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Mehr Sicherheit durch ein perfektes Lastenheft

Mehr Sicherheit durch ein perfektes Lastenheft 15.11.2016 - Lastenhefte spielen im Projektmanagement und vor allem im Baugewerbe eine enorm wichtige Rolle. Schon bei der Ausschreibung und der anschließenden Auftragsvergabe sowie den Verhandlungen um die Vergabe wird das Lastenheft nicht selten zu Rate gezogen, überarbeitet, diskutiert und analysiert. Das Lastenheft begleitet sowohl die beauftragte Firma als auch die Leitung der Baustelle während der gesamten Bauzeit und ist sozusagen die „Bibel“, wenn es darum geht, zu entscheiden, was gemacht wird, was im Preis inbegriffen ist und wie und wofür Rechnungen gestellt werden können. Die DIN 69905 definiert das Lastenheft als die Gesamtheit der vom Auftraggeber festgelegten Forderungen an die Lieferungen und Leistungen des Auftragnehmers. Tatsächlich müssen in einem guten Lastenheft aber nicht nur Umfang und Art der Lieferungen und Leistungen genau beschrieben sein. Es muss auch die damit verbundenen Konditionen enthalten. Weiterlesen »
Mehr Sicherheit durch ein perfektes Lastenheft 15.11.2016 - Lastenhefte spielen im Projektmanagement und vor allem im Baugewerbe eine enorm wichtige Rolle. Schon bei der Ausschreibung und der anschließenden Auftragsvergabe sowie den Verhandlungen um die Vergabe wird das Lastenheft nicht selten zu Rate gezogen, überarbeitet, diskutiert und analysiert.
Das Lastenheft begleitet sowohl die beauftragte Firma als auch die Leitung der Baustelle während der gesamten Bauzeit und ist sozusagen die „Bibel“, wenn es darum geht, zu entscheiden, was gemacht wird, was im Preis inbegriffen ist und wie und wofür Rechnungen gestellt werden können. Die DIN 69905 definiert das Lastenheft als die Gesamtheit der vom Auftraggeber festgelegten Forderungen an die Lieferungen und Leistungen des Auftragnehmers. Tatsächlich müssen in einem guten Lastenheft aber nicht nur Umfang und Art der Lieferungen und Leistungen genau beschrieben sein. Es muss auch die damit verbundenen Konditionen enthalten.

 
Bedeutung eines vollständigen Lastenheftes
 
Dass ein vollständiges und detailliertes Lastenheft die Verwaltung und Koordination auf einer Baustelle erleichtert steht außer Frage. Alles, was im Lastenheft genau beschrieben und aufgelistet ist, muss nicht in der Baustellenbesprechung diskutiert werden. Das spart allen Beteiligten wertvolle Zeit. Mit einem guten Lastenheft besteht wenig Gefahr, dass der Unternehmer Nachträge einreichen muss, was auch die Budgetkontrolle sehr erleichtert. Der Kunde profitiert von einem vollständigen Lastenheft in dem Sinne, dass er sich nur in Ausnahmefällen mit Extrakosten und Mehraufwand konfrontiert sieht.

 
Ein vollständiges Lastenheft erstellen
 
Für den Aufbau eines umfassenden Lastenheftes lohnt es sich, eine Vorlage zu erstellen, denn die Grundzüge sind bei den meisten Projekten sehr ähnlich. Wenn es bereits eine Vorlage gibt, dann muss diese nur angepasst werden, was Arbeit spart. Trotzdem ist es wichtig, das gesamte "Kleingedruckte", also die technischen und kaufmännischen Vorgaben für jedes einzelne Projekt Punkt für Punkt durchzugehen, um zu vermeiden, dass sogenannte "Copy-Paste-Fehler" entstehen. Dies wirkt sonst sehr unprofessionell.
 
