09.03.2017 -
Der Begriff SWOT-Analyse ist im Projektmanagement ein feststehender Begriff für eine bestimmte Form der Stärken-Schwächen-Analyse. SWOT ist ein Akronym für die vier englischen Worte Strengths (Stärken), Weaknesses (Schwächen), Opportunities (Chancen) und Threats (Bedrohungen). Es geht in der SWOT-Analyse also um die Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken eines Projekts. Diese Methode wird in der Bestandsaufnahme und Analyse von Projekten eingesetzt, um den Status Quo zu bestimmen und zu bewerten und die Möglichkeiten auszuloten. Konkret sollen natürlich die Stärken gefördert und ausgebaut, die Schwächen optimiert und...
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09.03.2017 -
Der Begriff SWOT-Analyse ist im Projektmanagement ein feststehender Begriff für eine bestimmte Form der Stärken-Schwächen-Analyse. SWOT ist ein Akronym für die vier englischen Worte Strengths (Stärken), Weaknesses (Schwächen), Opportunities (Chancen) und Threats (Bedrohungen). Es geht in der SWOT-Analyse also um die Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken eines Projekts. Diese Methode wird in der Bestandsaufnahme und Analyse von Projekten eingesetzt, um den Status Quo zu bestimmen und zu bewerten und die Möglichkeiten auszuloten. Konkret sollen natürlich die Stärken gefördert und ausgebaut, die Schwächen optimiert und verringert, die bestehenden Chancen genutzt und die Risiken erkannt und verhindert werden.
Aufbau der SWOT Analyse: Stärken und Schwächen erkennen
Damit der Projektmanager bei seiner SWOT-Analyse auch an alle relevanten Aspekte denkt und sich mit ihrer Hilfe einen guten Überblick über das jeweilige Projekt verschaffen kann, ist es wichtig, nach einer festgelegten Methodik vorzugehen. Da die SWOT-Analyse vier Bereiche umfasst, ist es sinnvoll, diese jeweils gesondert zu betrachten. Eine SWOT-Analyse beginnt im Projektmanagement also mit vier Feldern: Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken. Im Bereich der Stärken listet der Projektmanager die starken Punkte des Projekts auf. Dazu zählen alle die Aspekte, in denen die Projektentwicklung reibungslos verläuft und die das Projekt auf positive Weise auszeichnen. Zu diesen Stärken können sowohl interne Faktoren zählen wie zum Beispiel ein starkes Konzept der Haustechnik mit moderner Technologie und einer hieb- und stichfesten Planung als auch externe Faktoren wie zum Beispiel eine Stadtverwaltung, die hinter dem Projekt steht und wertvolle Hilfestellung leistet. Unter den Schwächen muss der Projektmanager die Schwachpunkte des Projektes auflisten. Dazu können zum Beispiel Unklarheiten in der Planung zählen, fehlende Studien oder problematische technische Aspekte. Zu den Schwächen gehören allerdings auch fehlende Kompetenzen und Unsicherheiten im Team wie zum Beispiel ein Teammitglied mit mangelnder Erfahrung auf einem bestimmten Gebiet.
Chancen und Risiken erkennen und managen
Teil drei und vier der SWOT-Analyse sollen dem Projektmanager zeigen, welche Chancen und Möglichkeiten das Projekt birgt und worin eventuelle Risiken für das Projektmanagement liegen. Im Themenbereich Chancen sollen generell nur Faktoren aufgelistet werden, auf die das Projektmanagement intern keinen Einfluss hat, also externe Faktoren. Die Chancen können Trends sein, von denen das Projekt in irgendeiner Weise profitieren kann, zum Beispiel wirtschaftliche Entwicklungen oder anstehende politische Entscheidungen. Die Risiken bzw. Bedrohungen des Projekts muss das Projektmanagement besonders im Auge behalten, um rechtzeitig reagieren zu können. Auch hier sollten im Rahmen der SWOT-Analyse externe Faktoren aufgeführt werden, die Probleme für das Projekt hervorrufen könnten. Oft sind Aspekte sowohl auf der Seite der Chancen als auch unter den Risiken zu finden, weil sie je nach ihrer Entwicklung entweder positive oder negative Auswirkungen auf das Projekt haben können.
Ziel und Nutzen der SWOT-Analyse
Das Ziel einer SWOT-Analyse ist es, alle Faktoren zusammen zu tragen, die eine positive aber auch negative Auswirkung auf das Projekt haben könnten. Daraus sollen dann passende Maßnahmen abgeleitet werden, die dem Projektmanagement helfen, das Projekt bestmöglich abzuwickeln. Die SWOT-Analyse wird meist zu Beginn eines Projektes eingesetzt, um einen Überblick über die Ausgangssituation zu bekommen. Sie findet nicht nur im Projektmanagement Anwendung, sondern auch in anderen Bereichen wie zum Beispiel bei einer Firmengründung oder im Marketing.
Durchführung einer SWOT Analyse im Projektmanagement
Die Analyse kann vom Projektmanager alleine oder auch im gesamten Team durchgeführt werden. Der Projektmanager übernimmt die Leitung der Sitzung. Der Vorteil einer gemeinsamen Analyse im Team ist natürlich, dass auf diese Weise mehr Ideen und Aspekte erwähnt werden, als wenn nur ein Mensch seine Gedanken zusammenträgt. Vor allem bei komplexen Projekten ist es also sinnvoll, mit mehreren Menschen an der SWOT-Analyse zu arbeiten. Es sind hier mehrere einfache Schritte zu befolgen: Zunächst werden die Ziele definiert und noch einmal grob umrissen, wobei es in der SWOT Analyse geht, auch wenn die meisten Beteiligten das Prinzip kennen. Der nächste Schritt ist die interne Analyse, bei der die Stärken und Schwächen gesammelt, aufgelistet und einander gegenübergestellt werden. Das kann im Rahmen eines Brainstormings mit anschließender Strukturierung erfolgen. Der Projektmanager übernimmt dabei die Leitung der Diskussion und hält die Ergebnisse schriftlich und am besten für alle sichtbar fest.
Als Projektmanager muss man an dieser Stelle die richtigen Fragen stellen, um auch von stillen und zurückhaltenden Menschen Meinungen zu erhalten und alle Aspekte zu erfassen. Die Fähigkeit, solche Fragen zu stellen, lernt man durch Erfahrung oder im Rahmen einer Ausbildung oder Zertifizierung als Projektmanager. Auf die interne Analyse folgt die externe Analyse. Die Herangehensweise ist dieselbe, nur werden nun die externen Faktoren, die Chancen und Risiken von außerhalb, erfasst. Der letzte Schritt der SWOT-Analyse ist die Definition von Maßnahmen, die entweder die Stärken unterstützen, die Schwächen bekämpfen, die Chancen optimal ausnutzen und die Risiken vom Projekt fernhalten oder auch ihre Auswirkungen minimieren können. An dieser Stelle ist es besonders wichtig, dass das Projektmanagement und seine Leitung festlegen, welche Maßnahmen unter Umständen direkt umgesetzt werden und durch wen.
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