14.04.2020 -
Projektmanager haben viele verschiedene Rollen. Die meisten wechseln mehrmals am Tag sprichwörtlich die Kappe. Die meisten Projektmanager müssen nicht nur die unterschiedlichen Hüte ihrer Projekte tragen, sondern sind ja quasi nebenbei auch noch Abteilungsleiter, Kollege, Verantwortlich für die Koordination mit der Behörde, Facility Manager, Gewerkschaftsmitglied und Streitschlichter im Büro.
Weiterlesen »
14.04.2020 -
Projektmanager haben viele verschiedene Rollen. Die meisten wechseln mehrmals am Tag sprichwörtlich die Kappe. Die meisten Projektmanager müssen nicht nur die unterschiedlichen Hüte ihrer Projekte tragen, sondern sind ja quasi nebenbei auch noch Abteilungsleiter, Kollege, Verantwortlich für die Koordination mit der Behörde, Facility Manager, Gewerkschaftsmitglied und Streitschlichter im Büro. Sie müssen sich um sechs verschiedene Projektteams kümmern, ihrem Chef wöchentlich einen Bericht abliefern, Projekte in Gremien präsentieren und Meetings organisieren. Und das manchmal alles an einem einzigen Morgen. Sie schlüpfen von einer Rolle in die nächste und müssen zwischen ihren verschiedenen Zuständigkeiten balancieren. Dass man sich dabei auch verzetteln kann oder geistig noch bei einem ganz anderen Thema ist, also den falschen Hut aufhat, ist nur zu verständlich. Das kennt jeder, der mehrere Rollen im Arbeitsalltag ausfüllen muss. Vielen Arbeitnehmern und sogar vielen Managern ist dieses Prinzip der vielen Hüte jedoch zuwider, insbesondere dann, wenn man in einem einzigen Projekt gleich mehrere Rollen zugewiesen bekommt.
Verteilung und Vereinigung der Rollen
Der erste Hut, den ein Projektmanager aufhaben muss, ist der des Motivators. Wer ein Projekt leitet, dem kommt die Aufgabe zu, alle anderen Beteiligten zu begeistern und dazu zu bringen, ihr Bestes zu geben. Diese Rolle kann zur Wichtigsten überhaupt werden, denn unmotivierte Mitarbeiter sind oft der Grund für das Scheitern eines Projektes. In kleinen Projekten ist dieses Risiko höher als bei prestigeträchtigen Superprojekten. Aber auch die kleinen und scheinbar unattraktiven Projekte müssen erfolgreich abgeschlossen werden. Der zweite Hut, den ein guter Projektmanager automatisch aufhaben muss, ist der Hut des Steuermanns. Dieser ist der typische Projektmanagerhut, unter dem sich die meisten wohl fühlen. Sie steuern das Schiff durch unwägbare Gewässer, enge Kanäle und über die weite See in die richtige Richtung, indem Sie Ressourcen verteilen, den Projektaufbau anpassen, einen Projektzeitenplan erstellen und ändern und Aufgaben zuteilen. Von Ihnen wird Weitsicht verlangt, ebenso wie das Verständnis für gewisse Details. Sie sollen priorisieren können und schnell gute Entscheidungen treffen. Allein dieser Hut ist schon schwer zu tragen. Kein Wunder, dass vor allem Einsteiger Angst davor haben, neben diesem auch noch andere Hüte zu handeln. Die Angst vor den vielen Hüten besteht aber auch bei erfahrenen Projektmanagern. Schließlich hat man schnell ein Detail übersehen, ein Problem nicht vorausahnen können oder eine übereilte Entscheidung getroffen, die sich im Nachhinein als Hindernis herausstellt. Im dümmsten Fall sind Sie selbst es, der sowohl den Hut desjenigen trägt, der Schuld hat als auch den Hut desjenigen, der deshalb nun ein Problem hat und Sie dafür rügen müsste. Aber ist es nicht genau das, was das Projektmanagement so spannend macht?
Hüte über Hüte
Eine weitere wichtige Rolle, die jeder Projektmanager erfüllen muss, ist die des Mediators. Sie arbeiten in einem Team, also kommt es irgendwann unweigerlich zu einem Konflikt. Überall, wo verschiedene Menschen zusammenarbeiten, entstehen Reibungspunkte. Als Projektmanager kommt Ihnen dann die Aufgabe des Schlichtens zu. Sie müssen beide Seiten verstehen und die Wellen glätten. Möglicherweise müssen Sie eine Entscheidung treffen oder einen Lösungsweg finden. Als Mediator sollten Sie versuchen, die Probleme Ihrer Kollegen mit Verständnis zu behandeln. Als Projektmanager müssen Sie gleichzeitig das im Auge behalten, was für das Projektziel am Besten ist. Hier bekämpfen sich beide Hüte auf Ihrem Kopf. Dies führt uns gleich zum nächsten Hut: dem des Punchingballs. Nicht selten muss der Projektmanager den Kopf hinhalten, wenn es Kritik hagelt. Sie sind verantwortlich für das Projekt, also auch für alle größeren und kleineren Dramen, die sich darin abspielen. Geht etwas schief, ist es in letzter Instanz Ihr Fehler. Jemand anderes hat Schuld? Das ist dem Kunden egal, denn schließlich bezahlt er Sie dafür, Fehler zu vermeiden, Probleme vorauszuahnen und zu lösen. Im Grunde haben Sie nicht einmal die Möglichkeit, eine gute Ausrede vorzubringen. Sie sind verantwortlich – auch wenn der Hund Ihre Hausaufgaben gefressen hat und Sie ein Video davon vorzeigen können. Die meisten können mit konstruktiver Kritik in der Regel umgehen. Leider kommt es aber auch nicht selten vor, dass Kritik fies und massiv auf Sie hereinbricht. Dieser Hut gefällt niemandem, muss aber dennoch getragen werden. Der Trick hierbei besteht darin, sich nicht die Lust an der Arbeit verderben zu lassen. Keine leichte Aufgabe. Sie sind der Leuchtturm und der Felsen, auf den sich alle stützen können, ihre Probleme bei Ihnen abladen und Sie um Hilfe bitten können.
Alles im Griff
Zusätzlich zu den unerwarteten Aufgaben gibt es die wiederkehrenden Aufgaben, die der Projektmanager erfüllen muss. Von Anfang bis Ende sind Sie der Finanzmanager Ihres Projektes und Sie sind es, der den Gesamtüberblick über die Budgetsituation immer im Auge behalten muss. Taucht eine mögliche Budgetüberschreitung am Horizont auf, sind Sie es, der Alarm schlagen oder gegebenenfalls Entscheidungen treffen muss. Außerdem tragen Sie den Hut des Controllings. Sie dokumentieren den Fortschritt des Projektes und überprüfen dabei nicht nur die Zielerreichung und die Prozesse, sondern auch sich selbst und das, was Sie unter all den anderen Hüten tun. Zur Beruhigung können wir hier nur betonen, dass man an seinen Aufgaben wächst und dass alle Projektmanager einmal klein angefangen haben. Haben Sie keine Angst vor den verschiedenen Hüten, sondern nehmen Sie sie an und versuchen Sie, jedem so gut es geht gerecht zu werden.
« Alle Beiträge