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Aufwandschätzungen im Projektmanagement

Aufwandschätzungen im Projektmanagement 30.08.2017 - Im Projektmanagement ist das Abschätzen von Aufwänden ein zentraler und wichtiger Bestandteil. Oft hängen Erfolge im Projekt damit zusammen, wie gut oder schlecht der Aufwand bestimmter Aufgaben im Vorfeld abgeschätzt und eingeplant werden konnte. Nur wer in etwa absehen kann, welche Arbeitsaufwände auf wen zukommen, der kann darauf basierend fundierte Entscheidungen treffen und Ressourcen sowie Kosten vernünftig und zielführend einsetzen. Die Aufwandschätzung ist nicht nur dazu da Projekte, die sich nicht rentieren, frühzeitig zu erkennen und zu stoppen, sondern auch dazu, ... Weiterlesen »
Aufwandschätzungen im Projektmanagement 30.08.2017 - Verfahren zur Schätzung des Aufwandes im Projektmanagement

Im Projektmanagement ist das Abschätzen von Aufwänden ein zentraler und wichtiger Bestandteil. Oft hängen Erfolge im Projekt damit zusammen, wie gut oder schlecht der Aufwand bestimmter Aufgaben im Vorfeld abgeschätzt und eingeplant werden konnte. Nur wer in etwa absehen kann, welche Arbeitsaufwände auf wen zukommen, der kann darauf basierend fundierte Entscheidungen treffen und Ressourcen sowie Kosten vernünftig und zielführend einsetzen. Die Aufwandschätzung ist nicht nur dazu da Projekte, die sich nicht rentieren, frühzeitig zu erkennen und zu stoppen, sondern auch dazu, rentable Projekte auszumachen, um sie entsprechend zu fördern. Zum Schätzen des Aufwandes gibt es verschiedene Verfahren, die der Projektmanager anwenden und die er in einem Seminar erlernen und vertiefen kann. 

Die Rolle von Erfahrung und Wissen

Nicht alle Skills, die ein Projektmanager mitbringen muss, kann man in einem Seminar erlernen. Vieles beruht auf Erfahrung. Aber ein Seminar kann dem Manager die richtigen Tools an die Hand geben, mit denen das Projektmanagement leichter fällt und erfolgreich wird. Die meisten Projekte sind von Innovation geprägt. Man baut oder schafft nie genau dasselbe, was schon jemand anders geschaffen hat. In jedem Projekt steckt also immer etwas Neues, auf das eingegangen werden und das der Projektmanager auf der Basis seiner Erfahrungen einschätzen muss. Mit jedem Projekt werden Projektmanager in ihren Schätzungen besser und genauer. Doch auch ohne große Erfahrung helfen Logik und Verstand, Schätzungen realistisch zu gestalten. Dabei sollen folgende Methoden helfen. 

Der Top-Down Ansatz

Der Top-Down Ansatz ist eine Methode zur Aufwandschätzung im Projektmanagement. Bei dieser Methode wird das Gesamtbudget eines Projekts als Ausgangspunkt genommen und darauf basierend werden Teilprojekte, Teilabschnitte und einzelne Arbeitsschritte bewertet und analysiert, um das Budget und damit den Aufwand herunterzubrechen, also von Top (oben) nach Down (unten). Das Verfahren ist einfach und logisch aufgebaut. Leider sind Schätzungen, die auf dieser Methode beruhen, oft nicht ausreichend präzise. Meist scheitert der Ansatz daran, dass Budget und Arbeitsaufwand kaum proportional zusammenhängen und der Auftraggeber das Budget nicht auf die einzelnen Arbeitspakete heruntergebrochen hat. Ein Projektmanager mit wenig Erfahrung sollte also mit diesem Ansatz vorsichtig sein, um keine falschen Erwartungen zu wecken. 

Der Bottom-Up-Ansatz

Der Bottom-Up-Ansatz geht genau den entgegengesetzten Weg. Um von dieser Methode Gebrauch zu machen, ist mehr Aufwand erforderlich, aber die Ergebnisse sind oft verlässlicher und belastbarer. Beim Bottom-Up-Ansatz wird von der Detailplanung ausgegangen. Arbeitsabschnitte werden einzeln bewertet und dahingehend untersucht, wie viel Zeit und Ressourcen dafür vorgesehen werden müssen. Es müssen hierbei neben dem verfügbaren Personal auch Urlaubszeiten und andere Einschränkungen beachtet werden, um eine möglichst realistische Schätzung abgeben zu können. Für diese Planungen gibt es Software, die im Projektmanagement vor allem bei komplexen Projekten Einsatz findet. Der Projektmanager muss beim Bottom-Up-Ansatz mit den Verantwortlichen für die einzelnen Aufgaben eng zusammenarbeiten und von deren Erfahrung profitieren. Bei allen Arten von Schätzungen ist es wichtig, regelmäßig die Ergebnisse zu hinterfragen. 

Die Delphi-Methode

Die Delphi-Methode ähnelt dem Bottom-Up-Ansatz. Der Ausgangspunkt sind nämlich auch hier die einzelnen Arbeitspakete oder -abschnitte. Diese werden jedoch bei der Delphi-Methode einer Runde von Experten vorgelegt, die dann ihre Schätzungen für den Arbeitsaufwand abgeben. Der Vorteil dieser Methode ist, dass die Meinungen und Ideen verschiedener Experten oft ein sehr komplexes Bild eines Projekts zeichnen und vielfach Aspekte auftreten, die vom Projektmanager vorher nicht beachtet wurden. Bei der Delphi-Methode werden die Experten zunächst nach ihrer Einschätzung gefragt, dann werden die einzelnen Einschätzungen analysiert und in der Expertenrunde diskutiert, woraufhin die Experten die Gelegenheit erhalten, gegenseitig ihre Ansätze zu bewerten, bis eine stabile Schätzung entsteht, der alle mehr oder weniger zustimmen und bei der alle Aspekte gehört und beachtet wurden. Der Nachteil dieser Methode ist der hohe Aufwand und natürlich ist nicht für jedes Projekt eine Expertenrunde verfügbar. 

Schätzungen im Projekt platzieren

Im Grunde sind Schätzungen in jeder Projektphase wichtig. Schätzungen im Vorfeld eines Projekts sind natürlich deutlich ungenauer und grober als solche, die zu Beginn einer konkreten Phase abgegeben werden, wenn der Projektleiter schon tief im Geschehen steckt. Man kann davon ausgehen, dass die Schätzungen mit Fortschreiten des Projekts immer genauer werden, was die Planungssicherheit erhöht. Als guter Projektmanager muss man natürlich darauf achten, auch grobe Schätzungen möglichst realistisch zu gestalten, um nicht im Nachhinein zu sehr korrigieren zu müssen. In einem Seminar bei Ottmann und Partner kann man sich über die verschiedenen Ansätze informieren und lernen, diese anzuwenden. Sprechen Sie uns gerne an und wir beraten Sie, welches Seminar für Ihre Anforderungen das passende ist!

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Unsere Trainer sind von der Zertifizierungsstelle der IAPM zertifiziert und wissen, wovon Sie sprechen. In Trainer-Benchmarkings wurden sie seit 2001 stets als die besten Trainer für Projektmanagement bewertet.

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Dr. Roland Ottmann ist erfolgreicher Fachbuchautor, u.a. des Standardwerks "ProjektManager" und des von der IAPM als "Book of the Year" ausgezeichneten Grundlagenbuchs "Der nackte ProjektManager":
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