26.04.2018 -
Wenn jemand mehrere Aufgaben gleichzeitig erledigt, dann bezeichnen wir das als Multitasking. Der Begriff wird sowohl im Privaten verwendet, wenn also beispielsweise jemand gleichzeitig eine Zeitung überfliegt, die Zähne putzt und dabei das Abendessen vorbereitet, als auch im beruflichen Umfeld, wenn zum Beispiel ein Projektmanager gleichzeitig mit mehreren Projekten betraut ist. Während die Person, die Zahnbürste, Zeitung und Kochen gleichzeitig handeln kann, ohne dabei durcheinander zu kommen, eigentlich nur Vorteile vom Multitasking hat, gibt es auch negative Auswirkungen des Multitaskings.
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26.04.2018 -
Wenn jemand mehrere Aufgaben gleichzeitig erledigt, dann bezeichnen wir das als Multitasking. Der Begriff wird sowohl im Privaten verwendet, wenn also beispielsweise jemand gleichzeitig eine Zeitung überfliegt, die Zähne putzt und dabei das Abendessen vorbereitet, als auch im beruflichen Umfeld, wenn zum Beispiel ein Projektmanager gleichzeitig mit mehreren Projekten betraut ist. Während die Person, die Zahnbürste, Zeitung und Kochen gleichzeitig handeln kann, ohne dabei durcheinander zu kommen, eigentlich nur Vorteile vom Multitasking hat, gibt es auch negative Auswirkungen des Multitaskings. Vor allem im Projektmanagement kann die Tatsache, dass viele Projekte parallel laufen, ohne dass Aufgaben abgeschlossen werden können, negative Auswirkungen auf Effizienz und Qualität der Arbeit haben.
Studie zum Multitasking im Projektmanagement
Die Hochschule Koblenz hat bereits 2016 mit Unterstützung des Unternehmens VISTEM und unter der Leitung von Professor Komus eine Studie zu diesem Thema durchgeführt, welche die Ursachen und Wirkungen von Multitasking im beruflichen Umfeld untersucht hat. Insgesamt haben 500 Projektmanager aus sehr unterschiedlichen Bereichen und Branchen daran teilgenommen. Grundlage der Studie war eine allgemeine Diskussion, die negative Auswirkungen von Multitasking im Projektmanagement behandelt hat. Da es aber kaum fundierte Studien zu diesem Thema gab, legte Professor Komus seine Untersuchung breit gefächert an. In der Studie sollte es also zunächst darum gehen, einen Status Quo zu ermitteln und im Folgenden die Möglichkeiten und Potentiale zu ermitteln. Zu den Managern, die an der Studie teilgenommen haben, gehörten Projektleiter, Führungspersonen in Projektmanagementagenturen, Portfoliomanager, Bereichsleiter für Produktion, Entwicklung, Forschung oder Vertrieb sowie Geschäftsführer, die in ihrem Unternehmen mehrere Projekte gleichzeitig leiten. Diese Personengruppe hat gemeinsam, dass sie alle in einer sogenannten Multiprojektumgebung arbeiten und tagtäglich mit unterschiedlichen Projekten beschäftigt sind.
Neue Herausforderungen für Projektmanager
Im Gespräch mit den verschiedenen Projektmanagern und Projektleitern konnte zunächst einmal festgestellt werden, dass der Zwang zum Multitasking die Menschen vor sehr unterschiedliche Herausforderungen stellt. Während manche Persönlichkeitstypen sich mit der Situation arrangieren und an den Aufgaben wachsen, die ihnen gestellt werden, leiden andere Personen unter der Tatsache, dass sie keine ihrer Aufgaben sorgfältig abschließen können. Das Multitasking im Projektmanagement bedeutet für die Betroffenen, dass sie den ganzen Tag über mit Unterbrechungen rechnen und leben müssen. Aufgaben bleiben oft Stunden oder Tage liegen, bevor man sich ihnen wieder widmen kann. Prioritäten wechseln kontinuierlich, müssen neu bewertet und geändert werden. Von Projektmanagern wird ein enormes Maß an Flexibilität, Kreativität und vor allem ein gutes Gedächtnis oder eben eine perfekte Organisation gefordert. Das liegt nicht jedem.
Erkenntnisse der Studie
80% der befragten Projektmanager gaben an, dass Multitasking für sie vor allem bedeutet, dass sie stets und ständig mit Änderungen, neuen Zielen und Arbeitsunterbrechungen rechnen müssen. Nur 10% der Teilnehmer der Studie waren der Meinung, dass die kontinuierlichen Unterbrechungen die Qualität ihrer Arbeit nicht negativ beeinflussen würden. Eine kleine Minderheit von nur 2% der Befragten schafft es im Arbeitsalltag, sich konzentriert einer Aufgabe zu widmen, bevor sie die nächste in Angriff nehmen. Die allermeisten Manager haben also einen sehr bewegten und wenig planbaren Arbeitstag, der die optimale Bearbeitung einzelner Aufgaben erschwert. Etwa drei Viertel der Manager bestätigten, dass sie ihre Projekte oft nur unzureichend vorbereiten können und damit im Projektverlauf einen nicht unerheblichen Mehraufwand haben. 70% der Teilnehmer der Studie hadern mit stetig wechselnden Prioritäten und bemängeln die Tatsache, dass sie sich auf kaum eine einmal festgelegte Strategie oder ein Ziel verlassen können. Hinzu kommen Verzögerungen im Projekt. Von einem Projektmanager wird erwartet, dass er sich jeden Tag neu ins Arbeitsumfeld einfügen, seine Prioritäten flexibel ändern und anpassen kann und dabei dennoch so leistungsfähig wie möglich ist. Damit können nicht viele problemlos umgehen.
Mehr Multitasking statt weniger?
Multitasking hat, wenn es zur Pflicht wird, da ein Arbeitspensum sonst nicht zu bewältigen ist, also oft mehr negative als positive Auswirkungen. Die allermeisten Menschen haben Konzentrationsschwierigkeiten, wenn sie ständig unterbrochen werden. Sie finden es zudem schwer, sich täglich mit neuen Prioritäten vertraut zu machen. Das ist nur menschlich, denn wir verlassen uns gerne auf bestimmte Parameter, um in einer sicheren Umgebung zielgerichtet zu arbeiten. Als Projektmanager muss man sich aber nun mit dieser neuen Arbeitsweise und den neuen Anforderungen des agilen und oft auch verwirrenden Managements auseinandersetzen und anfreunden. Die Studie hat aber auch ergeben, dass viele Manager, auch wenn sie selbst sich mit mehreren Projekten parallel beschäftigen, es bevorzugen, dass ihre Teammitglieder und Mitarbeiter die Chance bekommen, sich auf ihre jeweiligen Aufgaben mehr oder weniger ungehindert zu konzentrieren. Schließlich wissen sie, dass dann die besten Ergebnisse zu erwarten sind. Etwa ein Viertel der Teilnehmer der Studie gaben an, dass sie bei Projekten mit einem hohen Anteil an Multitasking durchschnittlich etwa 25% mehr Zeit benötigen und mit Qualitätseinbußen gerechnet werden muss.
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