19.07.2019 -
Im Projektalltag sind Besprechungen Gang und Gäbe. Treffen mit Kunden, Architekten, Ingenieuren, externen Experten, Gemeindemitarbeitern, Ministerien, IT-Spezialisten und natürlich innerhalb des eigenen Projektteams finden regelmäßig statt, damit das Projekt seinen gewohnten Gang gehen kann. Viele Projektmanager sehen die effiziente Gestaltung von Besprechungen ganz oben auf der Liste der Erfolgsfaktoren für das Projekt. Es besteht wohl kein Zweifel daran, dass Besprechungen wichtig für den Fortgang jedes Projektes sind.
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19.07.2019 -
Im Projektalltag sind Besprechungen Gang und Gäbe. Treffen mit Kunden, Architekten, Ingenieuren, externen Experten, Gemeindemitarbeitern, Ministerien, IT-Spezialisten und natürlich innerhalb des eigenen Projektteams finden regelmäßig statt, damit das Projekt seinen gewohnten Gang gehen kann. Viele Projektmanager sehen die effiziente Gestaltung von Besprechungen ganz oben auf der Liste der Erfolgsfaktoren für das Projekt. Es besteht wohl kein Zweifel daran, dass Besprechungen wichtig für den Fortgang jedes Projektes sind. Es müssen grundlegende Entscheidungen getroffen und Details diskutiert werden. Gleichzeitig beschweren sich viele Projektmanager darüber, dass sie in Besprechungen Zeit verlieren und nicht zum gewünschten Ergebnis gelangen. Hier ein paar Tipps, wie Besprechungen gezielter und erfolgversprechender geleitet werden können.
Störfaktoren für erfolgreiche Meetings
Jeder kennt diese Fragen, die man sich vor einem Meeting stellt: Werden wir endlich diese lästige Entscheidung treffen können? Werden wir wieder einmal eine Stunde lang über das nervige Detail sprechen, um dann am Ende doch nur wieder festzustellen, dass es keine Lösung gibt, die allen zusagt? Werden wir wieder minutenlang den Monologen dieser einen Quasselstrippe zuhören müssen, bei denen Dinge in Frage gestellt werden, die vor Monaten entschieden wurden? Ineffiziente Besprechungen kennt jeder. Wie also dem entgegenwirken?
Zunächst brauchen Sie eine Strategie gegen zeitfressende Störfaktoren. Alle Teilnehmer, die zu spät kommen, zu viel reden oder stets unvorbereitet auftauchen, müssen mit besonderer Aufmerksamkeit betrachtet werden. Sie müssen Störungen nicht hinnehmen, vor allem dann nicht, wenn Sie der leitende Projektmanager sind. Also machen Sie sich Gedanken darüber, wie diese Störungen zukünftig vermieden werden können – am besten am Beispiel der vorangegangenen Sitzung. Nehmen Sie sich die Zeit, alles, was stört, aufzuschreiben um dann gezielt dagegen anzugehen.
Vorbereitung ist entscheidend
Sich systematisch vorzubereiten ist besonders wichtig, wenn eine Besprechung ein Erfolg werden soll. Die Vorbereitung besteht natürlich darin, alle Teilnehmer auszuwählen und einzuladen. Am besten verschicken Sie mit der Einladung schon direkt die Tagesordnung, damit sich alle Teilnehmer darauf einstellen können. Auch wenn die Tagesordnung noch nicht komplett ist, wird empfohlen, sie zu verschicken, denn je früher die Eingeladenen wissen, was sie ihrerseits vorzubereiten haben, desto wahrscheinlicher ist es, dass Resultate erzielt werden.
Die Tagesordnung ist zudem wichtig, damit sie während der Besprechung als Leitfaden dienen kann. Selbst wenn es nur um drei Fragen geht, schreiben Sie diese auf und verteilen Sie sie. So haben Sie eine Liste an der Hand, auf die Sie während der Sitzung immer wieder verweisen können. Wenn jemand beginnt, über etwas anderes als die Tagesordnungspunkte zu sprechen, können Sie den Finger heben und ihn entweder auf später zu verweisen, wenn „Verschiedenes“ auf der Tagesordnung steht oder auf die nächste Besprechung. Schicken Sie auch wichtige Dokumente, Berichte, Datenblätter oder Pläne schon im Voraus mit, damit jeder die Gelegenheit hat, sich auf das Meeting vorzubereiten.
