27.08.2021 -
Das Streben nach Perfektion ist wohl so alt wie die Menschheit selbst. Projektmanagement ist dabei eine Disziplin, in der sich viele Perfektionisten tummeln. Aber gleich, ob Sie der Perfektion nachjagen oder auch mal Fünfe gerade sein lassen können: Im Projektmanagement ist es einfach unmöglich, alles perfekt zu machen. Es gibt immer viele verschiedene Wege zum Ziel. Trotzdem sind Methoden, die etwas mehr Perfektion versprechen, natürlich jedem Projektmanager willkommen. Im Blog auf Trello.com erklärt Chris Kaundart wie Projektmanagement zur Perfektion gelangen kann. Im Folgenden fassen wir seine Thesen für Sie zusammen.
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27.08.2021 -
Das Streben nach Perfektion ist wohl so alt wie die Menschheit selbst. Projektmanagement ist dabei eine Disziplin, in der sich viele Perfektionisten tummeln. Aber gleich, ob Sie der Perfektion nachjagen oder auch mal Fünfe gerade sein lassen können: Im Projektmanagement ist es einfach unmöglich, alles perfekt zu machen. Es gibt immer viele verschiedene Wege zum Ziel. Trotzdem sind Methoden, die etwas mehr Perfektion versprechen, natürlich jedem Projektmanager willkommen. Im Blog auf
Trello.com erklärt Chris Kaundart wie Projektmanagement zur Perfektion gelangen kann. Im Folgenden fassen wir seine Thesen für Sie zusammen.
Cool bleiben und die Hauptaufgaben im Blick behalten
Egal ob ein Projekt Sie nervös macht oder Sie auch im Angesicht des komplexesten Projektes cool bleiben: Einen guten Plan zu haben kann nie schaden. Bevor er ins Detail geht, erklärt Chris Kaundart, was er für den Schlüssel zu gelungenem Projektmanagement hält. Für ihn sind die drei Hauptbereiche, die es dabei zu betrachten gilt, das Handling einer Unmenge an Informationen, die Nachverfolgung von Aufgaben, Schritten und Phasen des Projektes und das Vermeiden von Engpässen durch gekonnte Koordination aller Beteiligten. Daraus ergibt sich, dass Sie für Ihr Team einen Platz braucht, an dem alle nötigen Informationen verfügbar sind und wo Aufgaben sichtbar gemacht werden. Und das inklusive der Antwort auf die Fragen, wer daran arbeitet und wie gerade der Fortschritt ist. Zudem brauchen Sie eine Strategie, um alle Beteiligten punktgenau einzubinden.
Das Trello Board – ein fast perfektes Tool
Da Chris Kaundart ein Fan von Trello ist, schlägt er das Trello Board für diese Funktionen vor. Es handelt sich um eine Projektplattform. Darauf kann Ihr Team an allen Details arbeiten, von Anfang bis Ende des Projekts. Mit einer Liste an Projektressourcen behalten Sie diese gut im Auge. Alle Teammitglieder können wöchentliche oder tägliche Aktualisierung vornehmen, so dass jeder Teilnehmende stets einen globalen Überblick hat. Das Trello Board bietet auch die Möglichkeit, eine Liste von Fragen für das nächste Meeting vorzubereiten. So soll verhindert werden, dass Besprechungen stattfinden, die im Grunde durch eine einfache E-Mail oder ein Telefongespräch hätten vermieden werden können. Diese Funktion hat den positiven Nebeneffekt, dass sich Ihre Agenda für das nächste Meeting gleichzeitig füllt (es werden neue Themen hinzugefügt) und leert (jemand beantwortet eine Frage und nimmt damit das Thema wieder von der Agenda). Und immer wieder kommt es vor, dass ein unnötiges Meeting einfach abgesagt wird. Chris Kaundart erinnert daran, dass allein in den USA 37 Milliarden Dollar jährlich allein an Gehaltskosten für unnötige Meetings verschwendet werden. Eine eindrucksvolle Zahl, nicht wahr?
Die Macht der Listen
Eine weitere Liste auf dem Trello Board ist eine To Do Liste. Ihr Sinn erklärt sich von selbst. Aber Chris Kaundart will dennoch näher darauf eingehen, denn seiner Meinung nach hebt sich Trello gerade mit seinen To Do Listen von anderen Anbietern ab. Auf der Liste können Personen mit Aufgaben gekoppelt werden. Fälligkeitsdaten zeigen an, wann Aufgaben beendet sein müssen. Zudem lässt die Kommentarfunktion zusätzliche Informationen von verschiedenen Seiten einfließen. Das Trello Board organisiert also alles: Diskussion, Feedback, Teilen von Dokumenten… und alles wird in sogenannten Karten dargestellt und verbunden. Jede Karte stellt einen bestimmten Aspekt des Projektes dar. Karten können von einer Liste zur nächsten bewegt werden. Es gibt neben der To Do Liste auch eine Pending Liste, auf der die Aufgaben abgelegt werden, die fast fertig sind. So wird die To Do Liste schlanker und es kann ein Fokus daraufgelegt werden, dass die Aufgaben, bei denen nur noch ein Legal Check oder eine Unterschrift fehlt, nicht in Vergessenheit geraten und so schnell wie möglich erledigt werden.
Karten wandern von Liste zu Liste
Schließlich gibt es auch noch die Blocked-Liste. Sie ist für alle Aspekte da, die das Projekt blockieren – und wenn Sie ehrlich sind, gibt es kein Projekt, bei dem alles einfach glatt läuft. Solche Karten erscheinen auf einer eigenen Liste, sodass sich die Teammitglieder, die mit aktuellen To Dos beschäftigt sind, nicht von den blockierenden Punkten entmutigen oder ablenken lassen. Hierum müssen sich Sie als Projektmanager kümmern und die Aufgabe wieder auf die To Do Liste zurückschicken, wenn Sie das blockierende Problem gelöst oder zumindest gelockert haben. Das Trello Board hat ein ausgeklügeltes System, welches sicher stellt, dass keine Karte in Vergessenheit gerät. Sie alle erscheinen in bestimmten Abständen wieder an der Oberfläche. Und zu guter Letzt gibt es noch eine Done-Liste. Hier finden sich schließlich alle Karten wieder, die abgearbeitet sind. Wer also einen Grund zum Feiern sucht, sollte sich hier einloggen. Die Done Liste kann auch prima dazu dienen, einen Projektstatus abzubilden. Chris Kaundart empfiehlt Trello uneingeschränkt für jede Art von Projekt. Er lobt hier die Effizienz dieses (fast) perfekten Tools. Einen Versuch ist es wert: schließlich kann ein gutes Tool dafür sorgen, dass das Managen eines Projektes deutlich einfacher wird – vor allem bei besonders komplexen Projekten.
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