenden.
Sinn und Unsinn von täglichen Meetings
Der Trend kommt aus der IT, wo auch das gesamte Konzept des agilen Projektmanagements seinen Ursprung hat: Tägliche kurze Besprechungen gehören in IT-Teams häufig zu den Entwicklungsmethoden. Ob man unbedingt stehen muss, um diese Meetings effizient zu halten, kann natürlich diskutiert werden.
Im Scrum ist ein tägliches Meeting zum Beispiel Teil des Konzeptes und wird sogar als Grundstein für den Projekterfolg gewertet – allerdings ohne Empfehlung für die physische Durchführung. Je nach Umfang und Dauer von Projekten zweifeln viele Manager den Sinn von täglichen Meetings sogar an. Und so gibt es wohl kein richtig oder falsch: Probieren Sie es aus und entscheiden Sie aus der Praxis heraus, ob Sie tägliche Meetings für sinnvoll erachten – und ob Sie möchten, dass Ihre Mitarbeiter dabei stehen.
Tägliche Meetings – und ab jetzt im Stehen!
„Sie wollen Ihr gesamtes Team antanzen lassen? Jeden Tag? Das ist zu teuer!“
„Wir sitzen alle im selben Büro und wissen, was der andere macht. Wir brauchen nicht noch mehr Meetings!“
Diese und andere Argumente werden Sie hören, wenn Sie den Wunsch nach täglichen Meetings zum ersten Mal anbringen. Dabei sehen viele Projektmanager das tägliche Kurzmeeting als wesentlichen Faktor Ihres Erfolgs – und dass man dabei steht. Das Standup Meeting soll dabei jeden Tag zur selben Zeit und am selben Ort stattfinden. Je nachdem, wie umfangreich das Team ist, dauert das Meeting unterschiedlich lange. Als Faustregel nennen erfahrene Scrumer eine Höchstlänge von 15 Minuten. Alles was darüber hinaus geht ist kein Kurzmeeting mehr. Ziel des Standup Meetings ist es, die Einsatzplanung abzusprechen – jedoch nicht den Projektstatus. Es geht dabei gezielt um die Aufgaben für den jeweiligen Tag, aber nicht um größere Zusammenhänge. Erfolgreiche Scrumer bestehen darauf, dass das Meeting zwingend im Stehen stattfinden muss und verweisen auf ihre Erfolge mit dieser Methode. Sitzen sei kontraproduktiv und ziehe die Besprechung unnötig in die Länge.
Ein Task Board kann ebenfalls eine gute Idee sein. Und zwar kein digitales, sondern eines das physisch im Raum steht und angefasst werden kann. Kleine Klebezettel mit den Aufgaben, die anstehen, können so ganz aktiv zwischen „erledigt“, „in Bearbeitung“ und „zu bearbeiten“ verschoben werden. Das gemeinsame Verschieben gibt einen guten Überblick über den Fortschritt. Große und umfangreiche Aufgaben sollten soweit unterteilt werden, dass sie übersichtlicher werden. Und zwar nicht nur, um sie greifbarer zu machen, sondern um dem Team die Möglichkeit zu geben, öfter mal etwas als „erledigt“ markieren zu können – denn das motiviert!
Moderieren des Standup Meetings
Sie als Projektmanager sind der Moderator des Standup Meetings. Ihre Aufgabe ist es, das Meeting so effizient wie möglich zu gestalten. Der Moderator sollte dabei weniger thematisch eingreifen, sondern vielmehr dafür sorgen, dass die Einsatzbesprechung reibungslos abläuft. Das Team selbst soll seine Aufgaben definieren, verteilen und verschieben. Als Moderator dürfen Sie aber natürlich Fragen einbringen. Sie dürfen beispielsweise fragen, warum vier Mitarbeiter an einer und nur ein einzelner Mitarbeiter an einer anderen Aufgabe arbeitet. Oder ob es realistisch ist, dass jemand eine gewisse Aufgabe in einer gegebenen Zeit meistern kann. Oder ob eine bestimmte Aufgabe nicht doch prioritär behandelt werden sollte. So lenken Sie die Diskussion innerhalb des Projektteams zielgerichtet. Bei einem eingespielten Team ist die Aufgabe des Moderators weniger bedeutend, als bei einem Team, das die Methode des Standup Meetings gerade neu eingeführt hat.
Ablauf des Standup Meetings
Nun mal ganz konkret: Sie treffen sich alle möglichst pünktlich im festgelegten Raum und legen los. Jedes Teammitglied gibt einen Überblick darüber, welche Aufgaben er oder sie erledigt hat, was für den heutigen Tag auf dem Programm steht und welche eventuellen Hindernisse es gibt. Im Scrum erklärt zunächst jeder, was am Vortag erledigt wurde. Wenn es Probleme gab, werden die Hindernisse kurz besprochen. Wer seine Aufgabe vollständig erledigt hat, steht für eine neue zur Verfügung. Die neuen Aufgaben für den Tag werden verteilt und besprochen – und zwar gemeinsam, denn das verhindert, dass sich jeder nur auf seine eigenen Aufgaben konzentriert. Bei diesem Schritt erfolgt eine Priorisierung. Sind alle Aufgaben verteilt und jedem Projektteilnehmer klar, kann das Meeting beendet werden.
Bei eingespielten Teams und gut laufenden Projekten, kann das Meeting auch nur einmal ein gemeinsamer Blick auf das Task Board sein und ein kurzer Austausch darüber, ob alles noch aktuell ist und es eventuelle Hindernisse gibt. Aber Achtung! Lassen Sie Meetings nicht ausfallen, wenn alles gut läuft. Die Routine täglicher Meetings ist wertvoll für schlechtere Zeiten.
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