16.10.2020 -
Anne Sugar arbeitet an der Harvard Business School und ist Expertin in Sachen Management und Coaching für Führungskräfte und Unternehmen. Sie kennt die Arbeitswelt und hält regelmäßig Vorlesungen zu verschiedenen Management-Themen. Sie beschäftigt sich im Harvard Business Review mit einem Thema, das den meisten Projektmanagern sehr bekannt vorkommen dürfte: Meetings über Meeting. Sie sind zu lange, es gibt zu viele davon und sie führen nicht zu den gewünschten Zielen. Zumindest nicht so schnell und effizient, wie man sich das wünschen würde. Im Folgenden fassen wir ihre Ratschläge für Sie zusammen.
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16.10.2020 -
Anne Sugar arbeitet an der Harvard Business School und ist Expertin in Sachen Management und Coaching für Führungskräfte und Unternehmen. Sie kennt die Arbeitswelt und hält regelmäßig Vorlesungen zu verschiedenen Management-Themen. Sie beschäftigt sich im Harvard Business Review mit einem Thema, das den meisten Projektmanagern sehr bekannt vorkommen dürfte: Meetings über Meeting. Sie sind zu lange, es gibt zu viele davon und sie führen nicht zu den gewünschten Zielen. Zumindest nicht so schnell und effizient, wie man sich das wünschen würde. Im Folgenden fassen wir ihre Ratschläge für Sie zusammen.
Meetings oft Zeitverschwendung?
Meetings sind Teil der täglichen Arbeit. Ohne Meetings kommen wir nicht weiter und es werden auch keine Entscheidungen getroffen. Jeder Manager plant Meetings, überlegt sich, wer dazu eingeladen werden soll, schreibt dann die Einladungen, veröffentlicht dann Tagesordnungen und verfasst später Besprechungsberichte, in denen die Hauptpunkte aufgeführt werden. Diese Berichte werden an alle verschickt und – ja wirklich - von manchen sogar gelesen. Vor allem beim Erstellen der Teilnehmerliste nehmen die wenigsten Manager deren Bedeutung ernst genug. Aus Gründen der Einfachheit werden einfach alle im Team eingeladen oder gleich mehrere komplette Teams. Damit wird im Zweifelsfall verhindert, dass man jemanden vergisst oder dass jemand beleidigt ist, weil er oder sie nicht eingeladen wurde. Aber damit tut man sich und dem Projekt oft keinen Gefallen. Oft sitzen viele Mitarbeiter in Meetings, zu denen sie kaum etwas beitragen können. Sie verschwenden ihre wertvolle Zeit und werden dadurch auch nicht eben motiviert. Was also tun dagegen?
Teilnehmerzahlen begrenzen
Es gibt die berühmte Regel der 8 – 18 – 1800. Sie besagt, dass die Teilnehmerzahl einer Besprechung ihrem Zweck entsprechend gewählt werden muss. Grob gesagt, sollte man nicht mehr als acht Personen einladen, wenn der Zweck einer Besprechung ein konkretes Problem oder eine konkrete Entscheidung ist. Eigentlich besser weniger, dafür gezielt. Bis zu 18 Personen können für ein Meeting eingeladen werden, das eher eine Art Brainstorming ist. 1800 Personen können Sie dann einladen, wenn dieses Publikum einfach nur zuhören, neue Informationen erhalten und Updates präsentiert bekommen soll. Sollten Sie also in Ihrem Meeting zur Entscheidungsfindung 13 oder gar 15 Personen haben, dann können Sie noch immer den Zweck Ihrer Besprechung ändern und daraus ein Brainstorming machen, damit Ihr Meeting zu einem Erfolg wird und alle davon profitieren. Sicher wird es Ihnen leichtfallen, einen Aspekt Ihres Projektes auszuwählen, der sich in der Tagesordnung wiederfindet.
Untergruppen bilden
In vielen Fällen ergibt es Sinn, das Meeting aufzusplitten, vor allem bei Brainstorming-Meetings. Teilen Sie die Gruppe auf und geben Sie den Untergruppen verschiedene Aufgaben. Das geht auch spontan, wenn Sie feststellen, dass einfach zu viele Leute für eine tiefer gehende Diskussion anwesend sind. Sie schieben die Tische so zusammen, dass jeweils 3-5 Leute an einem konkreten Problem arbeiten können. Die Gruppen bekommen dann 10 oder 30 Minuten (je nach Fragestellung) und sollen am Ende jemanden bestimmen, der ihre Ergebnisse allen vorstellt. Diese Strategie ist für Anne Sugar auch eine schöne Übung um die eigenen Führungskompetenzen zu testen. Sugar berichtet von einer Besprechung, die auf diese Weise aufgespalten wurde. Dabei wurde allen Gruppen dieselbe Fragestellung gegeben, ohne auf die Herangehensweise näher einzugehen. So sind viele interessante Ideen entstanden, die anschließend analysiert werden konnten. Dies kann und sollte in einem gesonderten Rahmen anschließend stattfinden.
Meetings kürzen oder absagen
Da eigentlich alle in der Arbeitswelt ständig Meetings haben, ist normalerweise niemand traurig, wenn ein Meeting mal kürzer als erwartet ausfällt. Die Zeit zu begrenzen ist also eine gute Möglichkeit, um Meetings effizienter zu gestalten. Die allermeisten Teilnehmer werden das begrüßen. Oft ist es möglich, die Zeit auf die Hälfte zu reduzieren, wenn man sich auf das Wesentliche beschränkt und tiefer gehende Fragestellungen einfach in andere Meetings verlagert. Ob Sie einen Vorwand vorschieben oder einfach sagen wollen, dass für das Meeting nur eine halbe statt einer Stunde geplant ist, bleibt Ihnen überlassen. Übernehmen Sie die Führung und arbeiten Sie Ihre Punkte straff durch. Schauen Sie sich auch einmal das Konzept des Timeboxing an und machen Sie sich damit vertraut, welche Vorteile knappe Zeitspannen und strenge Zeitbegrenzungen haben können. Im Falle, dass Sie feststellen, dass Ihr geplantes Meeting voraussichtlich eine Zeitverschwendung sein wird und dass es sehr unwahrscheinlich zu keinem Ergebnis führen wird, sagen Sie das Meeting ab. Natürlich nicht in letzter Minute, wenn Mitarbeiter extra dafür anreisen. Lassen Sie es nicht zur Gewohnheit werden, aber hin und wieder ist ein abgesagtes Meeting eine bessere Lösung als eine Sitzung, die Stunden dauert und zu keinem Ziel führt. Entweder informieren Sie dann alle über einen Ausweichtermin, bis zu dem Sie die Voraussetzungen für ein zielführendes Meeting erfüllt haben werden. Oder Sie verweisen darauf, dass der Zweck der anberaumten Besprechung auf andere Weise erfüllt werden wird.
Meetings – es geht auch nicht ohne
Besprechungen sind wichtig. Das steht außer Frage. Aber sie nur aus Gewohnheit oder Bequemlichkeit abzuhalten, ist Unsinn. Setzen Sie Ihre Besprechungen gezielt an, denken Sie immer ausführlich über die Tagesordnung nach, verfassen Sie diese so, dass sich alle gut vorbereiten können und stellen Sie dann Ihre Teilnehmerliste zusammen. Von wem wollen Sie welchen Input haben? Wer muss unbedingt dabei sein, um das Projekt voranzubringen? Dann ist ein Meeting ein kraftvolles Planungsinstrument.
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