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E-Mails und ihre Vor- und Nachteile: Segen und Fluch im PM

E-Mails und ihre Vor- und Nachteile: Segen und Fluch im PM 14.12.2016 - Im Projektmanagement dreht sich im Grunde alles um Kommunikation. Da die modernen Methoden der Kommunikation heute essentieller Bestandteil des Projektmanagements sind, ist die E-Mail natürlich nicht mehr aus dem Berufsalltag der Projektmanager weg zu denken. Die E-Mail hat das Übermitteln von Informationen, Nachrichten, Plänen, Berichten und jeder Art von Daten so sehr vereinfacht, dass sie als Kommunikationsmethode den herkömmlichen Brief ersetzt hat. Doch auch wenn die E-Mail das Projektmanagement revolutioniert und verändert hat, halten Projektmanager weltweit nicht nur Lobreden auf diese Art der Datenübermittlung. Ist die E-Mail im Projektmanagement eher ein Segen oder ein Fluch? Oder vielleicht sogar beides? Weiterlesen »
E-Mails und ihre Vor- und Nachteile: Segen und Fluch im PM 14.12.2016 - Im Projektmanagement dreht sich im Grunde alles um Kommunikation. Da die modernen Methoden der Kommunikation heute essentieller Bestandteil des Projektmanagements sind, ist die E-Mail natürlich nicht mehr aus dem Berufsalltag der Projektmanager weg zu denken. Die E-Mail hat das Übermitteln von Informationen, Nachrichten, Plänen, Berichten und jeder Art von Daten so sehr vereinfacht, dass sie als Kommunikationsmethode den herkömmlichen Brief ersetzt hat. Doch auch wenn die E-Mail das Projektmanagement revolutioniert und verändert hat, halten Projektmanager weltweit nicht nur Lobreden auf diese Art der Datenübermittlung. Ist die E-Mail im Projektmanagement eher ein Segen oder ein Fluch? Oder vielleicht sogar beides?
 
Segen: Einfach, schnell und nachhaltig
 
Die E-Mail spielt heutzutage im Projektmanagement eine bedeutende Rolle. Die Vorteile und damit die Gründe, warum sich diese Kommunikationsmethode durchgesetzt hat, liegen auf der Hand. Per E-Mail kann jeder Projektmanager ohne Zeitverzögerung Informationen versenden. In vielen Situationen ist eine E-Mail einem Brief vorzuziehen, so zum Beispiel wenn eine Nachricht unverzüglich ankommen soll, weil Fristen eingehalten werden müssen und jeder einzelne Tag Verzögerung finanzielle Folgen hat. Oft ist eine E-Mail auch einem Telefonat vorzuziehen, nämlich dann, wenn das Gesagte schriftlich dokumentiert werden und verschiedene Zeugen die Informationen erhalten sollen. Per E-Mail können kostenneutral große Datenmengen, Pläne, Fotos und Berichte versendet werden. Der Projektmanager kann innerhalb von Sekunden alle Projektbeteiligten auf denselben Informationsstand bringen, Pläne zur Prüfung versenden, Zeichnungen zur Veranschaulichung übermitteln oder mittels Fotos eine Situation auf der Baustelle unmissverständlich verorten und erklären. Das Beste an der elektronischen Übermittlung der Daten ist die Tatsache, dass nichts ausgedruckt werden muss. Auch dies spart allen Beteiligten enorme Kosten.
 
Fluch: Informationen im Überfluss
 
Aber so hilfreich und praktisch das Versenden von E-Mails im Projektmanagement auch ist, so hat doch alles zwei Seiten. E-Mails können für Stress sorgen, vor allem bei großen Projekten, bei denen buchstäblich hunderte von E-Mails jeden Tag anfallen. Die Tatsache, dass so viele Informationen verschickt werden, kann zu enormem Druck führen, weil der Sender einer E-Mail immer davon ausgeht, dass alle Empfänger die E-Mail und ihre Anhänge gelesen, zur Kenntnis genommen und verstanden haben. Als Empfänger von hunderten von E-Mails pro Woche und manchmal sogar pro Tag, ist man also immer im Verzug und man schafft es im Grunde nie, auf dem Kenntnisstand zu sein, der vom Versender erwartet wird. Fast jeder kennt die Situation, in der jemand anderes behauptet, eine Information schon vor Tagen versendet zu haben aber man hat die E-Mail übersehen, irgendwo abgespeichert oder einfach noch nicht geöffnet. In vielen Fällen muss man sich eingestehen, dass der andere Recht hat und man selbst die Informationen übersehen hat. Wer hunderte von E-Mails pro Woche erhält, der muss sich ein effizientes Ablagesystem überlegen, um den Überblick zu behalten. Auch benötigt ein Projektmanager viel Speicherplatz, um alle im Rahmen eines Projektes empfangenen E-Mails und Anhänge aufzubewahren.
 
Zeitdruck durch E-Mails
 
Seit es die E-Mail gibt wird vom Projektmanager immer erwartet, dass er direkt antwortet, weil er ja stets und ständig Zugang zu seinen Nachrichten hat. Sich selbst nicht zu sehr unter Druck zu setzen und sich jeden Tag zu festen definierten Zeiten an seine E-Mails zu setzen, ist eine Strategie, die durchaus vertretbar ist. Niemand kann verlangen, dass jeder immer online ist. Beim Durchgehen der E-Mails ist es wichtig, sie alle zumindest querzulesen, damit man nichts Wichtiges verpasst. Auch wenn der Projektmanager nicht jeden Anhang öffnet, muss er doch zumindest zur Kenntnis nehmen, dass zum Beispiel der Architekt der ausführenden Firma einen Detailplan geschickt oder der Sicherheitskoordinator schon zweimal per E-Mail darauf hingewiesen hat, dass ein zusätzliches Geländer angebracht werden muss. Oft hilft es auch, zwischen dem Erhalt einer E-Mail und dem Beantworten ein paar Stunden oder auch Tage vergehen zu lassen, vor allem, wenn es sich um problematische und emotional geladene Themen handelt.
 
Kurz und bündig?
 
Jeder Projektmanager kennt diese Menschen, die immer gleich einen ganzen Roman schreiben, statt einfach in wenigen Sätzen mitzuteilen, worum es sich handelt. Im Projektmanagement hat man oft mit anderen Projektbeteiligten zu tun, die ebenso viele E-Mails erhalten wie man selbst. Daher ist es wichtig, besonders als Projektmanager mit gutem Beispiel voran zu gehen, die Informationen auf den Punkt zu bringen und effizient Daten zu übermitteln. Die Betreffzeile kann oftmals darüber entscheiden, ob der Empfänger die E-Mail für wichtig erachtet oder sie im Eifer des Gefechts untergeht. In der Betreffzeile sollte immer die Projektbezeichnung sowie das knapp formulierte Thema genannt werden. Im Projektmanagement kommt es auch darauf an, den Überblick über den Informationsfluss im Projekt zu behalten. Das Projektmanagement kann sehr erleichtert werden, wenn die erhaltenen E-Mails gut strukturiert und sortiert sind, um jederzeit auf eine komplette Datenbank zurückgreifen zu können. Durch die Suchfunktionen und Markierungsmöglichkeiten in den gängigen E-Mailprogrammen kann vieles erleichtert werden.

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