Dem Meeting eine Struktur geben
Wenn sich jeder einfach setzt und dann der beginnt zu reden, der gerade Lust hat, wird das Meeting nicht zum gewünschten Ergebnis führen. In den meisten Fällen begrüßen alle Teilnehmer es, wenn der Projektmanager die Zügel in die Hand nimmt und das Meeting leitet, denn auf diese Weise werden Ergebnisse erzielt und alle können sich schneller wieder anderen Aufgaben zuwenden. Also geben Sie ihrem Meeting eine feste Struktur, wenn nötig (also, wenn es vorher schon oft Probleme mit dem Ablauf gegeben hat) dann legen Sie ruhig auch fest, für wie lange jeder einzelne Punkt der Tagesordnung besprochen werden soll. Legen Sie außerdem unmissverständlich fest, was das Ziel oder die Ziele des Meetings sind. Es kann helfen, bei jedem einzelnen Punkt der Tagesordnung einen Vermerk zu haben, der angibt, ob eine Entscheidung getroffen werden muss, ob Varianten diskutiert werden sollen oder ob es sich um eine Präsentation oder Information handelt. So ist es leichter für alle, das Thema zielführend abzuschließen. Wenn es sinnvoll ist, kann am Ende immer ein Punkt „Verschiedenes“ auf der Agenda stehen, so dass auch spontane Themenvorschläge einen Platz finden. Das liegt aber im Ermessen des Organisators. Sie können es auch so halten, dass alle Themen, die neu sind, auf die Agenda für die nächste Besprechung gesetzt werden, je nachdem, was in der jeweiligen Gruppe am besten funktioniert.
Leitlinien und Regeln festlegen
Wenn selbst die beste Agenda nichts hilft und die Meetings immer wieder ausarten, kann es helfen, das Thema ganz offen anzusprechen und darauf zu pochen, Besprechungsregeln gemeinsam festzulegen. Bei einem ganz neuen Projekt kann es auch sinnvoll sein, dies von vorne herein zu tun, als ersten Punkt auf der Agenda der ersten Besprechung. Dabei können Sie entweder selbst alles vorgeben oder Vorschläge machen, die dann von allen abgesegnet werden sollen.
Die Sitzung leiten
Dem Sitzungsleiter – meist dem Projektmanager – obliegt die Moderation der Besprechung. Nutzen Sie dies. Halten Sie sich an die Tagesordnung und lenken Sie den Fokus immer wieder darauf, wenn er abschweift. Sie haben das Recht, Vielredner zu bremsen und Teilnehmer, die sich kaum zu Wort melden, gezielt in die Diskussion einzubinden, um deren Meinung zu erfahren. Fassen Sie Zwischenergebnisse immer laut zusammen, so dass jeder sich bewusst ist, was gerade beschlossen wurde. So entsteht auch eher der Eindruck, dass das Meeting erfolgreich verläuft, was motivierend wirkt. Ein gutes Mittel zur Leitung einer Sitzung ist eine PowerPoint Präsentation, die die Punkte der Tagesordnung enthält, möglicherweise mit Stichworten, so dass das Thema immer im Raum präsent ist.
Ergebnisse festhalten
Oft kommt es vor, dass Menschen, die alle an derselbe Besprechung teilgenommen haben, im Nachhinein doch unterschiedliche Auffassungen davon haben, was abgesprochen wurde. Daher ist es unerlässlich, alle Ergebnisse schriftlich festzuhalten. Das Protokoll des Meetings ist gleich mehrfach wichtig. Einerseits zeugt es davon, dass überhaupt etwas besprochen wurde, andererseits dient es dazu, nach einigen Wochen oder Monaten wieder nachzulesen, was vereinbart wurde und zudem bietet es die Möglichkeit, allen Teilnehmern noch einmal ins Gedächtnis zu rufen, worum es eigentlich ging. Sie können dann auch gegebenenfalls Einspruch erheben, falls sie mit etwas nicht einverstanden sind oder falls etwas falsch wiedergegeben wurde (kann bei sehr technischen Themen immer mal vorkommen).
Außerdem ist es entscheidend, im Protokoll Aufgaben für alle Beteiligten zu definieren – und zwar mit einem klaren Zeitpunkt, bis wann diese zu erledigen sind. Unerledigte Punkte tauchen dann in der nächsten Sitzung wieder auf.
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