27.07.2022 -
Produktivität, Effizienz, Leistung. In unserer modernen Arbeitswelt geht es eigentlich immer darum, so wirkungsvoll und schnell wie möglich zu arbeiten. Nicht zuletzt ist produktives Arbeiten auch ein Garant dafür, dass Sie am Ende eines Arbeitstages mit einem guten Gefühl und vor allem zu einer vernünftigen Uhrzeit nach Hause gehen können, um Ihre Freizeit ebenso effizient zu nutzen. Daher dürfte die Frage, wie Sie produktiver arbeiten können, und das auch noch mit einfachen Mitteln, viele Projektmanager ansprechen. Zahlreiche Methoden haben viele Anhänger gefunden.
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27.07.2022 -
Produktivität, Effizienz, Leistung. In unserer modernen Arbeitswelt geht es eigentlich immer darum, so wirkungsvoll und schnell wie möglich zu arbeiten. Nicht zuletzt ist produktives Arbeiten auch ein Garant dafür, dass Sie am Ende eines Arbeitstages mit einem guten Gefühl und vor allem zu einer vernünftigen Uhrzeit nach Hause gehen können, um Ihre Freizeit ebenso effizient zu nutzen. Daher dürfte die Frage, wie Sie produktiver arbeiten können, und das auch noch mit einfachen Mitteln, viele Projektmanager ansprechen. Zahlreiche Methoden haben viele Anhänger gefunden. Eisenhower, Timeboxing oder Eat that Frog sind nur ein paar Beispiele. Das Hauptproblem ist wohl immer die konsequente Anwendung, an der es mangelt. Also funktionieren die verschiedenen Methoden mal besser, mal weniger gut – letztendlich hängt doch viel an Ihrer persönlichen Motivation.
Piepsen, Summen, Blinken
In diesem Artikel soll es um eine neue Methode gehen. Sie verspricht, dass Sie genauso lange arbeiten, sich genauso sehr anstrengen aber am Ende eines Arbeitstages eben einfach mehr erledigt haben. Geht das? Mit einer Methode, die funktioniert, können Sie entweder mehr erledigen oder mehr Pausen machen, entspannter sein und genauso viel erledigen, wie sonst auch. Natürlich ist es keine Wundermethode und Sie müssen bestimmte Prinzipien befolgen. Das erste Prinzip lautet: Benachrichtigungen abschalten. Sicher können Benachrichtigungen hilfreich sein, zum Beispiel, wenn Sie ein wichtiges Meeting nicht vergessen wollen. Viele Notifications, Chat-Benachrichtigungen und andere sind aber eher Unterbrecher und Behinderer im Büroalltag. Wenn Sie gerade einen Besprechungsbericht schreiben, ist es nicht hilfreich zu wissen, ob Ihr Schwiegervater gerade ein Foto seines selbstgebackenen Kuchens auf den sozialen Medien geteilt hat. Selbst die Nachricht, dass in vier Tagen ein Meeting angesetzt ist, das Sie akzeptieren oder ablehnen müssen, kann prima noch ein paar Minuten oder Stunden warten. Versuchen Sie, Ablenkung soweit es geht zu vermeiden. Jedes Piepsen oder Summen verlangt unserem Gehirn immer wieder Aufmerksamkeit ab und das senkt auf erschreckende Weise die Produktivität. Probieren Sie es aus!
Goodbye Multitasking
Der nächste Tipp ist an das Konzept des Timeboxing angelehnt. Tatsächlich haben zahlreiche Untersuchungen erwiesen, dass Multitasking die Produktivität hemmt, zumindest dann, wenn es darum geht, Aufgaben zu erledigen, die unsere volle Aufmerksamkeit benötigen. Wer sich also Zeitfenster für bestimmte Aufgaben reserviert und in diesen Zeitfenstern Unterbrechung und Ablenkung auf ein Minimum reduziert, beobachtet in der Regel eine enorme Effizienzsteigerung. Es fühlt sich gut an, zur Abwechslung mal wirklich an einer Aufgabe zu sitzen und sie einfach nur konzentriert fertig zu machen.
