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Agile Strategien in der Verwaltung

Agile Strategien in der Verwaltung 15.01.2021 - André Claaßen, ein Entrepreneur, schreibt in einem Artikel auf agile-verwaltung.de über Agililtät in einem nicht agilen Umfeld – in der Verwaltung. Er untersucht die Frage, ob es möglich ist, quasi überall agile Techniken anzuwenden und ob das sinnvoll ist. Die Verwaltung gilt als ein besonders schwerfälliger und unflexibler Zweig der heutigen Arbeitswelt – wahrscheinlich auch zurecht. Während klare Zielsetzungen und -strategien in den meisten anderen Wirtschaftszweigen gang und gäbe sind, stellen sich viele Verwaltungsangestellte bei einigen Aufgaben die Frage nach dem „Warum“ oft vergebens. Weiterlesen »
Agile Strategien in der Verwaltung 15.01.2021 - André Claaßen, ein Entrepreneur, schreibt in einem Artikel auf agile-verwaltung.de über Agililtät in einem nicht agilen Umfeld – in der Verwaltung. Er untersucht die Frage, ob es möglich ist, quasi überall agile Techniken anzuwenden und ob das sinnvoll ist. Die Verwaltung gilt als ein besonders schwerfälliger und unflexibler Zweig der heutigen Arbeitswelt – wahrscheinlich auch zurecht. Während klare Zielsetzungen und -strategien in den meisten anderen Wirtschaftszweigen gang und gäbe sind, stellen sich viele Verwaltungsangestellte bei einigen Aufgaben die Frage nach dem „Warum“ oft vergebens. André Claaßen postuliert, dass besonders in der Verwaltung oft Zieldefinitionen fehlen oder unausgereift sind. Für ihn ist das der Hauptgrund dafür, dass richtige Erfolge auch meist ausbleiben. Im Folgenden fassen wir seinen Beitrag für Sie zusammen.
 
 
Herausforderungen von vielen Seiten
 
Dabei muss sich die Verwaltung vielen Herausforderungen stellen und behandelt oft komplexe Probleme und Fragestellungen. Der Umgang mit Politik, sozialen und regionalen Anforderungen, die fortschreitende Digitalisierung, demografische und raumplanerische Entwicklungen sind nur Teilbereiche, die Fachwissen, eine gute Strategie und beherztes Handeln erfordern. Da André Claaßen aus dem Bereich der Digitalisierung kommt, richtet er bei seinen Untersuchungen das Hauptaugenmerk auf diesen Aspekt der Herausforderungen für die Verwaltung. Er verweist darauf, dass in den vergangenen nunmehr 20 Jahren zahlreiche Ansätze und Strategien aus der Unternehmenswelt auf die kommunale Verwaltung übertragen wurden, teils erfolgreich, teils nicht. Ein Beispiel ist der Ansatz der Balanced Scorecard mit den dazugehörigen vier Zielfeldern.
 
 
Ein guter Anfang
 
Daraus wurde Kommunales Management 2, ein Prinzip, das von Dr. Rainer Heinz entwickelt wurde und folgende vier Punkte umfasst: Ergebnisse, Programme, Prozesse und Ressourcen. Alle Verwaltungen sollen sich demnach vier Fragen stellen und diese beantworten: Welche Ziele wollen wir erreichen; was müssen wie tun, um sie zu erreichen; wie tun wir das und welche Mittel benötigen wir dafür? Soweit das strategische Management. Die Umsetzung erfolgt aber auf der operativen Ebene, also dezentral. War André Claaßen vor einigen Jahren ein begeisterter Anhänger dieser Strategie, erkennt er heute, dass sie ausgebaut und angepasst werden muss. Sie war gut für einen Anfang, aber nun gilt es, weiter zu denken. Die Frage nach dem Warum muss seiner Meinung nach unbedingt integriert werden. Die Kennzahlen müssen überarbeitet werden und die Möglichkeiten zur Erkennung von Zielkonflikten sind ausbaubedürftig.
 
