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Die vier Faustregeln im Projektmanagement

Die vier Faustregeln im Projektmanagement 05.04.2017 - Wer im Projektmanagement erfolgreich sein möchte, der sollte Disziplin und Motivation mit in den Joballtag bringen. Gerade wenn das Projekt vollkommen chaotisch zu verlaufen droht, muss der Projektmanager Struktur hineinbringen. Daher sind einige Verhaltensregeln und Faustregeln im Projektmanagement unumgänglich. Hier eine Auswahl an wichtigen Regeln.... Weiterlesen »
Die vier Faustregeln im Projektmanagement 05.04.2017 - Wer im Projektmanagement erfolgreich sein möchte, der sollte Disziplin und Motivation mit in den Joballtag bringen. Gerade wenn das Projekt vollkommen chaotisch zu verlaufen droht, muss der Projektmanager Struktur hineinbringen. Daher sind einige Verhaltensregeln und Faustregeln im Projektmanagement unumgänglich. Hier eine Auswahl an wichtigen Regeln.
 
Erste Faustregel: Ziele setzen.
 
Jedes Projekt, egal welchen Umfangs, hat ein Ziel. Die meisten Projekte haben sogar mehrere Ziele. Daher ist es von Anfang an unheimlich wichtig, diese Ziele klar zu formulieren und sie allen Beteiligten verständlich mitzuteilen. Wer kein deutlich umrissenes Ziel hat, wird niemals feststellen können, ob das Projektziel erreicht wurde und somit auch nicht, ob das Projekt erfolgreich beendet werden konnte. Eine grobe Richtung zu kennen reicht im professionellen Projektmanagement nicht aus, denn auch andere Projektbeteiligte müssen die Ziele kennen und verinnerlichen. Die Ziele sollen also zu Beginn kommuniziert, visualisiert und schriftlich festgehalten werden. Sinnvoll ist ihre Visualisierung in Form eines Aushangs oder Whiteboards im Arbeitsraum oder Besprechungszimmer, denn Ziele motivieren und geben dem Projekt eine Struktur. Die bildhafte Darstellung kann bei einem großen Bauprojekt auch einfach eine tolle Grafik des geplanten Gebäudes sein, das in einem Raum an der Wand hängt. So identifizieren sich die Mitarbeiter besser mit dem Projekt.
 
Zweite Faustregel: Das Team bei Laune halten
 
Freundlichkeit und Höflichkeit sind auch im Berufsleben mitunter ausschlaggebend, deshalb ist es ungeheuer wichtig, zum Projektteam gute Kontakte zu halten. Jeder, der schon einmal ein Projekt geleitet hat, weiß, dass der Projektmanager ohne sein Team machtlos und hilflos wäre. Jeder Projektmanager sollte sein Team freundlich, höflich und vor allem fair behandeln. Dabei muss man nicht auf Kuschel- oder Schleimkurs gehen. Auch darf eine starke und dominante Führungspersönlichkeit nicht aggressiv oder herablassend reagieren. Auch ein schwaches Team braucht einen Führer, des es motiviert und in die richtige Richtung leitet, sonst wirken sich die Schwächen negativ auf den Erfolg des Projektes aus. Die Informationspolitik sollte immer ausreichend und aufrichtig sein. Das Projektmanagement sollte sich nicht scheuen, sich zu bedanken und hin und wieder ein Lob auszusprechen.
 
Dritte Faustregel: Werbung für das Projekt
 
Werbung für das Projekt, egal welcher Art, ist unumgänglich. Werbung und die Bekanntmachung eines Projektes helfen dabei, mehr Unterstützer zu erhalten. Dadurch wird es leichter, Budgetkürzungen zu vermeiden, sich Material und Hilfe zu beschaffen und allgemein mit Behörden oder Dritten zusammen zu arbeiten. Bei einem bekannten Projekt wollen mehr Menschen mit von der Partie sein. Gegen ein Projekt, das von vielen gekannt und unterstützt wird, gibt es weniger Widerstände. Das Projektteam fühlt sich gestärkt und bestätigt. Aber auch der Projektmanager erleichtert sich die Arbeit, wenn er nicht überall erst das Projekt beschreiben und dessen Zweck und Nutzen erklären muss. Die Werbung oder das Marketing für das Projekt müssen nicht übermäßig teuer sein. Wichtig ist es im Grunde nur, dass der Nutzen des Projektes so breit wie möglich kommuniziert wird. Das kann auch durch Präsentationen und Aushänge geschehen. Sobald es erste Erfolge gibt, müssen diese gemeinsam mit kleinen Updates und Zwischenberichten ebenfalls kommuniziert werden.
 
Vierte Faustregel: Chancen nutzen und Herausforderungen annehmen
 
Jede Chance, die der Projektmanager für das Projekt erkennt, sollte er möglichst in irgendeiner Weise nutzen. Dazu ist es sinnvoll, am Anfang des Projektes eine Liste der Chancen und der positiven Aspekte im Projekt aufzustellen und eine Stärken-Schwächen-Analyse zu erstellen. Mit den Herausforderungen für das Projekt verhält es sich ähnlich. Probleme sollten zwar nie ignoriert oder heruntergespielt werden, aber sie sollten eher als Herausforderung denn als Problem wahrgenommen werden, auch und vor allem vom Projektteam.
Statt sich zu ärgern, ist es zielführender, sich klar zu machen, dass das Projektmanagement ja genau deshalb überhaupt da ist: um Probleme zu lösen. Daher sollte man sich allen Herausforderungen motiviert stellen. Dazu kommt, dass Probleme in einem Projekt leider eher die Regel als die Ausnahme sind und dass am Meistern von Schwierigkeiten der Erfolg eines Projektmanagers gemessen wird. Die Aufgabe eines Projektmanagers ist es also nun, Lösungen zu finden – und zwar die bestmöglichen. Gäbe es keine Probleme zu lösen, wären die Projektmanager arbeitslos. Grund genug, sich über Herausforderungen zu freuen.
 
Projektmanagement-Seminare und Trainings
 
Bei Ottmann & Partner werden neben technisch orientierten Seminaren auch solche angeboten, die den Projektmanager in seiner Führungsqualität schulen und in denen er seine Persönlichkeit dahingehend entwickeln kann, ein besserer Teamleiter zu werden. Ein Seminar zur Entwicklung von Führungsqualitäten kann den Arbeitsalltag eines Managers verändern und es ihm ermöglichen, zielführender und effizienter zu arbeiten.
Hier bietet sich beispielsweise unser Seminar „Projektführungskompetenz“ an. Ihre Fragen hierzu beantworten wir Ihnen gerne!
 

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Dr. Roland Ottmann ist erfolgreicher Fachbuchautor, u.a. des Standardwerks "ProjektManager" und des von der IAPM als "Book of the Year" ausgezeichneten Grundlagenbuchs "Der nackte ProjektManager":
Der nackte ProjektManager von Dr. Roland Ottmann
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