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Meetings effektiv organisieren

Meetings effektiv organisieren 05.11.2018 - Im Projektgeschäft sind Besprechungen etwas Alltägliches. Treffen mit Kunden, Architekten, Ingenieuren, Experten, Gemeindemitarbeitern, Ministerien, IT-Spezialisten und natürlich Besprechungen innerhalb des eigenen Projektteams finden regelmäßig statt, damit das Projekt seinen gewohnten Gang gehen kann. Viele Projektmanager sehen die effiziente Gestaltung von Besprechungen als großen Erfolgsfaktor für ihr Projekt. Es besteht wohl kein Zweifel daran, dass effektive Besprechungen wichtig für den Fortgang jedes Projektes sind. Weiterlesen »
Meetings effektiv organisieren 05.11.2018 - Im Projektgeschäft sind Besprechungen etwas Alltägliches. Treffen mit Kunden, Architekten, Ingenieuren, Experten, Gemeindemitarbeitern, Ministerien, IT-Spezialisten und natürlich Besprechungen innerhalb des eigenen Projektteams finden regelmäßig statt, damit das Projekt seinen gewohnten Gang gehen kann. Viele Projektmanager sehen die effiziente Gestaltung von Besprechungen als großen Erfolgsfaktor für ihr Projekt. Es besteht wohl kein Zweifel daran, dass effektive Besprechungen wichtig für den Fortgang jedes Projektes sind, denn es müssen grundlegende Entscheidungen getroffen und Details diskutiert werden. Gleichzeitig beklagen sich viele Projektmanager darüber, dass sie in Besprechungen Zeit verlieren und nicht zum gewünschten Ergebnis gelangen. Hier erhalten Sie ein paar Tipps, wie Besprechungen zielgerichtet und erfolgversprechend geleitet werden können. 


Störfaktoren für erfolgreiche Meetings

Ineffiziente Besprechungen und die damit verbundenen Sorgen kennt vermutlich jeder Projektleiter: Werden wir endlich diese lästige Entscheidung treffen können? Werden wir wieder mal eine Stunde lang über das nervtötende Detail sprechen, um dann am Ende doch nur wieder festzustellen, dass es keine Lösung gibt, die allen zusagt? Werden wir wieder minutenlang den Monologen dieser einen Quasselstrippe zuhören müssen, bei denen Dinge in Frage gestellt werden, die vor Monaten entschieden wurden? Wie also dem entgegenwirken?

Zunächst benötigen Sie eine Strategie gegen zeitfressende Störfaktoren. Alle Teilnehmer, die zu spät kommen, zu viel reden oder stets unvorbereitet sind, müssen mit besonderer Aufmerksamkeit betrachtet werden. Sie müssen Störungen nicht hinnehmen, vor allem dann nicht, wenn Sie der leitende Projektmanager sind. Also machen Sie sich Gedanken darüber, wie diese Störungen zukünftig vermieden werden können – am besten am Beispiel der vorangegangenen Sitzung. Nehmen Sie sich die Zeit, alles was den Ablauf stört, aufzuschreiben, um dann dagegen vorzugehen. 


Vorbereitung ist entscheidend

Sich systematisch vorzubereiten ist besonders wichtig, wenn eine Besprechung ein Erfolg werden soll. Die grundlegende Vorbereitung besteht natürlich darin, alle Teilnehmer auszuwählen und rechtzeitig einzuladen. Am besten verschicken Sie mit der Einladung schon die Tagesordnung, damit sich alle Teilnehmer auf die anstehenden Themen einstellen können. Auch wenn die Tagesordnung noch nicht komplett ist, wird empfohlen, sie zu verschicken, denn je früher die Eingeladenen wissen, was sie ihrerseits vorzubereiten haben, desto wahrscheinlicher ist es, dass Resultate erzielt werden. 

Die Tagesordnung ist zudem wichtig, damit sie während der Besprechung als Leitfaden dienen kann. Selbst wenn es nur um drei Fragen geht, schreiben Sie diese auf und verteilen Sie sie. So haben Sie eine Liste zur Hand, auf die Sie während der Sitzung immer wieder verweisen können. Wenn jemand beginnt, über etwas anderes als die Tagesordnungspunkte zu sprechen, können Sie ihn entweder auf später verweisen, falls „Verschiedenes“ auf der Tagesordnung steht, oder das Thema auf die nächste Besprechung schieben. Schicken Sie auch wichtige Dokumente, Berichte, Datenblätter oder Pläne schon im Voraus an alle Teilnehmer, damit jeder die Gelegenheit hat, sich auf das Meeting vorzubereiten. 


