20.11.2017 -
Erfolgreiche Manager sind mit wichtigen Aufgaben, unter anderem der Führung ihres Teams, betraut. Das Delegieren gehört damit zu den grundlegenden Fähigkeiten, die ein Projektmanager haben sollte. Zu delegieren bedeutet, Aufgaben und Kompetenzen aber auch Verantwortung abzugeben. Dabei muss der Delegierende entscheiden, welche Aufgaben er in welcher Form und in welchem Umfang an wen abgeben kann, so dass alle Aufgaben am Ende fachkundig und zeitgerecht erledigt werden. Durch richtiges und zielgerichtetes Delegieren soll das Projekt vorangebracht und die gesamte Produktivität gesteigert werden.
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20.11.2017 -
Erfolgreiche Manager sind mit wichtigen Aufgaben, unter anderem der Führung ihres Teams, betraut. Das Delegieren gehört damit zu den grundlegenden Fähigkeiten, die ein Projektmanager haben sollte. Zu delegieren bedeutet, Aufgaben und Kompetenzen aber auch Verantwortung abzugeben. Dabei muss der Delegierende entscheiden, welche Aufgaben er in welcher Form und in welchem Umfang an wen abgeben kann, so dass alle Aufgaben am Ende fachkundig und zeitgerecht erledigt werden. Durch richtiges und zielgerichtetes Delegieren soll das Projekt vorangebracht und die gesamte Produktivität gesteigert werden. Das bedeutet, dass alle Mitarbeiter ihren Fähigkeiten und Verfügbarkeiten nach optimal eingebunden werden und der verantwortliche Projektmanager soweit entlastet wird, dass auch er sich auf seine Kernaufgaben konzentrieren kann und nicht durch Arbeitsschritte blockiert wird, die eigentlich von jemand anderem besser erledigt werden können. Ein Projektmanager muss sicherstellen, dass die Mitarbeiter die nötigen Kapazitäten für das Erledigen der ihnen zugewiesenen Aufgaben haben und dafür auch geeignet sind. Ein weiterer Aspekt ist der Stundensatz jedes Mitarbeiters, denn schließlich sollen hochqualifizierte und teure Mitarbeiter nicht mit Aufgaben beschäftigt sein, die von jemandem weiter unten in der Hierarchie erledigt werden könnten.
Erfolgreich managen bedeutet erfolgreich delegieren
Als Projektmanager sollte man lernen, alle die Aufgaben zu delegieren, die nicht zu den zentralen Aufgaben eines Projektmanagers gehören. Der Projektmanager soll sich auf seinen Kernbereich konzentrieren, was bedeutet, dass er Ziele, Organisation, Entscheidungen und die Führung und Förderung des Teams im Auge behält. Mitsamt den eigentlichen Arbeitsschritten sollten auch die dazugehörigen Entscheidungsgewalten delegiert werden. Wer Verantwortung abgibt, der muss seinem Team vertrauen. Der Projektmanager muss – auch wenn er sein Team nicht selbst gewählt oder bestimmt hat – den Mitarbeitern Vertrauen entgegenbringen, vor allem, wenn er wichtige Aufgaben delegiert. Er muss eine gewisse Fehlertoleranz mitbringen und mit der Tatsache umgehen können, dass Mitarbeiter die Aufgabe gegebenenfalls anders erledigen, als man es selbst getan hätte.
Delegationskompetenz entwickeln
Um die eigene Delegationskompetenz weiter zu entwickeln, ist es sinnvoll, sich über unterschiedliche Führungsstile zu informieren und ein gewisses Grundwissen im Bereich Delegation aufzubauen. Zudem ist es von besonderer Bedeutung, den Unterschied zwischen „Befehlen“ und „Delegieren“ zu kennen und zu meistern – und das kann auch trainiert werden. Ein Delegations-Training hilft dem Projektmanager zu erkennen, was in einem konkreten Projekt seine Kernaufgaben sind und welche Aufgaben delegiert werden können und müssen. Ein erfolgreicher Manager wird zudem einige Zeit damit verbringen, sein Team kennen zu lernen, um entscheiden zu können, wer welche Aufgaben erledigen kann. Mit einem gezielten Training der Delegationskompetenz lernen viele Manager diese Herausforderung zu meistern. Der Schwerpunkt liegt darauf, zu erkennen, wer für welche Aufgabe am besten geeignet ist, wie die Zeitpläne aller Mitarbeiter (wie auch der eigene) entlastet und optimiert werden können, jedem die Aufgaben zu geben, die er am besten erledigen kann und selbst die Aufgaben gründlich zu erledigen, die nur der Projektmanager übernehmen kann. Ausschlaggebende Aspekte ist die Stärkung des Selbstvertrauens der Mitarbeiter wie auch der Aufbau von Vertrauen.
Soft Skills im Zusammenhang mit dem Delegieren
Die Fähigkeit, Aufgaben abzugeben, gehört zu den wichtigsten Soft Skills eines Projektmanagers. Es ergeben sich Überschneidungen mit der Mitarbeiterorganisation, der Mitarbeitermotivation, mit Entscheidungskompetenzen und natürlich auch dem Zeitmanagement im Allgemeinen. Stressbewältigung und -vermeidung spielen in diesem Zusammenhang ebenfalls eine Rolle, denn ein gut ausgelastetes Team, in dem jeder die Aufgaben übernimmt, die ihm am ehesten entsprechen, kommt weniger Stress auf. Zu den Soft Skills zählt es auch, eine gute Menschenkenntnis zu haben.
Besonders beim Delegieren von wichtigen Aufgaben ist es von Bedeutung zu erkennen, wer welche Aufgabe erledigen kann, wer unter den Mitarbeitern welche Kompetenzen und Erfahrungen beruflicher Art mitbringt und auch, wie die jeweiligen Personen mit ihren Fähigkeiten umgehen. Wie reagieren die Mitarbeiter auf Druck, wie gehen sie mit Stress um, sind sie zuverlässig und liefern Ergebnisse pünktlich ab? Können sie eigenverantwortlich arbeiten und selbstständig Entscheidungen treffen? All dies muss man als Projektmanager oft innerhalb von Tagen oder Wochen erfassen. Menschenkenntnis zu erlernen ist zwar nicht leicht, aber mit der Zeit kommt die Erfahrung. Bei Mitarbeitern, bei denen man sich nicht sicher ist, ob sie einer gewissen Aufgabe gewachsen sind, kann es sinnvoll sein, einer Gruppe die jeweilige Aufgabe zu übertragen statt nur einer Person. Nicht zuletzt gehört zur Delegationskompetenz auch die Fähigkeit, sein Team in optimaler Weise zu motivieren. Auch dieser Aspekt, Menschen von den Projektzielen zu überzeugen und ihnen dann Aufgaben zu übertragen, die sie mit Begeisterung oder wenigstens Überzeugung angehen, wird im Rahmen eines Seminars bei Ottmann & Partner gesprochen.
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