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Aussagekräftige Statusberichte verfassen

Aussagekräftige Statusberichte verfassen 04.08.2017 - Bei vielen Projekten, vor allem solchen, die eine gewisse Größe und Komplexität erreichen, fällt es nicht nur dem Projektmanager schwer, den Überblick zu behalten. Auch der Kunde oder Auftraggeber braucht Unterstützung dabei, wenn er sich kontinuierlich ein Bild der Geschehnisse machen will, doch dafür hat er den Projektmanager. Ihm fällt also die Aufgabe zu, den Kunden oder Bauherrn darüber zu informieren, wie der Stand des Projekts ist. Eine beliebte Methode sind Statusberichte, die meist monatlich, bei längeren Projekten oft auch trimestriell, erstellt werden. Die Berichte werden entweder in Papierform abgegeben oder auch ... Weiterlesen »
Aussagekräftige Statusberichte verfassen 04.08.2017 - Bei vielen Projekten, vor allem solchen, die eine gewisse Größe und Komplexität erreichen, fällt es nicht nur dem Projektmanager schwer, den Überblick zu behalten. Auch der Kunde oder Auftraggeber braucht Unterstützung dabei, wenn er sich kontinuierlich ein Bild der Geschehnisse machen will, doch dafür hat er den Projektmanager. Ihm fällt also die Aufgabe zu, den Kunden oder Bauherrn darüber zu informieren, wie der Stand des Projekts ist. Eine beliebte Methode sind Statusberichte, die meist monatlich, bei längeren Projekten oft auch trimestriell, erstellt werden. Die Berichte werden entweder in Papierform abgegeben oder auch vor einem Gremium präsentiert, müssen also auch noch in Form einer Folienpräsentation ausgearbeitet werden. Für das Projektmanagement bedeutet das einen erheblichen Mehraufwand. Umso wichtiger ist es also, dass diese Statusberichte auch ihr Ziel erreichen, also aussagekräftig und sinnvoll sind – schließlich möchte niemand eine Arbeit umsonst machen.

Inhalte des Statusberichts

Vor allem bei einem wirklich komplexen Projekt, das sich über mehrere Jahre erstreckt, ist es schwierig, pauschal zu erklären, „wie weit man ist“. Wichtig ist es nun, sich nicht in Details zu verlieren, auch wenn diese das Projekt spannend machen.
Für den Kunden ist das große Ganze wichtig. Der Bericht, egal ob schriftlich oder in einer Präsentation, sollte also möglichst kurz gehalten werden und nur die essentiellen Informationen liefern. Um sich nicht alle drei Monate erneut Gedanken über die Form machen zu müssen, sollte zu Anfang des Projekts eine Vorlage erstellt werden, in der die Kennzahlen und Informationen immer aktualisiert werden können. Zu Beginn eines jeden Statusberichts muss das Projekt noch einmal kurz mit seinen Grundlagen und Zielen vorgestellt werden. Schließlich muss den Statusbericht auch jemand verstehen, der sonst nicht weiter in das Projekt involviert ist. Grundlegende Informationen sind: wer ist der Kunde, wer der Projektmanager, wer die Berater und Ingenieure, wie heißt das Projekt und so weiter. Zudem muss jeder Statusbericht ein Budget mit dem aktuellen Stand enthalten, Projektressourcen nennen und Chancen wie Risiken kurz erläutern. Sinnvoll ist es auch, einen kurzen Abriss einzuflechten, der den Zeitplan zeigt und darüber informiert, was bisher geschehen ist. 

Status Quo des Projekts

Eines der wohl wichtigsten Ziele des Statusberichtes ist es, dem Kunden zu zeigen, dass das Projekt seinen geplanten Verlauf nimmt, dass das Projektmanagement gute Arbeit leistet und den Überblick hat und dass es keinen Grund zur Sorge gibt, weil Budget und Zeitplan sowie Qualitätsansprüche gewahrt werden. Auch gesetzt den Fall, dass dies nicht zutrifft, ist der Statusbericht wichtig, um dem Kunden zu erklären, warum es Probleme mit dem Budget oder Zeitplan gibt, wie das Projektmanagement damit umgeht und welche Entscheidungen daher vom Kunden erwartet werden. Ein Statusbericht muss immer neben den bisher erledigten Aufgaben auch kurz darauf eingehen, was gerade aktuell passiert. Zudem ist ein Ausblick auf die nächsten Schritte sinnvoll. 

Status und Entscheidungen

Wenn der Kunde darüber informiert wurde, was die anstehenden Schritte sind, ist das der richtige Zeitpunkt, um ihm noch einmal vor Augen zu halten, wie der tatsächliche Status des Projekts ist: Gibt es ein Problem oder geht alles nach Plan? In beiden Fällen muss der Kunde oder Bauherr aber gewisse Entscheidungen treffen, damit das Projekt zu einem positiven Abschluss gebracht werden kann. Der Statusbericht ist für den Projektmanager also immer eine Gelegenheit, Entscheidungen einzufordern. Müssen Prioritäten festgelegt oder Pläne freigegeben werden? Dann ist die Vorstellung des Statusberichtes wenn sie in einem Gremium der Entscheider und Verantwortlichen erfolgt, eine willkommene Gelegenheit. 

Tipps für einen guten Statusbericht

Eine beliebte Methode der Darstellung ist eine Ampel, die entweder grün, gelb oder rot zeigt. Sie kann auf sehr einfache Weise auf Probleme aufmerksam machen und sticht jedem ins Auge. Wer wenig Zeit hat, kann den Bericht durchgehen und nur dort genauer hinsehen, wo er eine rote Ampel findet, um die Probleme und Gefahren oder Handlungsbedarfe schnell zu erfassen. Daher sollte sich der Projektmanager auch nicht scheuen, eine Ampel auf Rot zu setzen, denn das bedeutet nicht, dass er in seiner Arbeit versagt hat. Es bedeutet nur, dass dringend etwas geschehen muss und dass ein Punkt große Aufmerksamkeit verlangt. Wenn die Ampel dann im nächsten Bericht wieder auf gelb oder grün steht, erkennt der Kunde, dass der Projektmanager seine Arbeit gut macht. Einzufordernde Entscheidungen sollten am Ende des Berichts möglichst konkret beschrieben sein. Die Alternativen sollten ziemlich ausführlich mit Vor- und Nachteilen aufgelistet werden, denn wenn die Entscheidung fällt, ist der Projektmanager vielleicht nicht dabei, um noch einmal nachzuhaken und auf Details hinzuweisen. Zudem ist eine kurze Zusammenfassung der letzten Entscheidungen auf der letzten Seite oder Folie sinnvoll.

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