12.04.2018 -
Viele Dinge, die komplex sind, sind gleichzeitig kompliziert, im alltäglichen Sprachgebrauch werden beide Worte sogar teils synonym gebraucht. Aber als Projektmanager sollte man sich den Unterschied zwischen Komplexität und Kompliziertheit deutlich bewusst machen, denn oft entscheidet dieser feine Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg eines Projekts. Der Job des Projektmanagers liegt quasi darin, das Komplexe dahingehend zu "entwirren", dass alle Beteiligten - oder wenigstens der Projektmanager selbst - die Strukturen und Prozeduren erfassen kann, ohne unnötigen Komplikationen zu begegnen. Dazu brauchen Projektmanager einen gewissen Sinn für Logik, für Strukturen und Zusammenhänge sowie für komplexe Systeme und Synergien.
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12.04.2018 -
Viele Dinge, die komplex sind, sind gleichzeitig kompliziert, im alltäglichen Sprachgebrauch werden beide Worte sogar teils synonym gebraucht. Aber als Projektmanager sollte man sich den Unterschied zwischen Komplexität und Kompliziertheit deutlich bewusst machen, denn oft entscheidet dieser feine Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg eines Projekts. Der Job des Projektmanagers liegt quasi darin, das Komplexe dahingehend zu "entwirren", dass alle Beteiligten - oder wenigstens der Projektmanager selbst - die Strukturen und Prozeduren erfassen kann, ohne unnötigen Komplikationen zu begegnen. Dazu brauchen Projektmanager einen gewissen Sinn für Logik, für Strukturen und Zusammenhänge sowie für komplexe Systeme und Synergien. Nur wer sich ständig mit einem komplexen Projekt befasst und einzelne Komponenten daraus erkennen und untereinander in ein Verhältnis setzen kann, behält den Überblick über den Zeitplan, das Budget und das Projekt im Ganzen. Keine leichte, aber eine spannende Aufgabe!
Komplexität und Kompliziertheit sind subjektiv
Um über Komplexität nachzudenken, hilft es vielleicht, eine Definition heranzuziehen. Komplexität liegt dann vor, wenn sich ein System – oder in unserem Fall ein Projekt – nicht durch die Eigenschaften seiner Einzelteile bestimmen oder vorhersagen lässt. Komplex ist ein Projekt also immer dann, wenn viele verschiedene Komponenten zusammenspielen und diese Zusammenhänge neue Eigenschaften ergeben. Das trifft sicher auf die meisten Projekte zu, mit denen sich Projektmanager beschäftigen. Der Grad an Komplexität und auch an Kompliziertheit kann sehr unterschiedlich sein aber von unterschiedlichen Betrachtern auch unterschiedlich empfunden oder eingestuft werden. Manche Menschen betrachten schon ein Rezept für Lasagne als komplex. Andere empfinden Komplexität erst in der Relativitätstheorie. Wie immer liegt der Normalfall wohl irgendwo dazwischen. Ziel des Projektmanagements ist es aber auf jeden Fall, die Relativitätstheorie so gut zu erklären und zu managen, dass sie wie ein Lasagne-Rezept wirkt.
Visualisierung und Herunterbrechen von Komplexität
Für den Projektmanager zählt also der Umgang mit komplexen Gegebenheiten zu den Knackpunkten seiner Arbeit. Ein erster Schritt hin zum Erfassen und Verstehen von komplexen Systemen ist die Visualisierung. Oft beginnt man mit einem Diagramm oder einer Übersicht, die versucht, das Projekt in verschiedene Phasen zu unterteilen. Neben den Phasen gibt es auch Bereiche. Die Unterteilung auf der Zeitschiene reicht meist nicht aus, um ein wirklich komplexes Projekt darzustellen. Zur Unterteilung in Bereiche und Fachgebiete gesellt sich dann auch die personelle Frage, denn viele Projektbeteiligte tauchen nur während einer bestimmten Phase in einem ganz bestimmten Teilbereich des Projekts auf. Für diese Beteiligten ist es letztendlich überhaupt nicht wichtig, die Komplexität zu erfassen und das gesamte Projekt zu sehen. Hier ist der Projektmanager gefragt, der diesen Beteiligten zum richtigen Zeitpunkt die richtigen Informationen oder Arbeitsschritte abverlangen muss. Hat der Projektmanager sein Projekt bis ins Detail durchdacht und ergründet, wird ihm dies nicht schwerfallen. Ein wichtiger Aspekt ist die Visualisierung auch für den Kunden oder den Nutzer des Projektes. Dieser muss notgedrungen das komplexe Projekt verstehen und der Projektmanager muss es ihm so gut wie möglich verständlich machen. Hier darf die Kompliziertheit der Komplexität nicht im Wege stehen. Vielfach müssen Sachverhalte vereinfacht dargestellt werden, um wichtige Entscheidungen zeitgerecht zu erhalten.
Schwierigkeiten im Komplexitätsmanagement
Damit Komplexität nicht kompliziert wird, müssen einige Punkte beachtet werden. Zu den häufigen Fehlerquellen gehört die Situationsanalyse. Diese sollte in ihrem Umfang der Komplexität des Projektes angemessen sein: Nehmen Sie sich Zeit für die Analyse der Situation, der Aufgabe und des Ziels. Auch unter hohem Zeitdruck sollte diese Analyse nicht zu kurz kommen, denn Zusammenhänge, die von Anfang an nicht erkannt oder unterschätzt werden, stellen später Fehlerquellen dar. Zudem ist es wichtig, vernetzt zu denken. Bei jedem Schritt sollte nicht nur die Auswirkung auf das Projekt selbst, sondern auch auf das Umfeld und auf andere Akteure beachtet werden. Nur wer ganz bewusst über den Tellerrand blickt, kann komplexe Zusammenhänge erkennen. Dabei hilft es, sich eine Liste der zu betrachtenden Sachverhalte zu erstellen und diese regelmäßig durchzugehen. Tritt ein Problem auf, sollte der Projektmanager darauf achten, dass sich die Beteiligten nicht auf die Suche nach einem Schuldigen sondern nach einer Lösung begeben. Schuldzuweisungen führen selten zu einem zufriedenstellenden Ergebnis. Hinterfragen Sie als Manager immer wieder Ihre Methoden und Vorgehensweisen. Nehmen Sie sich mindestens einmal im Monat Zeit, um eine neue Situationsanalyse zu starten. Seien Sie flexibel und lassen Sie sich auch kühne Ideen mindestens einmal durch den Kopf gehen. Die von Ihnen bevorzugte Methode ist sicher nicht die einzige und auch nicht die einzig zielführende. Aber auch wenn Sie Ihre Methoden hinterfragen und neue Wege in Betracht ziehen, ist es meist hinderlich für das Projekt, wenn an kritischen Punkten zu radikale Entscheidungen getroffen werden. Manche Kunden neigen dazu, bei Problemen das komplette Projektteam auszutauschen. Bedenken Sie, dass dies sehr viel Zeit kostet, weil neue Projektbeteiligte das Projekt auch erst einmal kennen lernen müssen. Vor allem bei komplexen Projekten führt das oft zu einer Verkomplizierung.
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