Dem Meeting eine Struktur geben

Wenn alle Platz nehmen und dann einfach derjenige anfängt zu reden, der gerade Lust hat, wird das Meeting nicht zum gewünschten Ergebnis führen. In den meisten Fällen begrüßen es alle Teilnehmer, wenn der Projektmanager die Zügel in die Hand nimmt und durch das Meeting leitet, denn auf diese Weise werden Ergebnisse erzielt und alle können sich schneller wieder anderen Aufgaben zuwenden. Also geben Sie ihrem Meeting eine feste Struktur, wenn nötig (wenn es vorher schon oft Probleme mit dem Ablauf gegeben hat), und legen Sie dann fest, für wie lange jeder einzelne Punkt der Tagesordnung besprochen werden soll. Legen Sie außerdem von vornherein unmissverständlich fest, was das Ziel oder die Ziele des Meetings sind. Es kann helfen, bei jedem einzelnen Punkt der Tagesordnung einen Vermerk zu haben, der angibt, ob eine Entscheidung getroffen werden muss, ob Varianten diskutiert werden sollen oder ob es sich um eine Präsentation oder Information handelt. So ist es leichter für alle, das Thema zielführend abzuschließen. Wenn es sinnvoll ist, kann am Ende immer ein Punkt „Verschiedenes“ auf der Agenda stehen, so dass auch spontane Themenvorschläge einen Platz finden. Das liegt aber im Ermessen des Organisators. Sie können es auch so halten, dass alle Themen, die neu sind, auf die Agenda für die nächste Besprechung gesetzt werden, je nachdem, was in der jeweiligen Gruppe am besten funktioniert. 


Leitlinien und Regeln festlegen

Wenn selbst die beste Agenda nichts hilft und die Meetings immer wieder ausarten, kann es helfen, das Thema ganz offen anzusprechen und darauf zu pochen, Besprechungsregeln gemeinsam festzulegen. Bei einem ganz neuen Projekt kann es auch sinnvoll sein, dies von vorne herein zu tun, als ersten Punkt auf der Agenda der ersten Besprechung. Dabei können Sie entweder selbst alles vorgeben oder Vorschläge machen, die dann von allen abgesegnet werden sollen. 


Die Sitzung leiten

Dem Sitzungsleiter – meist dem Projektmanager – obliegt die Moderation der Besprechung. Nutzen Sie dies. Halten Sie sich an die Tagesordnung und lenken Sie den Fokus immer wieder darauf, wenn jemand abschweift. Sie haben das Recht, Vielredner zu bremsen und Teilnehmer, die sich kaum zu Wort melden, gezielt in die Diskussion einzubinden, um deren Meinung zu erfahren. Fassen Sie Zwischenergebnisse immer laut zusammen, so dass jeder sich bewusst ist, was gerade beschlossen wurde. So entsteht auch eher der Eindruck, dass das Meeting erfolgreich verläuft, was motivierend wirkt. Ein gutes Mittel zur Leitung einer Sitzung ist eine PowerPoint-Präsentation, die die Punkte der Tagesordnung enthält, möglicherweise mit Stichworten, so dass das Thema immer im Raum präsent ist. 


Ergebnisse festhalten

Oft kommt es vor, dass Menschen, die alle an derselben Besprechung teilgenommen haben, im Nachhinein doch unterschiedliche Auffassungen davon haben, was abgesprochen wurde. Daher ist es unerlässlich, alle Ergebnisse schriftlich festzuhalten. Das Protokoll des Meetings ist gleich mehrfach wichtig. Einerseits zeugt es davon, dass überhaupt etwas besprochen wurde, andererseits dient es dazu, nach einigen Wochen oder Monaten wieder nachzulesen, was vereinbart wurde und zudem bietet es die Möglichkeit, allen Teilnehmern noch einmal ins Gedächtnis zu rufen, worum es eigentlich ging. Sie können dann auch gegebenenfalls Einspruch erheben, falls Sie mit etwas nicht einverstanden sind oder falls etwas falsch wiedergegeben wurde (kann bei sehr technischen Themen immer mal vorkommen). 
Außerdem ist es entscheidend, im Protokoll Aufgaben für alle Beteiligten zu definieren – und zwar mit einem klaren Zeitpunkt, bis wann diese zu erledigen sind. Unerledigte Punkte tauchen dann in der nächsten Sitzung wieder auf.

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