18.11.2022 -
Lasten- und Pflichtenhefte spielen im Alltag von Projektmanagern an verschiedenen Stellen eine Rolle. In den Prozessen, die von Projektmanagern betreut werden, ist es unerlässlich, Lasten- und Pflichtenhefte zu kennen. Diese Werkzeuge bieten allen Seiten, also Unternehmen und Kunden, mehr Sicherheit in der Planung, auf der Terminschiene und auch bei den Inhalten sowie Zielen von Projekten.
Weiterlesen »
18.11.2022 -
Lasten- und Pflichtenhefte spielen im Alltag von Projektmanagern an verschiedenen Stellen eine Rolle. In den Prozessen, die von Projektmanagern betreut werden, ist es unerlässlich, Lasten- und Pflichtenhefte zu kennen. Diese Werkzeuge bieten allen Seiten, also Unternehmen und Kunden, mehr Sicherheit in der Planung, auf der Terminschiene und auch bei den Inhalten sowie Zielen von Projekten. Obwohl viele Projektmanager Lasten- und Pflichtenhefte regelmäßig bei ihrer Arbeit nutzen, sind oft zwei allgemeine Fehler zu erkennen, die schwerwiegende Missverständnisse auslösen können. Der erste verbreitete Fehler im Umgang mit Lasten- und Pflichtenheften hängt mit der Reihenfolge zusammen. Der zweite gängige Fehler besteht darin, beides in einem einzigen Dokument vereinen zu wollen.
Lastenheft erstellen
Das Lastenheft ist zunächst einmal dazu da, dass der Kunde alle seine Erwartungen, Wünsche, Bedürfnisse und Ziele zusammenfasst. Das kann zunächst einmal in beliebiger Form geschehen und es kann sich natürlich auch um eine Sammlung von mehreren Dokumenten handeln, die über Monate hinweg zusammengetragen werden. Der Projektmanager muss schließlich alle diese Informationen vereinen und sie sortieren.
Wunschkriterien kommen hierbei ebenso aufs Papier wie Qualitätskriterien und messbare Parameter. Es können bestimmte quantitative Erwartungen formuliert werden wie eine Anzahl, eine Prozentzahl, ein bestimmtes Volumen oder auch ein Meilenstein. Auch eine technische Anforderung kann als ein solches Kriterium dienen. Das Lastenheft ist am Ende eine Art Katalog der Anforderungen, die der Kunde an das Projekt stellt. Im Projektmanagement-Jargon wird hier teilweise der englische Begriff „Requirement“ benutzt, was einfach „Anforderungen“ bedeutet. Diese Anforderungen leiten sich in der Regel von der Unternehmensstrategie des Kunden ab, können aber für ein bestimmtes Projekt auch sehr individuell und konkret sein.
Das Pflichtenheft
Das Pflichtenheft ergibt sich nun aus dem Lastenheft. Es ist damit die Antwort auf das Lastenheft, die Reaktion. Jeder Punkt des Lastenheftes muss im Pflichtenheft sein Pendant finden. Die einzelnen Punkte und Anforderungen werden wenn nötig spezifiziert und ergänzt, werden konkretisiert und bewertet. Im Pflichtenheft wird nun eine ganz konkrete Umsetzungsstrategie zu jeder einzelnen Anforderung erarbeitet. Die Frage lautet immer: Wie kann was umgesetzt werden? Das Pflichtenheft kann entweder die Grundlage für ein Angebot sein oder auch gemeinsam mit einem Angebot für bestimmte Leistungen die Grundlage für einen Vertrag bilden. Auf diese Weise kommen gute Verträge zustande, weil sie passgenau auf die Bedürfnisse des Kunden zugeschnitten sind und kaum offene Fragen lassen. Natürlich gibt es zu Beginn eines Projekts immer diejenigen, die es kaum erwarten können, endlich loszulegen. Preschen Sie nicht ungeduldig voran, sondern nehmen Sie sich die Zeit, Lasten- und Pflichtenheft sorgsam zu betrachten und aufzustellen, um im weiteren Projektverlauf eine bessere und passendere Basis für Ihren gemeinsamen Weg und die zu erbringenden Leistungen zu haben. Es lohnt sich in den allermeisten Fällen.
Passende Angebote dank Lastenheft
Warten Sie vor allem mit dem Erstellen Ihres Angebotes, bis Sie das Lastenheft gelesen haben. Wenn der Kunde unvoreingenommen seine Bedürfnisse formuliert, haben Sie die Chance, genau zu verstehen, was er eigentlich möchte, und Sie können ein Angebot erstellen, das genau auf diese Bedürfnisse passt. Ein vorschnell eingereichtes Angebot birgt das Risiko, dass der Kunde davon ausgeht, dass Sie genau das anbieten, was er sich vorstellt, und am Ende gibt es Unstimmigkeiten, weil genau das eben nicht der Fall war. Sie brauchen keine Angst zu haben, dass der Kunde unzufrieden ist, wenn Sie strikt nach Lastenheft vorgehen. Selbstverständlich können Sie dem Kunden im Rahmen Ihres Angebotes unterschiedliche Lösungsansätze unterbreiten, wie seine Ziele und Wünsche erreicht werden können. Hier kommt Ihre Expertise ins Spiel und Sie können noch immer ein sehr individuelles Angebot erstellen, wie es kein anderer Anbieter tun würde. Ein Lastenheft schränkt Sie nicht in Ihrer Kreativität ein, sondern weist Ihnen nur den Weg, in welche Richtung Sie Ihre Kreativität lenken sollten.
Alles in einem?
Ein Lasten- und Pflichtenheft in einem einzigen Dokument ist keine gute Idee. Erfolgreiche Projektmanager raten unbedingt davon ab, die beiden Dokumente zu kombinieren. Dafür gibt es verschiedene Gründe. Einer dieser Gründe ist rechtlicher Natur. Am Ende eines Projekts sollte stets klar erkennbar sein, welche Anforderungen der Kunde gestellt hat und welche Teil des Pflichtenheftes, also der Antwort des Anbieters waren. Im Falle einer Reklamation ist das wichtig. Auch dient eine klare Trennung dazu, von Anfang an Missverständnisse zu vermeiden.
Inhalte von Lasten- und Pflichtenheften
Im Lastenheft fragen Sie idealerweise folgendes ab:
- Der Ist-Zustand
- Die Ziele des Projektes
- Must-Kriterien und Nice to have-Kriterien
- Schnittstellen und klare Rollenverteilung
- Technische Anforderungen
- Funktionale Anforderungen
- Messbare, quantitative Vorgaben in den Anforderungen
- Zeitschiene (Milestones und Deadlines)
- Wie soll das Projekt dokumentiert werden?
- Qualitätsstandards
- Ggf. Details zu den Produkten
Im Pflichtenheft steht idealerweise folgendes:
- Vergleich Ist-Zustand mit den Projektzielen
- Klare Abgrenzung zwischen Must- und Nice to have-Kriterien
- Bewertung der Anforderungen: Was ist (technisch, zeitlich, finanziell) möglich? Welche Varianten oder Alternativen gibt es?
- Stärken- und Schwächen-Analyse
- Konkrete Prozesse beschreiben
- Konkrete Produktdetails beschreiben
- Soll-Konzept (im Abgleich mit Lastenheft-Kriterien)
- Checklisten
- Terminplan
- Ggf individuelle projektinterne Details
« Alle Beiträge