09.12.2019 -
Im Online Magazin „COM! Professional“ schreibt Alexandra Lindner über den Einsatz von Projektmanagement-Software in kleinen und mittelständischen Unternehmen. Sie geht dabei auf verschiedene Aspekte ein, auf Methoden und die täglichen Herausforderungen, die dieses Thema mit sich bringt. Zunächst stellt sie fest, dass ein großer Prozentsatz der KMUs in Deutschland zwar jede Menge Software einsetzt, nicht jedoch eine spezielle Projektmanagement-Software.
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09.12.2019 -
Im Online Magazin „COM! Professional“ schreibt Alexandra Lindner
über den Einsatz von Projektmanagement-Software in kleinen und mittelständischen Unternehmen. Sie geht dabei auf verschiedene Aspekte ein, auf Methoden und die täglichen Herausforderungen, die dieses Thema mit sich bringt. Zunächst stellt sie fest, dass ein großer Prozentsatz der KMUs in Deutschland zwar jede Menge Software einsetzt, nicht jedoch eine spezielle Projektmanagement-Software. Für die Verantwortlichen stellt die Implementierung eine große Hürde dar, während der Fachkräftemangel ebenfalls als Grund genannt wird. Viele Unternehmen haben schlicht kein Personal, das eine solche Implementierung durchführen könnte. Im Folgenden fassen wir ihren Artikel für Sie zusammen.
Status quo in deutschen KMUs
Damit der Leser das Thema besser versteht, geht Alexandra Lindner zunächst darauf ein, wie aktuell in Deutschland Projektmanagement-Software eingesetzt wird. Dazu empfiehlt sie die
KMU-Studie von Capterra, in der Einsatz, Methoden, Trends und Challenges untersucht wurden. Ergebnis dieser Studie war, dass mehr als die Hälfte (54%) der deutschen KMUs keine spezielle Projetmanagement-Software in ihrem Unternehmen nutzen. Die meisten Unternehmen setzen allerdings durchaus Software ein, um ihre Projekte zu managen. Es ist nur eben keine explizite Projektmanagement-Software. Beliebt sind einfache Programme wie Excel und Word, die jeder kennt und nutzen kann, in denen das Projektmanagement abgebildet und verwaltet wird. Die Studie hat aber auch gezeigt, dass etwa die Hälfte aller befragten Firmen generell bereit ist, in professionelle Projektmanagement-Software zu investieren. Capterra verweist in ihrer Studie darauf, dass durch eine spezielle Software die qualitative, finanzielle und zeitliche Überwachung von Projekten besser möglich ist. Die spezifische Software bietet – anders als Word und Excel – Tools, die besser auf die Bedürfnisse von Projekten und Projektmanagern zugeschnitten sind. Die Transparenz ist höher und es ist leichter, einen generellen Überblick zu behalten und diesen auch zu kommunizieren. So werden Risiken schneller erkannt und die Gefahr, Fehler erst zu spät zu erkennen, verringert sich drastisch. Dies ist umso wichtiger in kleinen und mittelständischen Unternehmen, wo die Projektmanager meist mehrere Aufgaben parallel betreuen und oft nicht auf Jahrzehnte der Erfahrung im Projektmanagement zurückblicken.
PM-Programme in kleinen und mittelständischen Unternehmen
Ein Drittel der KMUs hat eine fachspezifische Projektmanagement-Software. 16% der Befragten nutzen sogar mehrere Programme für ihr Projektmanagement. Dabei spielt die Größe des Unternehmens eine erhebliche Rolle. Die Studie hat auch gezeigt, dass Unternehmen mit vielen Mitarbeitern eher in Software investieren. Das ist logisch, denn kleine Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern haben meist nicht die Ressourcen, um einen Mitarbeiter abzustellen, der sich einzig und allein um Projektmanagement und PM-Software kümmert, während dies in größeren Firmen rentabel wird.
Challenge PM-Software für KMU
Ein Teil der Studie von Capterra widmet sich den Herausforderungen, die bei der Einführung von PM-Software für KMU entstehen. Eines der Risiken ist – und dies ist bei kleinen und mittelständischen Unternehmen stärker bemerkbar als bei Großunternehmen und internationalen Konzernen – dass es im Unternehmen keine festgelegten Prozesse gibt. Als zweites großes Problem beschreibt Capterra den Mangel an Fachpersonal, das mit der Software umgehen kann. Die Befragten wussten oft nicht genau, ob sich ihre Projektmanagement-Software in der Cloud oder On-Premise befindet. Das war sogar bei mehr als der Hälfte der Unternehmensvertreter der Fall. 44% gaben an, eine On-Premise Lösung zu haben; 13% bevorzugen die Cloud-Variante. Dies zeigt, dass die PM-Software einerseits vielseitig ist, andererseits aber auch wirkliche Fachkräfte benötigt, die sie nutzen – und vor allem, die sie implementieren. Die Vertreter der Unternehmen sind nicht immer mit ihrer Lösung einverstanden. Ein Viertel der Unternehmen ist zufrieden, während ebenfalls ein Viertel der Betriebe mit der gewählten Variante nicht klarkommt und bereits nach einer Alternative sucht. Etwa ein Viertel der Befragten gab zudem an, generell kein Interesse an Projektmanagement-Software zu haben.
Neue Investitionen in PM-Software
Alexandra Lindner geht weiterhin auf das Thema der Investitionen ein, die Unternehmen in eine PM-Software tätigen oder auch nicht. Etwa zwei Drittel der Befragten gaben an, dass im Unternehmen die Bereitschaft zu Investitionen in dieser Richtung besteht. Die Verantwortlichen wollen mehr in die Entwicklung von effizienter Projektmanagement-Software investieren. Ferner sind die Unternehmensvertreter gewillt, sich für eine teurere Lösung zu entscheiden, wenn diese in Deutschland hergestellt und beheimatet ist. Das bedeutet, dass der Ort des Hostings, also der Standort der Server bei Cloudlösungen, für Entscheider wichtig ist. Lösungen mit Hosting in Deutschland sind aber eben auch in der Regel etwas teurer in der Anschaffung und im Unterhalt. Wenn die Server nicht in Deutschland stehen, so wird doch meist ein Hosting in Europa gefordert. Grund hierfür sind die strengeren Datenschutzvorschriften auf dem europäischen Markt, denen die Firmen ihr Vertrauen schenken. Rechtlich gesehen stellt die Nutzung von zum Beispiel US-amerikanischer Software kein Problem dar. Die Nutzung von Projektmanagement-Software widerspricht nicht der DSGVO. Daher sind auch 35% der Befragten in dieser Frage weniger besorgt. Sie gaben an, dass das Herkunftsland ihrer Software nicht ausschlaggebend für die Entscheidungen sei. Die Studie ist nicht umfassend und basiert auf einer Befragung von 247 Vertretern von Unternehmen mit maximal 250 Mitarbeitern, die Capterra online durchgeführt hat. Als repräsentativ können die Ergebnisse laut Alexandra Lindner jedoch betrachtet werden, weil sie einen gewissen Einblick in die Sichtweise von kleinen und mittelständischen Unternehmen in Deutschland auf Projektmanagement-Software und deren Nutzen geben.
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