22.12.2020 -
Susanne Madsen ist überzeugte Anhängerin von Deep Work. Auf ihrem Blog Susannemadsen.co.uk beschäftigt sich die Autorin von „The power of project leadership“ mit diesem Thema. Susanne Madsen arbeitet seit mehr als 20 Jahren als Coach und hat für zahlreiche internationale Firmen Change Programme aufgesetzt und durchgeführt. Deep Work ist für sie ein Schlüssel zum Erfolg und die Superkraft des 21. Jahrhunderts. Im Folgenden fassen wir ihre Tipps für Sie zusammen.
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22.12.2020 -
Susanne Madsen ist überzeugte Anhängerin von Deep Work. Auf ihrem Blog
Susannemadsen.co.uk beschäftigt sich die Autorin von „The power of project leadership“ mit diesem Thema. Susanne Madsen arbeitet seit mehr als 20 Jahren als Coach und hat für zahlreiche internationale Firmen Change Programme aufgesetzt und durchgeführt. Deep Work ist für sie ein Schlüssel zum Erfolg und die Superkraft des 21. Jahrhunderts. Im Folgenden fassen wir ihre Tipps für Sie zusammen.
Nie wieder Feuerwehr oder Zeitverschwendung
Susanne Madsen predigt Konzentration und die effiziente Nutzung von Zeit. Projektmanager sind vielbeschäftigte Menschen, die meist hohe Ansprüche an ihre Arbeit stellen. Dennoch oder gerade deswegen möchten die meisten nicht ihre Nächte im Büro verbringen. Sich auf die wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren ist essentiell für den Erfolg. Madsen teilt die Arbeitszeit in drei Kategorien auf: proaktives Handeln, Zeitverschwendung und Brandbekämpfung. Für Madsen bedeutet effizientes Arbeiten, dass ein Manager auf keinen Fall seine Zeit verschwenden oder sich mit Brandbekämpfung beschäftigen sollte. Bleibt also das proaktive Handeln, wozu sie folgende Aufgaben zählt: Verstehen, was der Kunde tut und will, Bedürfnisse erfassen, die Zukunft planen, Innovation und Verbesserung, Teambuilding und Networking mit den verschiedenen Stakeholdern. Als Zeitverschwendung hingegen betrachtet Madsen Tätigkeiten wie das Lesen belangloser Emails, ineffiziente Meetings, Bürokratie, Unterbrechungen und das Surfen im Internet. Zur Brandbekämpfung zählt für Madsen alle Arten von dringenden Fragen und Problemen sowie das Schlichten von Konflikten im Team.
Proaktivität also! Aber wie?
Klingt logisch, ja. Aber es ist trotzdem leichter gesagt als getan. Wie oft kommen Sie motiviert ins Büro, wollen vier wichtige Dinge erledigen und haben am Ende des Tages vor lauter Emails, Meetings und plötzlichen Notfällen doch nur eine oder vielleicht sogar keine der wichtigen Sachen auch nur begonnen? Eine McKinsey Studie veröffentlichte einmal die schockierende Zahl, dass Manager ein Drittel ihrer Zeit damit verbringen, Emails zu lesen und darauf zu antworten. Kommt Ihnen bekannt vor? Hier kommen wir zum Deep Work, das im Gegensatz zum Shallow Work, also zum „seichten Arbeiten“, um ein Vielfaches produktiver ist. Wie schaffe ich es aber, mich wirklich auf das Wichtige zu konzentrieren?
Zunächst sollte man sich klar machen, worin der Unterschied liegt und was wirklich zum Shallow Work gehört. Welche Aufgaben sind es, die wenig wirkliche Konzentration erfordern und am Ende kaum oder nur wenig Nutzen bringen? Diese sind es, die Sie deutlich einschränken sollten. Denn seien wir ehrlich: Ganz eliminieren können Sie sie nicht. Und wer ist schon in der Lage, sich acht Stunden am Tag zu 100% zu konzentrieren? Sie werden es nicht schaffen, nur produktiv zu sein. Aber wenn Sie es schaffen, etwa die Hälfte Ihrer Zeit deep und vollkonzentriert zu erledigen, dann ist Ihnen gelungen, was Madsen die Superkraft des 21. Jahrhunderts nennt.
Bremsen für Deep Work
Ablenkungen kommen nicht nur von außen. Wer seichte Aufgaben erledigt, schweift oft von einer seichten Aufgabe zur anderen. Kurz mal Emails checken, bevor ich hier weiterlese oder auch während ich am Telefon etwas Endloses bespreche. Wer nicht fokussiert, neigt zum Multitasking, denn die volle Konzentration ist nicht gefordert. Auch unsere Bürokultur ist teils hinderlich. Open Space voller Kollegialität hindert uns daran, uns wirklich auf etwas zu konzentrieren. Madsen führt eine Studie an, bei der eine Firma einen emailfreien Tag in der Woche eingeführt hat und damit enorme Erfolge in Fragen der Qualität der Arbeit aber auch der Arbeitserfahrung und -zufriedenheit verzeichnen konnte.
Erfolgsrezepte
Madsen macht aber auch Vorschläge, wie es mit dem Deep Work klappen kann: Zum Beispiel durch das Konzept einer Minimierung von Shallow Work in Form einer Begrenzung auf bestimmte Zeitfenster. Hierzu ist viel Disziplin erforderlich. Emails werden dreimal am Tag für etwa 20 Minuten gelesen, nach einem festen Zeitplan. Dazwischen entstehen zwei bis vier zusammenhängende Zeitfenster, je nach Planung und Aufgaben, in denen Sie sich vorab streng festgelegten Aufgaben widmen. Schalten Sie während dieser Zeit Ihr Telefon vollständig aus. Schalten Sie Social Media ab und schließen Sie Ihre Tür wie auch Ihr Emailprogramm. Klingt erstmal schwierig und macht Sie zum Sonderling in Ihrem Büro? Dann starten Sie mit einem Deep Work Block pro Tag. Lassen Sie ruhig alle wissen, dass Sie täglich von 9 bis 11 oder von 15 bis 17 Uhr unter keinen Umständen gestört werden wollen. Essentiell für den Erfolg ist allerdings auch ausreichend Schlaf und das berühmte Abschalten. Feierabend bedeutet Feierabend. Schalten Sie ab. Alles. Lesen Sie keine Emails am Abend von zu Hause aus, gehen Sie nicht ans Telefon und versuchen Sie, sich wirklich zu erholen. Nur so ist es möglich, wirklich voll konzentriert die Deep Work Phasen auszunutzen. Ihr Gehirn braucht Pausen, wenn Sie wollen, dass es richtig funktioniert. Es wird Ihnen guttun. Sie werden einerseits bald merken, wie produktiv Sie in diesen zwei Stunden sein können. Das wird Sie stolz machen und Ihnen auch die Ruhe und Gelassenheit verschaffen, am Abend wirklich zu entspannen, denn schließlich nutzen Sie nun Ihre Zeit doppelt so effizient. Kein Grund mehr, sich zu stressen und Angst zu haben, dass man die ganze Welle an Arbeit nicht bewältigen kann. Eins führt zum anderen und sie schaffen deutlich mehr in weniger Zeit.
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