14.02.2018 -
Präsentationen sind aus dem heutigen Berufsleben eines Projektmanagers nicht wegzudenken. Jeder muss von Zeit zu Zeit etwas via PowerPoint vor einer Gruppe von Kunden, vor anderen Managern und Ingenieuren, vor Kollegen, einem Gemeinderat oder auch vor der Presse vorstellen. Nicht jeder fühlt sich in der Position des Vortragenden wohl. Daher sollte man sich, gerade wenn es eine ungeliebte Aufgabe ist, einige Tipps zu Herzen nehmen, um die Präsentation zu einem Erfolg werden zu lassen. Zunächst ist es wichtig, den Rahmen abzustecken.
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14.02.2018 -
Präsentationen sind aus dem heutigen Berufsleben eines Projektmanagers nicht wegzudenken. Jeder muss von Zeit zu Zeit etwas via PowerPoint vor einer Gruppe von Kunden, vor anderen Managern und Ingenieuren, vor Kollegen, einem Gemeinderat oder auch vor der Presse vorstellen. Nicht jeder fühlt sich in der Position des Vortragenden wohl. Daher sollte man sich, gerade wenn es eine ungeliebte Aufgabe ist, einige Tipps zu Herzen nehmen, um die Präsentation zu einem Erfolg werden zu lassen.
Tipps zur Vorbereitung
Zunächst ist es wichtig, den Rahmen abzustecken. Ermitteln Sie, wie viel Zeit Ihnen für Ihre Präsentation zur Verfügung steht und welche technischen Mittel im Präsentationsraum vorhanden sind. So können Sie Ihre Präsentation dem Rahmen anpassen und die Umstände vor Ort können Sie nicht plötzlich überraschen oder verunsichern. Stellen Sie zum Beispiel sicher, dass bei einem großen Raum ein Mikrofon zur Verfügung steht. Nehmen Sie Verlängerungskabel, VGA- und HDMI-Kabel mit, so dass Sie auf alles vorbereitet sind.
Nun geht es an die eigentliche Präsentation. Stellen Sie sich Ihr Publikum vor. Überlegen Sie vor allem, welchen Wissensstand in Bezug auf das Projekt und auch welche fachlichen Kenntnisse Sie bei Ihren Zuhörern voraussetzen können oder. Müssen Sie Fachbegriffe erläutern oder am Anfang noch einmal kurz das Projekt erklären? Ist das der Fall, dann widmen Sie die ersten Minuten der Präsentation diesen Dingen. Denken Sie immer daran, dass jemand, der keine ausreichenden Vorkenntnisse hat, dem Vortrag eventuell nicht folgen kann. Eine Möglichkeit ist außerdem, Eckdaten des Projekts bzw. des Themas oder nötiges Vorwissen noch einmal kurz zusammenzufassen und als Handout auszuteilen.
Prägnant und überraschend
Auch wenn das Thema komplex ist, sollte die oberste Prämisse lauten: Fassen Sie sich kurz. Lange ausschweifende Erklärungen und endlose Aneinanderreihungen von Fachwissen beeindrucken niemanden und hinterlassen nur gelangweilte Zuhörer. In der Regel kann man davon ausgehen, dass die meisten Menschen nicht viel länger als 30 Minuten einem Thema folgen können. Beschränken Sie sich also auf das Wesentliche, auf das, was die Zuhörer unbedingt wissen sollen. Gliedern Sie Ihren Vortrag in eine Einleitung, einen Hauptteil und einen Schluss. Zu Beginn wecken Sie das Interesse, indem Sie interessante Fragen aufwerfen. Im Hauptteil legen Sie Ihre Ergebnisse oder Ihre Argumentationskette dar. Bringen Sie am Ende des Vortrages noch einmal die wichtigsten Punkte aufs Parkett, denn das Ende einer Präsentation behalten die meisten Menschen am besten in Erinnerung. Nennen Sie erneut die Ziele, die Hauptargumente und die Schlussfolgerungen, die Sie gezogen haben.
Übersichtlichkeit und Klarheit
Während Sie Ihre Präsentation gestalten, prüfen Sie sie immer wieder unter dem Gesichtspunkt der Übersichtlichkeit und Klarheit. Jede Aussage sollte so klar und einfach wie möglich dargestellt sein. Benutzen Sie prägnante kurze Sätze, die Sie dann gegebenenfalls mündlich etwas weiter ausführen. Allzu viel Farbe, Soundeffekte und Einblenden mögen zeigen, wie fit Sie mit PowerPoint sind, aber sie lenken nur von den Inhalten ab. Vor allem im Bereich des Projektmanagements geht Klarheit über eine bunte und knallige Art der Präsentation. Wählen Sie nur einen Farbton in Abstufungen, also zum Beispiel ein helles und ein dunkles Grün, das Sie zusätzlich zu Schwarz und Weiß einsetzen. Entscheiden Sie sich für eine Schriftart und dabei für zwei Größen, um Ruhe in die Folien zu bringen. Verwenden Sie nur einfache Diagramme und prägnante Fotos. Überladen Sie die Folien nicht. Bedenken Sie, dass ein Zuschauer nicht gleichzeitig ein komplexes Diagramm verstehen und zuhören kann.
Professionell wirken
Üben Sie Ihren Vortrag mehrmals, bis er sitzt. Kommen Sie am Vortragstermin früh genug zum Ort der Präsentation und kümmern Sie sich in aller Ruhe darum, die Technik anzuschließen. Nutzen Sie die letzten Minuten, um zur Ruhe zu kommen. Begrüßen Sie die Zuhörer und lassen Sie sich ruhig ein wenig in Smalltalk verwickeln. Das vertreibt die Nervosität. Der Smalltalk hilft außerdem, die Zunge etwas zu lockern. Trinken Sie vor und während der Präsentation Wasser, damit Ihre Stimme nicht versagt. Halten Sie sich aufrecht während der Präsentation. Versuchen Sie, zu stehen, das wirkt souveräner als ein sitzender Redner. Gehen Sie gerne ein wenig hin und her und nutzen Sie auch Ihre Gestik. Arbeiten Sie mit den Armen, was allerdings nicht zu hektisch wirken sollte. Wenn Sie dazu neigen, hektisch zu gestikulieren, dann halten Sie einen Laserpointer oder Karteikarten in den Händen, um das zu verhindern. Suchen Sie den Blickkontakt zu den Zuhörern. Lächeln Sie. Vor allem am Ende des Vortrages sollten Sie eine positive Stimmung erzeugen, indem Sie motiviert klingen und lächeln. Heben Sie einen positiven Aspekt hervor oder geben Sie positive Zukunftsaussichten. Und schließlich sollten Sie natürlich auch etwa 10 Minuten einplanen, für eventuelle Fragen. Ermuntern Sie Ihre Zuhörer, Fragen zu stellen, denn die Diskussion kann hilfreich sein.
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