Setzen Sie Prioritäten
Produktivität lässt sich auch dadurch steigern, die Prioritäten richtig zu setzen. Ziel muss es sein, seine Zeit nicht mit unwichtigen Aufgaben zu vergeuden. Klingt logisch, aber wenn Sie sich einmal klar machen, wie oft am Tag Sie sinnlose und unnötige Dinge tun (aus welchem Grund auch immer), dann wird Ihnen schnell klar, dass es hier ein enormes Potential gibt. Am besten wenden Sie für das Priorisieren zwei Methoden an: das Pareto Prinzip und die Eisenhower Matrix. Orientieren Sie sich an Ihrem Biorhythmus und versuchen Sie nicht einen Morgenmuffel in einen Frühaufsteher zu verwandeln. Egal wann Sie Ihren Tag starten: Beginnen Sie immer mit der schwierigsten Aufgabe des Tages. Am Morgen ist noch die meiste Energie vorhanden und der Kopf ist noch weniger voll mit Ablenkung. Diese Taktik wird als Eat that Frog bezeichnet.
Pausen machen
Nicht zuletzt ist es auch unbedingt sinnvoll, regelmäßig Pausen einzuschieben. Es klingt zunächst merkwürdig, dass Pausen dafür sorgen, dass Sie schneller fertig werden, aber die Zeit ist auf jeden Fall gut investiert. Machen Sie gezielt 5 Minuten Pause zwischen Aufgaben, bei denen Sie sich konzentrieren müssen. Etwa alle 60 bis 90 Minuten helfen 5 Minuten Entspannung oder Bewegung enorm dabei, das Gehirn wieder in Schwung zu bringen. Wichtig: Nicht am Computer bleiben in der Pause! Bewegen Sie sich oder atmen Sie ein wenig frische Luft durch das offene Fenster. Oder kochen Sie einen Tee und schwatzen Sie kurz mit einem Kollegen. Danach ist es wieder möglich, konzentriert weiter zu arbeiten.
Meetings über Meetings
Meetings sind wichtig. Aber sind alle Meetings wichtig? Hand aufs Herz: haben Sie nicht immer mal wieder nach einem Meeting das Gefühl, dass Sie Ihre Zeit besser hätten nutzen können? Es ist nicht einfach, zu unterscheiden zwischen sinnvollen Besprechungen, in denen Problemlösungen gefunden werden oder in denen alle auf den neuesten Informationsstand gebracht werden und Besprechungen, die eigentlich nur Zeit rauben und deren Thema durch einem einfachen Emailaustausch erledigt werden könnte. Schauen Sie sich Ihren Kalender an und fragen Sie sich bei jedem Meeting: Kann ich zu diesem Thema etwas Sinnvolles beitragen? Würde ich etwas verpassen, wenn ich nicht dabei wäre und einfach nur den Besprechungsbericht anschließend lese?
Auch mal ablehnen
Zuletzt noch ein wichtiger Tipp: Lernen Sie NEIN zu sagen. Manche können es einfach so. Andere haben unheimliche Schwierigkeiten damit, einfach mal klar zu sagen, was sie nicht machen wollen, nicht leisten können oder wofür sie einfach nicht zuständig sind. Klar, Sie wollen ein Teamplayer sein, aber das bedeutet nicht, dass Sie ohne Blick auf die Konsequenzen einfach allen einen Gefallen tun müssen. Sind Sie wirklich der richtige Ansprechpartner für eine Aufgabe? Haben Sie wirklich Zeit dafür?
Keiner der genannten Tipps ist neu. Aber alle zusammengenommen – wenn sie wirklich umgesetzt werden – werden Ihnen auf jeden Fall Ihren Arbeitsalltag erleichtern und Ihre Produktivität steigern. Versprochen!
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