30.01.2020 -
Dass in einem Projektteam gewisse Regeln gelten müssen, ist allen Beteiligten natürlich bewusst. Wie diese Regeln beschaffen sein sollen und wie streng verschiedene Dinge reguliert werden müssen, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Das Projektteam arbeitet schon seit Jahren fest zusammen und die Arbeit verläuft immer nach dem gleichen Schema auf harmonische Weise? Dann braucht man sich zu Beginn eines neuen Projektes kaum über Regeln zu unterhalten.
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30.01.2020 -
Dass in einem Projektteam gewisse Regeln gelten müssen, ist allen Beteiligten natürlich bewusst. Wie diese Regeln beschaffen sein sollen und wie streng verschiedene Dinge reguliert werden müssen, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Das Projektteam arbeitet schon seit Jahren fest zusammen und die Arbeit verläuft immer nach dem gleichen Schema auf harmonische Weise? Dann braucht man sich zu Beginn eines neuen Projektes kaum über Regeln zu unterhalten. Das Projektteam besteht aus sehr unterschiedlichen Menschen, die noch nie zusammen gearbeitet haben, die aus verschiedenen Kulturkreisen, Unternehmen oder Fachbereichen kommen und die nur eine vage Vorstellung davon haben, wie die Projektarbeit aussehen könnte? In diesem Fall ist es ungeheuer wichtig, zu Beginn der Arbeit am Projekt gemeinsame Besprechungen abzuhalten, die nur darauf abzielen, die Regeln der Zusammenarbeit zu definieren. Erfahrene Projektmanager betonen, dass es zu einem späteren Zeitpunkt kaum noch möglich ist, verbindliche Regeln zu erstellen und dann auch noch dafür zu sorgen, dass diese eingehalten werden. Zu Anfang eines Projektes, wenn noch keine Tatsachen geschaffen wurden, ist es für Menschen noch deutlich einfacher möglich, sich an eine neue Arbeitsumgebung zu gewöhnen.
Teamarbeit mit Regeln
Wenn Spielregeln oder eben Regeln für die Zusammenarbeit von Anfang an feststehen, zögern die Mitarbeiter eher, sie zu missachten. Das ist nur menschlich. Wenn ich mich mit einem Regelwerk zu Anfang eines Spiels vertraut gemacht und die Regeln akzeptiert habe, fällt es mir im Laufe des Spiels leichter, mich daran zu halten. Schließlich wusste ich von Beginn an, worauf ich mich einlasse. Das ist beim Fußball so und auch im Projektmanagement. Regeln schaffen eine gewisse Verbindlichkeit, vor allem, wenn sie gemeinsam definiert und diskutiert wurden. So hat jeder das Gefühl, einen gewissen Einfluss auf das Regelwerk genommen zu haben. Beim Definieren der Regeln geht es nun darum, Regeln für die Kommunikation, den Work Flow aber auch für den Konfliktfall festzuhalten. Die meisten Projektleiter teilen die Projektregeln in zwei Bereiche auf: die Regeln auf Sachebene und die Regeln auf der Beziehungsebene. Erstere bestimmen, wie man auf fachlicher Basis zusammen arbeitet und letztere geben an, wie man auf menschlicher und sozialer Ebene miteinander kommuniziert und arbeitet. Beides ist wichtig. Die Trennung ist aber nicht unbedingt erforderlich. Sie dient eher der Gliederung und einem besseren Verständnis.
Die Sachebene
Zu den Regeln aus der Sachebene gehören unter anderem Regeln, die festlegen, wie man im Projekt zusammenarbeitet. So muss zum Beispiel festgehalten werden, dass das Projektteam dem Projektleiter stets Informationen über den Stand des Projektes liefert. Es kann ein Reporting definiert werden, das regelmäßig eingereicht werden muss. Es können Sitzungen zum Projektstatus definiert werden und so weiter. Die meisten Projektleiter definieren gerne zu Beginn eines Projektes, dass die Teilnahme an den verschiedenen Besprechungen obligatorisch ist, dass Abwesenheit nur mit besonderem Grund und nach vorheriger Entschuldigung akzeptiert werden kann und dass nur in Ausnahmefällen Vertreter gesendet werden dürfen. Es sollten sich auf der Sachebene verschiedene Regeln über das Wo, Wie und Wann der Projektbesprechungen finden, zum Beispiel die Regelmäßigkeit, die Länge der Sitzungen, Gliederung in Teilbereiche und natürlich der Ort der Besprechungen. Es kann helfen, allen ins Gedächtnis zu rufen, dass Pünktlichkeit eine Tugend ist und von Respekt zeugt. Es sollte definiert werden, wer für das Sitzungsprotokoll verantwortlich ist, in welchem Zeitraum es verfasst und ob es in irgendeiner Weise von allen anderen validiert werden muss. Es können Verantwortliche für bestimmte Teilbereiche und Teilprojekte vereinbart werden. Achten Sie darauf, dass Sie hier immer die Zustimmung der Verantwortlichen einholen, so dass Sie eine zuverlässige Kraft als Leiter eines Bereichs oder Teilprojektes haben, die sich ihrer Verantwortung bewusst ist. Es sollte festgelegt werden, wer zu welchem Zeitpunkt bei wem welche Arbeitspakete abliefern muss. Gehen Sie mit allen Beteiligten das Planning des Projektes durch, um hier Hindernisse schon früh zu erkennen. Schlagen Sie vor, sich darauf zu einigen, dass alle wichtigen Änderungen am Projekt immer in einer gemeinsamen Sitzung beschlossen werden müssen, um Alleingänge zu verhindern. Vereinbaren Sie mit allen gemeinsam, dass es sinnvoll und interessant für alle ist, sich in regelmäßigen Abständen über den Fortschritt der anderen Projektteilnehmer zu informieren, damit sich nicht jeder blind und stur auf einen Teilbereich konzentriert, ohne das Gesamtprojekt zu verfolgen.
Die Regeln auf der Beziehungsebene
Um Regeln für die Beziehungsebene definieren zu können, muss man wissen, aus welchen Menschen sich das Team zusammensetzt. Bei einem eingespielten Team sind weniger Regeln nötig. Bei einem internationalen Team ist es oft wichtig, sich auf scheinbare Selbstverständlichkeiten zu einigen, die je nach Kulturkreis und Firmenkultur vollkommen anders gehandhabt werden. Beispiele für Regeln auf der Beziehungseben sind: Wir lassen einander ausreden und hören einander zu. Wir versuchen, nicht vom Thema abzulenken. Wer schweigt, signalisiert seine Zustimmung – wenn jemand nicht einverstanden ist, soll er in der Sitzung sprechen. Meinungsverschiedenheiten und respektvolle Diskussionen sind ausdrücklich erlaubt und erwünscht, um die beste Lösung zu finden. Wir fragen immer nach, wenn wir etwas nicht verstehen. Kritik darf gerne aber immer nur sachlich geübt werden. Mobiltelefone bleiben während der Sitzungen ausgeschaltet. Pünktlichkeit ist uns allen wichtig…. Animieren Sie Ihr Team, eigene Vorschläge für Regeln zu machen, so dass jeder mit eingebunden wird.
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