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Wie funktioniert die ABC-Analyse?

Wie funktioniert die ABC-Analyse? 23.03.2017 - Prioritäten zu setzen ist im Projektmanagement von großer Bedeutung, denn immer dann, wenn alles gleich wichtig genommen wird, bedeutet dies schlussendlich auch, dass nichts mehr wirklich wichtig ist. Bei der ABC-Analyse geht es unter anderem darum, wesentliche Inhalte und wichtige Aufgaben von weniger wichtigen zu trennen. Nur so ist es möglich Ressourcen und Zeit zu bündeln, um das Projekt voran zu treiben und sich im Zweifelsfall auf das Wesentliche konzentrieren zu können. Die ABC-Analyse soll dem Projektmanager dabei behilflich sein, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Sie unterteilt zu diesem Zweck alle Aspekte eines Projektes nach den Prioritäten A, B und C. Unter den A-Aspekten sollen die Projektaufgaben und -elemente aufgelistet werden, denen größte... Weiterlesen »
Wie funktioniert die ABC-Analyse? 23.03.2017 - Prioritäten zu setzen ist im Projektmanagement von großer Bedeutung, denn immer dann, wenn alles gleich wichtig genommen wird, bedeutet dies schlussendlich auch, dass nichts mehr wirklich wichtig ist. Bei der ABC-Analyse geht es unter anderem darum, wesentliche Inhalte und wichtige Aufgaben von weniger wichtigen zu trennen. Nur so ist es möglich Ressourcen und Zeit zu bündeln, um das Projekt voran zu treiben und sich im Zweifelsfall auf das Wesentliche konzentrieren zu können.
 
Die ABC-Analyse und ihre Einteilungen
 
Die ABC-Analyse soll dem Projektmanager dabei behilflich sein, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Sie unterteilt zu diesem Zweck alle Aspekte eines Projektes nach den Prioritäten A, B und C. Unter den A-Aspekten sollen die Projektaufgaben und -elemente aufgelistet werden, denen größte Beachtung geschenkt werden muss. Es sind die Bereiche des Projektes, die für das Gelingen essentiell sind. Unter B und schließlich C werden die Aufgaben und Elemente einsortiert, die etwas weniger ausschlaggebend sind, die also mit etwas weniger Aufwand verfolgt werden müssen. Ein gutes Beispiel für eine solche Analyse und deren Ergebnis sind zum Beispiel die Key Accounts (Schlüsselkunden mit besonders hohem Wert für das Unternehmen), die es in vielen Branchen gibt und die bei einer ABC-Analyse die A-Elemente darstellen und die meiste Aufmerksamkeit erhalten. Bei der Einteilung nach A, B und C im Projektmanagement spielt auch eine Rolle, bei welchen Aufgaben und Inhalten die größte "Hebelwirkung" zu erzielen ist. In den A-Elementen erscheinen also auch die Aufgaben, die am stärksten dazu beitragen können, das Projekt erfolgreich abzuwickeln.
 
Aufbau der ABC-Analyse
 
Zunächst werden die Elemente und Aspekte des Projektes aufgelistet und untersucht. Bei einem Businessprojekt wären dies zum Beispiel die Kunden, die Lieferanten, die Produkte oder die Verkaufsstandorte. Bei einem Bauprojekt wären es zum Beispiel die einzelnen ausführenden Firmen, Materialien, die bestellt werden müssen oder auch Gebäudebereiche. Der zweite Schritt ist die Festlegung der Kriterien, nach denen zwischen A, B und C unterschieden werden soll. Kriterien sind meist die Kosten, der Zeitfaktor und die Risiken oder die Komplexität, die mit bestimmten Elementen verbunden ist. Der dritte Schritt ist die Bewertung der einzelnen Aufgaben und Elemente und schließlich die Einordnung derselben in die Kategorien A, B und C.
Am einfachsten ist es, eine Reihenfolge vom wichtigsten zum unwichtigsten Element festzulegen und dann drei Abschnitte zu bleiben. Es bleibt zu beachten, dass unter A deutlich weniger Elemente aufgelistet sein sollten als unter B, und dass unter C die meisten Elemente eingestuft werden.
 
Um wieder zum Beispiel Bauprojekt zurückzukommen: Denkbar wäre, dass der Gartenanlage nicht so viel Aufmerksamkeit zuteilwerden muss wie dem architektonisch aufwendigen Besprechungsraum mit moderner Konferenztechnik.
 
Dann bekäme der Besprechungsraum ein A und der Garten ein C. Zuletzt fehlt noch ein Schritt, in dem nun von diesen festgelegten Prioritäten schlussendlich Handlungen abgeleitet werden. Schließlich sollen die Prioritäten auch als solche behandelt werden.
 
Projektmanagement mit der ABC-Analyse
 
Bei Projekten, zu deren Beurteilung man auf viele Zahlen, Statistiken und Fakten zurückgreifen kann, kann die ABC-Analyse recht objektiv durchgeführt werden. Alles, was mit Kosten zusammenhängt, kann in der Regel gut sachlich verglichen werden.
Wenn es um weiche Faktoren geht, sind jedoch umso mehr die Erfahrung und das Know-how der zuständigen Projektmanager gefragt. Besonders schwierig ist es meist, Risiken realistisch einzuschätzen. Dabei müssen sowohl die Wahrscheinlichkeit des Eintretens eines Risikos als auch die möglicherweise entstehenden Schäden und schließlich der Risikowert ermittelt werden, der sich aus der Eintrittswahrscheinlichkeit und dem potentiellen Schaden ergibt. Durch diese Methode der Risikoanalyse lassen sich die Risiken dann recht einfach miteinander vergleichen und können in die ABC-Analyse eingebaut werden. Dabei gilt: Aspekte mit hohem Risiko tendieren eher zu einer A-Klassierung und Aspekte mit einem geringen Risiko können unter C einsortiert werden, weil ihnen nicht ganz so viel Aufmerksamkeit gewidmet werden muss. Neben den Ressourcen und Kosten müssen manchmal auch Stakeholder klassifiziert werden. Dabei kann man zum Beispiel zwischen Projektbeteiligten, die am Prozess beteiligt werden müssen und daher mehr Aufmerksamkeit bekommen und anderen, die nur informiert oder am Rande mit eingebunden werden müssen, unterscheiden.
 
Vor- und Nachteile der ABC-Analyse
 
Zu den wichtigsten Vorteilen gehört sicherlich, dass eine Unterteilung nach Prioritäten, Risiken und Anspruch an Aufmerksamkeit, die zu Anfang eines Projektes sorgfältig durchgeführt wird, das Projekt gut strukturiert. Wesentliches und Unwesentliches wird voneinander getrennt, was allen Beteiligten zugutekommt. Zudem ist das Erstellen einer ABC-Analyse auch für Anfänger recht einfach durchzuführen. Die Art der Analyse ist flexibel und kann in vielen Bereichen, nicht nur im Projektmanagement, eingesetzt werden. Richtig angewandt und kann sie helfen, unnötigen Aufwand zu verhindern.

Zu den Nachteilen zählt sicherlich, dass es sich bei dieser Analyse nur um eine strukturierte Bestandsaufnahme handelt, von der sich noch nicht direkt Handlungsrichtlinien ableiten. Um diese wiederum zu definieren, ist etwas mehr Erfahrung nötig. Ein weiterer Nachteil ist, dass es viele subjektive Aspekte der Analyse gibt, die sich gegebenenfalls im Projektverlauf doch anders darstellen und deren Wichtigkeit sich verschiebt.

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