Um das Lastenheft zu erstellen, muss gemeinsam mit dem Auftraggeber, den Architekten und Ingenieur definiert werden, was genau der Ausschreibungsumfang ist. Dabei wird sich zunächst auf eine Projektsprache geeinigt, in der das Lastenheft verfasst werden soll. Dann geht es daran, die einzelnen Bereiche von den entsprechenden Projektbeteiligten ausformulieren zu lassen. Der Architekt beschreibt zum Beispiel die Art von Sockelleiste, die der Kunde wünscht, er gibt Menge, Behandlung und Qualität jedes einzelnen Bauteils an und nennt gegebenenfalls einen Hersteller.
Genauso gehen die Ingenieure für ihren Aufgabenbereich vor. Der Projektmanager hat die Aufgabe sicherzustellen, dass die verschiedenen Teile des Lastenhefts einerseits keine Überschneidungen aufweisen und andererseits keine Arbeiten ausgelassen werden. Solche Lücken entstehen gerne an den Schnittstellen der Gewerke. Ein klassischer Fall ist der Türkontakt, der vom Schreiner eingebaut wird und dessen Gegenstück vom Elektriker geliefert wird. Das Lastenheft aber definiert nicht, wer von beiden für den Anschluss der beiden Kontakte verantwortlich ist. So sind Diskussionen und
mögliche Probleme vorprogrammiert.
 
Checkliste für ein vollständiges Lastenheft
 
Das Lastenheft sollte eine allgemeine Beschreibung des Vorhabens beinhalten. Eine kurze Übersicht über das Gesamtprojekt und seine Funktion beziehungsweise Nutzung erleichtert es allen Beteiligten, ein gewisses Verständnis für das Vorhaben zu entwickeln und die einzelnen Aufgaben und Arbeiten in den Gesamtkontext einzuordnen. Von Bedeutung ist eine Zieldefinition: Wie stellt sich das Ergebnis dar?
Ebenso muss ein grober aber dennoch fundierter Zeitplan vorliegen und ein genau definiertes Fertigstellungsdatum sowie – je nach Projektumfang – verschiedene Meilensteine auf dem Weg dorthin.
 
Je nach Projekt ist es auch sinnvoll, den aktuellen Zustand des Projekts zu beschreiben. Vor allem bei komplexen Umbauten und Projekten, die den Bestand mit einbeziehen, ist dies wertvoll. Es reicht meist eine grobe Beschreibung.
 
Bei einem Bauprojekt müssen alle die Aufgaben und Leistungen genau definiert werden, die mit den Begleitumständen zusammenhängen. Welche Firma muss die Strom- und Wasserversorgung der Baustelle liefern, warten und wieder abbauen? Wer ist für die Müllentsorgung zuständig? Wer ist verantwortlich für die Sicherheit auf der Baustelle und wer schließt am Abend den Bereich ab, der nicht für Unbefugte zugänglich ist? Sollen Toiletten und ein Besprechungsraum bereitstehen, dann muss auch dies in einem Lastenheft vermerkt sein. Wer ist für Gerüste und Kräne zuständig und wer darf diese nutzen? Ein Punkt, der gerne vergessen wird, ist der Rückbau von verschiedenen für
die Baustelle nötigen Installationen. Auch dies muss festgeschrieben sein, sonst berechnen die Unternehmer diese Rückbauarbeiten extra. Am besten erfragt man auch die Preise für die eventuelle Verlängerung der vorgesehenen Zeiten. Es ist zum Beispiel sinnvoll, im Voraus zu klären, was ein Gerüst für einen zusätzlichen Monat kostet, denn die Gefahr, dass sich die Bauzeit verlängert, besteht immer.
 
Es sollte genau festgelegt sein, wer welche Dokumente liefern und erstellen muss, wie die Freigabeprozeduren für Datenblätter, Zeitpläne und Ausführungszeichnungen sind und wie detailliert diese Pläne sein müssen. Schließlich lohnt es sich auch, neben den Qualitätsangaben zu einzelnen Produkten eine allgemeine Beschreibung der gewünschten Qualität zu ergänzen, um den Beteiligten eine Vorstellung des Leistungsniveaus zu vermitteln. Im Anhang sollten Begriffsdefinitionen und die Erklärung von Abkürzungen auftauchen.

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