03.05.2017 -
Jedes Projekt kann in eine Vielzahl kleinere Projekte unterteilt werden. Ein Projektmanager muss also im Grunde den Überblick über viele verschiedene Bereiche des Projekts haben. Die Tatsache, dass das Unterteilen in Teilbereiche möglich ist, bedeutet aber auch, dass verschiedene Aufgaben delegiert werden können.
Viele Projektmanager haben jedoch Probleme mit dem Delegieren, vor allem, weil sie dem Irrglauben erlegen sind, dass sie immer über alles genau Bescheid wissen und sämtliche Vorgänge persönlich verfolgen müssen.
Das Vertrauen in die Fähigkeiten des Projektteams ist einer der wichtigsten Aspekte im Projektmanagement. Wie funktioniert also das Delegieren und wie erleichtert man sich diese Aufgabe? Warum fällt das ...
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03.05.2017 -
Jedes Projekt kann in eine Vielzahl kleinere Projekte unterteilt werden. Ein Projektmanager muss also im Grunde den Überblick über viele verschiedene Bereiche des Projekts haben. Die Tatsache, dass das Unterteilen in Teilbereiche möglich ist, bedeutet aber auch, dass verschiedene Aufgaben delegiert werden können.
Viele Projektmanager haben jedoch Probleme mit dem Delegieren, vor allem, weil sie dem Irrglauben erlegen sind, dass sie immer über alles genau Bescheid wissen und sämtliche Vorgänge persönlich verfolgen müssen.
Das Vertrauen in die Fähigkeiten des Projektteams ist einer der wichtigsten Aspekte im Projektmanagement. Wie funktioniert also das Delegieren und wie erleichtert man sich diese Aufgabe? Warum fällt das Delegieren so schwer? Mit diesen Fragen beschäftigen wir bei Ottmann & Partner uns auch in unseren Seminaren, in denen Manager auf ihre Führungsrolle vorbereitet werden.
Teamwork durch richtiges Delegieren
Es gibt also viele verschiedene Teilbereiche innerhalb eines Projekts und ein Projektteam, das sich diese Aufgaben teilen kann. Für einen Projektmanager ist das richtige und verantwortungsvolle Aufteilen dieser Aufgaben unabdingbar, um sich nicht persönlich viel zu sehr in Aufgaben zu verlieren, die auch von anderen erledigt werden könnten, er muss also einige Aufgaben in den Verantwortungsbereich seines Teams legen.
Fest steht, dass ein komplexes Projekt niemals von einer einzigen Person zu einem erfolgreichen Abschluss gebracht werden kann. Wer Probleme damit hat, anderen zu vertrauen und Aufgaben abzugeben, der muss sich stets vor Augen halten, dass das Projekt darunter leidet, wenn sich der Verantwortliche verzettelt und vergisst, dass seine eigentliche Hauptaufgabe ist, den Gesamtüberblick zu behalten und die einzelnen Teilbereiche wieder zu einem großen Ganzen zusammenzufügen.
Warum Delegieren schwer fällt
Es gibt Erklärungen dafür, warum Projektmanager ungern Aufgaben delegieren. Die erste liegt darin begründet, dass viele Manager insgeheim der Meinung sind, sie könnten alle Aufgaben selbst am besten erfüllen. Daher wollen sie – auch wenn das vom Zeitaufwand her unmöglich ist – alles am liebsten selbst machen.
Der zweite Grund, nicht delegieren zu wollen, ist der, dass man den Aufwand scheut, die Aufgaben, die man übertragen will, zu erklären, zu überwachen und schließlich auch zu kontrollieren. In den wenigsten Fällen ist es tatsächlich so, dass es schneller geht, etwas selbst zu erledigen, als es in die Verantwortung anderer abzugeben.
Drittens ist da die Hürde, jemanden auszuwählen, der eine bestimmte Aufgabe übernehmen soll. Freiwillige melden sich nur selten. Auf sie zu warten kann das Projekt zum Scheitern bringen. Daher ist der Mut gefragt, gezielt die passenden Helfer im Team auszuwählen und ihnen die Aufgaben zu übertragen. Des Weiteren fürchten viele Projektmanager, dass es ihnen als Schwäche ausgelegt wird, um Hilfe zu bitten. Genau das ist jedoch die Aufgabe eines guten Managers.
Selbst Aufgaben, die der Projektmanager perfekt beherrscht, sollte dieser aus Zeitgründen häufig lieber abgeben. Man sollte sich als Verantwortlicher immer vor Augen halten, dass auch die spannenden Aufgaben nicht immer nur von einem selbst erledigt werden können.
Vertrauen ist essentiell
Dem Projektteam zu vertrauen, ist essentiell für das Gelingen des Projektes. Die Aufgabe des Projektmanagers liegt darin, die passenden Aufgaben den richtigen Personen zu übertragen. Wer sich in dieser Führungsposition nicht wohl fühlt, sondern lieber einen technischen Teilbereich selbst übernehmen würde, der sollte darüber nachdenken, ob Projektmanagement das richtige für ihn ist.
Auch den Gedanken, durch das Abgeben von Aufgaben würde man selbst überflüssig, sollte man schleunigst ablegen. Das Projekt kann nur funktionieren, wenn alle ihre zugewiesenen Aufgaben erfüllen – so auch der Projektleiter. Dabei kommt dem Projektmanager die Rolle des Leiters, des Delegierenden und desjenigen zu, der den Überblick behält. Wer sein Team gut kennt und die Schwächen und vor allem Stärken der Mitglieder einschätzen kann, der wird dem Projekt einen großen Mehrwert bringen.
Ein Projektmanager sollte zwar immer für das Team ansprechbar und erreichbar sein, aber nicht dazu neigen, bei den eigentlichen Aufgaben zu helfen. Dem Team mit Rat und Tat zur Seite zu stehen ist wichtig. Aber es ist ein schmaler Grat zwischen einem einfachen Tipp und dem Versuch, die Aufgabe am Ende doch irgendwie selbst zu erledigen. Hier ist Vorsicht geboten.
Delegieren will gelernt sein
Es gibt also Dutzende Gründe, warum das Delegieren in verschiedenen Situationen schwerfällt und man könnte immer einen Grund oder eine Rechtfertigung finden, um dann bestimmte Dinge doch selbst zu erledigen. Vieles liegt in der Persönlichkeit des Projektmanagers begründet, hier muss dieser selbst hart an sich arbeiten. Das meiste kann man jedoch erlernen und sich aneignen. Als Projektmanager ist es immer wichtig, sich vor Augen zu halten, dass das Führen des Teams die wichtigste Aufgabe ist. Wer das Team zu Höchstleistungen antreiben kann und das Projekt am Ende zum Erfolg führt, der kann mit Recht stolz auf sich sein, auch wenn oder eben gerade weil er oder sie es geschafft hat, die Aufgaben in eleganter und zielgerichteter Weise zu verteilen.
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