03.09.2020 -
Jede Verwaltung ist als Community of Practice, als CoP, zu verstehen. In einer solchen wird stetig Wissen generiert. Es entsteht unter anderem durch Erfahrung und wird auch durch Erfahrung verankert. Dieses Wissen wird als implizites Wissen bezeichnet. Später kann dies im Arbeitsalltag sehr wichtig sein. Eines der Probleme einer CoP ist, dass es sich nicht um eine Person mit einem einzigen Gedächtnis handelt, sondern dass viele Gehirne zusammenarbeiten. Es muss also eine Strategie gefunden werden, um Wissen, das in einem dieser Gehirne gespeichert ist, für alle anderen ebenfalls zugänglich zu machen.
Weiterlesen »
03.09.2020 -
Auf der Online-Plattform Agile-Verwaltung.org erklärt
Falk Golinsky was er unter einer Wissenslandkarte versteht und wie dieses Konzept funktioniert. Er beschäftigt sich schon seit einiger Zeit mit dem Thema Wissensmanagement und damit, wie Wissen effizient geteilt, gemanagt und genutzt wird. Golinsky ist der Meinung, dass Wissensmanagement ein unterschätztes Thema ist, dem gerade in der Kommunalverwaltung, aber auch allgemein in der Verwaltung, eigentlich viel mehr Aufmerksamkeit geschenkt werden müsste. Jede Verwaltung ist als Community of Practice, als CoP, zu verstehen. In einer solchen wird stetig Wissen generiert. Es entsteht unter anderem durch Erfahrung und wird auch durch Erfahrung verankert. Dieses Wissen wird als implizites Wissen bezeichnet. Später kann dies im Arbeitsalltag sehr wichtig sein. Eines der Probleme einer CoP ist, dass es sich nicht um eine Person mit einem einzigen Gedächtnis handelt, sondern dass viele Gehirne zusammenarbeiten. Es muss also eine Strategie gefunden werden, um Wissen, das in einem dieser Gehirne gespeichert ist, für alle anderen ebenfalls zugänglich zu machen. Im Folgenden fassen wir den Beitrag für Sie zusammen.
Themen kreieren Wissen
In einer CoP können sich tausende verschiedener Themen ansammeln. Alle diese Themen stecken voller Wissen, explizites und auch implizites Wissen. Solche Themenbereiche können zum Beispiel Fragestellungen sein, die sich mit Problemen in der täglichen Verwaltung beschäftigen. Wird zum Beispiel nach Gründen für Verzögerungen gesucht, entsteht innerhalb einer CoP eine ganze Liste von Faktoren, die für Verzögerungen und langsames Vorankommen von Projekten verantwortlich sind. Als ein anderes Beispiel nennt Golinsky die Vor- und Nachteile abgeschotteter Aktenbereiche im DMS (Dokumentenmanagementsystems). Die Frage danach, ob das Arbeiten mit einer solchen Hybridstruktur sinnvoll ist oder nicht, stellen ein Thema dar, das Wissen generiert. Im Allgemeinen sind die meisten Themen den Bereichen Projektmanagement, Aktenverwaltung, Technik und Nutzung des DMS zuzuordnen. Das Problem des Wissenstransfers stellt sich aber nicht nur in diesen Bereichen, sondern eigentlich in allen Betrieben, allen Branchen und allen Arbeitsumfeldern.
Strukturieren und Nutzen von Wissen mit Wissenslandkarten
Golinsky ist der Meinung, dass das Strukturieren von Wissen essenziell ist. Dazu müssen Wissensanker gesetzt werden. Diese Wissensanker sind bereits eine Form der Dokumentation von Wissen, die es ermöglicht, Wissen zu verwalten und zu teilen. An diesem Punkt kommt Golinsky auf das Konzept der Wissenslandkarten zu sprechen, die er für ein gelungenes Hilfsmittel beim Wissensmanagement hält. Eine Wissenslandkarte kann man sich so vorstellen wie eine Mindmap. Sie muss einfach erstellbar und auch leicht verständlich sein, sollte aber deutlich mehr als nur eine Ansammlung von Strichen und Buchstaben sein. Auf einer Wissenslandkarte können Wissensanker gesetzt werden und zwar für implizites wie auch für explizites Wissen. Noch einmal zur Sicherheit: Zum expliziten Wissen, zum Faktenwissen, zählen zum Beispiel Fakten und Informationen, die in Form von Memos, Berichten, Rundschreiben, Arbeitsanordnungen, Blogs, E-Mails oder Notizen gespeichert werden können. Zum impliziten Wissen, dem Erfahrungswissen, zählen all die Erfahrungen, die jeder Mitarbeiter in seinem Gedächtnis abgespeichert hat. Das kann eine Erfahrung während eines Projektes, mit einem Kunden, in einem Veränderungsprozess oder im Umgang mit Kollegen oder Ressourcen sein. Das was das implizite Wissen so schwierig handhabbar und gleichzeitig so wertvoll macht, ist, dass viele Menschen dieses Wissen zwar anwenden, aber im Grunde nicht unbedingt erklären können, wie genau sie das tun. Implizites Wissen entsteht durch einen Lernprozess, der natürlich Zeit braucht. Golinsky vergleicht das implizite Wissen mit dem Radfahren. Natürlich kann man irgendwie erklären, wie Radfahren geht, aber wenn man es jemandem erklärt hat, bedeutet das noch lange nicht, dass derjenige es dann kann. Wie beim Radfahren ist auch beim Erlernen und Erfahren von Arbeitsabläufen oft zusätzlich zum expliziten Wissen („Du musst die Balance halten“) implizites Wissen (Es selbst zu können) nötig. Übung macht den Meister. Um sich implizites Wissen anzueignen, braucht es Zeit. Bei vielen Arbeitsprozessen in einer Verwaltung kommen explizites und implizites Wissen zusammen.
Veränderungen in der Arbeitswelt
Wenn sich in der Arbeitswelt Prozesse verändern, zum Beispiel von der Papierakte hin zur elektronischen Akte, dann sind hier ebenfalls sowohl explizites Wissen als auch implizites Wissen erforderlich. Das bedeutet, dass die Mitarbeiter wissen müssen, wie Sie die elektronische Akte bedienen (welchen Button wann anklicken), aber dass sie auch einen Weg, eine Art und Weise finden müssen, wie sie das tun und wie sie miteinander zusammen arbeiten. Es braucht einfach ein wenig Zeit und schon entstehen neue Abläufe. Die Mitarbeiter arrangieren sich mit dem neuen System und finden neue Arten der Zusammenarbeit. Sie gewöhnen sich bestimmte Handlungen an, während sie andere Handlungen ablegen und vergessen müssen. Es gibt nun die Möglichkeit, dass jeder neue Mitarbeiter sich dieses implizite Wissen ganz von alleine, also von Grund auf neu, aneignet. Das benötigt wie bereits beschrieben etwas Zeit. Man kann viel Zeit sparen, wenn neue Mitarbeiter vom kollektiven Wissen einer CoP profitieren können. Und genau dies soll in Form von Wissensankern auf Wissenslandkarten festgehalten werden. Vermerken Sie darin, wer ein Experte in welchem Thema ist und wo es Fehler- oder Problemquellen gibt. Es bleibt das Problem der Beschreibung von Dingen, die nur sehr schwer zu beschreiben sind. Immerhin haben Sie mit einer Wissenslandkarte aber schon mal eine Datenbasis, aus der hervorgeht, wo es knifflig wird und wer sich worin auskennt. Das kann eine enorme Hilfestellung sein.
« Alle Beiträge