13.02.2017 -
Bei fast allen Arten von Projekten ist es sinnvoll Phasen und Meilensteine zu definieren, auch wenn es sich um kürzere Projekte handelt. Die Definition der Projektphasen erfolgt ganz zu Beginn des Projektes und ist eng verbunden mit der Aufstellung des Zeitplanes. Eine Phase sollte dabei ein sowohl zeitlich als auch inhaltlich klar umrissener Teil des Gesamtprojektes sein, dessen Start und Abschluss das Projektmanagement und die Projektleitung an bestimmten Faktoren festmachen können.
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13.02.2017 -
Bei fast allen Arten von Projekten ist es sinnvoll Phasen und Meilensteine zu definieren, auch wenn es sich um kürzere Projekte handelt. Die Definition der Projektphasen erfolgt ganz zu Beginn des Projektes und ist eng verbunden mit der Aufstellung des Zeitplanes. Eine Phase sollte dabei ein sowohl zeitlich als auch inhaltlich klar umrissener Teil des Gesamtprojektes sein, dessen Start und Abschluss das Projektmanagement und die Projektleitung an bestimmten Faktoren festmachen können.
Klare Projektphasen für weniger Komplexität
Druckt man sich das komplette Planning eines Projektes zu Beginn aus, kann man leicht den Überblick verlieren. Ebenso wie es Sinn ergibt, das Planning nach Gewerken zu unterteilen, ist es auch sinnvoll, das gesamte Projekt in Phasen zu unterteilen. So kann der Projektmanager jede einzelne Phase des Projektes betrachten und sich in jeder Phase darauf konzentrieren. Ein Projekt mit 100 verschiedenen Aufgaben wird zum Beispiel in fünf Projektphasen unterteilt. Dadurch hat der Projektmanager zunächst einmal zwanzig Aufgaben, die erledigt und koordiniert werden müssen, bis es dann an die zweite Phase geht. Das Projekt verliert an Komplexität und wird dadurch weniger kompliziert. Es fällt dem Projektmanagement leichter, die anstehenden Aufgaben zu erfassen, zu überblicken und zu managen. Auch den beteiligten Firmen fällt es leichter, sich zunächst auf eine der Phasen vorzubereiten und alle darin liegenden Aufgaben zu planen. Bei fast jedem Projekt lassen sich sinnvolle Phasen erkennen. Diese müssen nicht immer gleich lange oder gleich umfangreich sein. Natürlich können sich Phasen je nach Projekt auch überlappen. Anfang und Ende jeder Projektphase sollten jedoch klar definiert sein.
Phasen und ihre Meilensteine
Als Meilensteine oder Milestones werden im Projektmanagement die Daten bezeichnet, an denen bestimmte für das Projekt wichtige Abschnitte erreicht oder fertig gestellt werden. Es bietet sich also an, am Ende jeder Phase einen Meilenstein zu setzen, der abgehakt werden kann, sobald alle Aufgaben der jeweiligen Phase abgeschlossen sind. Meilensteine können bedeuten, dass ein Test oder eine Abnahme bestanden werden muss. Sie können aber auch für eine Entscheidung stehen, die an einem gewissen Punkt vom Projektmanagement oder vom Kunden getroffen werden muss. Ein Meilenstein ist immer eine Gelegenheit für eine Evaluierung und es besteht die Möglichkeit, beim Blick auf die abgeschlossene Phase die Ausrichtung der kommenden Phasen zu überdenken. Dies ist nicht nur Aufgabe der Projektmanager sondern muss vom gesamten Projektteam und Projektmanagement wahrgenommen werden.
In erster Linie lassen die Meilensteine und das Datum ihres Erreichens erkennen, ob das Projekt noch im Zeitplan liegt. Der Projektmanager sollte sich beim Erreichen eines Milestones aber auch Zeit nehmen, um die abgeschlossene Phase Revue passieren zu lassen und gegebenenfalls das Planning für die Folgephasen anpassen. Wer in seinem Projekt zum regelmäßigen Reporting verpflichtet ist, sollte die Meilensteine zum Anlass nehmen, einen umfassenden Report über die abgeschlossene Phase zu verfassen.
Darstellen und Kommunizieren der Projektphasen
Als Projektmanager ist es wichtig, dem Team stets einen guten Überblick über das Geschehen vermitteln zu können. Dies sollte nicht nur auf die gezielte Anfrage an das Projektmanagement hin geschehen, sondern allgegenwärtig sein. Daher ist es sinnvoll, die Aufteilung des Projektes mit allen seinen Phasen und Meilensteinen auch grafisch aufzubereiten und zu präsentieren. Ein Diagramm, das das Projektplanning und die Projektabschnitte deutlich macht, kann zum Beispiel im Besprechungsraum aufgehängt werden, so dass jeder stets den Projektfortschritt vor Augen hat. Natürlich wird sich der Projektmanager weiterhin mit dem detaillierten Projektplan und Zeitplan befassen, aber für die anderen Projektbeteiligten, die weniger tief im Projektmanagement stecken, kann eine einfache grafische Darstellung vieles vereinfachen. Grafiken in Form von Flussdiagrammen sind in der Regel leicht verständlich und wirken - zumindest wenn die Meilensteine mehr oder weniger eingehalten werden - motivierend auf die Projektmanager und die Mannschaft, weil der Fortschritt visuell sichtbar wird. Auch als Grundlage für Diskussionen ist ein solches Diagramm manchmal eine große Hilfe, weil man mit dem Finger darauf zeigen kann, statt viele Worte zu benutzen.
Basis für das Planning und die Projektorganisation
Für den Fall, dass das Projekt noch vollkommen am Anfang steht und es noch keinerlei Zeitplan gibt, kann das Definieren von Projektphasen auch der allererste Schritt im Projektmanagement sein. Ausgehend von der Einteilung in Phasen ist es unter Umständen leichter, den detaillierten Zeitplan für das Projekt zu erstellen. Hier kommt wieder die Tatsache ins Spiel, dass es viel einfacher ist, kleinere Einheiten gedanklich zu erfassen, was natürlich auch für das Planning gilt. Nicht nur das Planning sondern auch der Projektstrukturplan und andere Instrumente können sich der Einteilung in
Projektphasen bedienen. Dabei ist es allerdings wichtig, dass alle verschiedenen Instrumente und Beteiligten von denselben Projektphasen ausgehen. Diese müssen also zu Beginn klar definiert sein. Übersichten über die verschiedenen involvierten Akteure, Stakeholder und das Projektteam können den einzelnen Phasen vom Projektmanagement zugeteilt werden und untereinander sowie mit dem Projektmanager verknüpft werden. Es kann zum Beispiel sein, dass ein Gutachter nur in der Anfangsphase eine Rolle spielt und später nicht mehr konsultiert werden muss. Genauso kann es sein, dass ein Landschaftsplaner bei einem Bauprojekt erst in einer späteren Phase hinzugezogen werden muss. Durch diese Definitionen erhält der Projektmanager eine klarer abgegrenzte Gruppe von Akteuren je Phase, was es ermöglicht, gezielter zu kommunizieren und Unbeteiligte nicht mit für sie irrelevanten Informationen zu belasten.
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