 
Komplexität erfassen
 
André Claaßen hebt hervor, wie komplex, ungewiss und wechselhaft das Umfeld der Verwaltung sein kann. Klassische Verwaltungsinstrumente stoßen schon länger an ihre Grenzen. Als Grund dafür sieht André Claaßen die Tatsache, dass das „Warum“ fehlt – und eine klare Vision. Niemand strengt sich an, wenn er keinen guten Grund dafür hat. Warum soll die Verwaltung sich einer konsequenten Digitalisierung unterziehen? Wegen des Online-Zugangsgesetzes? Das ist wohl kaum eine befriedigende Antwort. André Claaßen weiß aber, dass es viele gute Gründe gibt und will, dass diese allen Mitarbeitern in der Verwaltung aufgezeigt werden, um sie zu motivieren. Zudem sieht André Claaßen ein Problem darin, dass noch immer die Top-Down-Strategie Anwendung findet. Hierarchien sind in Verwaltungen seit jeher gegeben und werden kaum hinterfragt. Hier sollte mehr wie in einem gewinnorientierten Unternehmen nach neuen Ansätzen gesucht werden. Eine dritte Problemstellung sieht Claaßen im Eisbergmodell, also darin, dass nur kleine Bereiche der Handlungen und Ergebnisse einer Verwaltung sichtbar sind, sowohl im Innern als auch von außen. Es kann also auch nur auf diesen Bereich reagiert werden.
 
 
Warum brauchen wir neue Strukturen?
 
Das fehlenden Warum hängt mit dem nächsten Punkt zusammen, den André Claaßen auflistet: ein fehlender Fokus bringt Verzettelung mit sich. Viele Projekte und Aufgaben werden von zu wenigen Mitarbeitern erledigt. So ist es schwierig oder gar unmöglich, einen Fokus zu behalten. Prioritäten müssen her und dürfen nicht ständig wechseln. Das Prinzip der Balanced Scorecard will von Finanzzahlen in Richtung Ergebnis zielen. Oft mangelt es hier aber schon an den Basiszahlen. Zudem ist André Claaßen der Meinung, dass die rein quantitative Messung von Erfolgen einfach nicht zielführend ist, oder zumindest nicht mehr zeitgemäß.
 
 
Beispiel aus dem echten Leben
 
André Claaßen geht am Ende seines Artikels auf Beispiele aus der Praxis ein, die er selbst miterlebt hat. Ein Beispiel handelt von einer mittelgroßen Stadt, in der ein Arbeitskreis für E-Government gegründet wurde. Das erste Ergebnis war eine lange Liste von Aktivitäten. Weil es keine Prioritäten auf der Liste gab, wurde über Jahre hinweg kaum eine der über hundert Aufgaben erledigt. Als dann der Leiter der Arbeitsgruppe eines Tages die Frage nach dem Warum stellte, konnte Schwung in die Angelegenheit gebracht werden. Es wurden recht zügig die Aufgaben erledigt, die zu einer Senkung der Prozesskosten führen konnten und daraufhin waren dann auch bald Erfolge sichtbar. Innerhalb weniger Monate entstand eine App zur Bürgerbeteiligung, die vieles vereinfachte und Kosten sparte.
 
 
Wie geht es weiter?
 
André Claaßen will mit seinem Artikel noch einmal das Augenmerk auf das Warum legen. Agilität bedeutet nicht, in kleinen Gruppen um Post-It-Zettel zu sitzen und kreativ zu sein. Agilität bedeutet, behäbige Strukturen zu hinterfragen und zielorientiert zu arbeiten. In der Verwaltung ist das anders als in der Softwareentwicklung, aber die ständige Frage „Warum tun wir das hier eigentlich?“ scheint wahre Wunder zu wirken. Viel Erfolg!

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