14.12.2018 -
Nur wenige Projektmanager konzentrieren sich auf ein einziges großes Projekt. Die meisten betreuen mehrere Projekte, die parallel ablaufen und um die sie sich gleichzeitig kümmern müssen. Das nennt man Multiprojektmanagement und ist für viele Projektmanager der Alltag. Einige Knackpunkte beim Handling von mehreren Projekten sind das Ressourcenmanagement, die Koordination von Mitarbeitern und Ressourcen, die Prioritätensetzung, die Budgetverwaltung und das Zeitmanagement.
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14.12.2018 -
Nur wenige Projektmanager konzentrieren sich auf ein einziges großes Projekt. Die meisten betreuen mehrere Projekte, die parallel ablaufen und um die sie sich gleichzeitig kümmern müssen. Das nennt man Multiprojektmanagement und ist für viele Projektmanager der Alltag. Einige Knackpunkte beim Handling von mehreren Projekten sind das Ressourcenmanagement, die Koordination von Mitarbeitern und Ressourcen, die Prioritätensetzung, die Budgetverwaltung und das Zeitmanagement. Mit diesen Herausforderungen umzugehen, erfordert besondere Aufmerksamkeit. Es gibt aber einige Tricks und Tipps, um im Multiprojektmanagement erfolgreicher zu sein.
Problemstellungen im Multiprojektmanagement
Die Risiken beim Multiprojektmanagement liegen vor allem in den Überraschungen, die in den einzelnen Projekten auftreten. Den Überblick zu verlieren ist im Multiprojektmanagement leichter, als wenn man sich nur einem Projekt widmen muss. Im Grunde sind die Risiken und Herausforderungen allen Projektmanagern bekannt, nur dass sie sich summieren und sich die verschiedenen Projekte auch noch gegenseitig beeinflussen. Eine Terminverschiebung hat möglicherweise nicht nur Konsequenzen für das betroffene Projekt, sondern vielleicht auch für weitere.
Tipp Nummer eins lautet daher: Verschaffen Sie sich von Anfang an einen guten Überblick. Das ist oft leichter gesagt als getan. Sie benötigen dazu in jedem Fall eine zentrale, gut strukturierte Datenbasis. Legen Sie eine Projektliste an mit einer dazu passenden Ressourcenübersicht, einer Risikoanalyse und Budgetübersichten. Legen Sie vor allem auch eine Art Kurzübersicht an, in der Sie zentrale Punkte notieren und den Projektstatus regelmäßig aktualisieren, so dass Sie stets erkennen können, in welchem Projekt gerade eine heiße Phase ansteht. Das hilft Ihnen beim Setzen von Prioritäten und dabei, das Managen der einzelnen Projekte wiederum als Projekt zu betrachten.
Tools für das Multiprojektmanagement
Projektmanagementtools einzusetzen ist im Multiprojektmanagement unabdingbar, alleine schon, um Ihre eigenen und Fremd-Ressourcen zwischen den einzelnen Projekten aufzuteilen. Außerdem lohnt es sich, eine Prioritätenliste anzufertigen. Diese kann so aussehen, dass die verschiedenen Projekte einmalig nach ihrer Wichtigkeit oder Dringlichkeit unterteilt werden. Je nach Branche kann es sinnvoll sein, die hochprioritären Projekte zuerst abzuschließen und ihnen die meisten Ressourcen zuzuteilen. In anderen Branchen, wie zum Beispiel in der Baubranche ist es jedoch meist so, dass jedes Projekt seinen eigenen Zeitplan hat. In diesem Fall muss für jedes Projekt die kritische Phase definiert werden, in der das Projekt prioritär gehandhabt werden muss. So ergibt sich beim Übereinanderlegen der verschiedenen Projektplanungen eine Matrix, aus der hervorgeht, in welchem Monat welches Projekt vorrangig behandelt werden muss. Je nach Prioritäten und Ressourceneinsatz lassen sich kritische Phasen vielleicht verkürzen, konzentrieren oder verschieben, so dass immer genug Kapazitäten für die wichtigen Aufgaben bleiben.
Kapazitätsplanung fürs Multiprojektmanagement
Sie kennen Ihre Mitarbeiter und Ihr Team am besten, daher obliegt es auch Ihnen, die Ressourcenplanung durchzuführen. Die Kapazitäten strategisch zu planen erfordert etwas Fingerspitzengefühl. Natürlich müssen Sie die Fertigkeiten Ihrer Mitarbeiter genau kennen und auch einschätzen können, aber Sie müssen auch darauf achten, dass die Chemie in den einzelnen Teams stimmt. Vor allem in stressigen Zeiten, in denen sich gerade zwei oder mehr Projekte in einer kritischen Phase befinden, dürfen Sie nicht riskieren, dass unglücklich zusammengesetzte Teams für Zeitverzögerungen oder Missverständnisse sorgen. Werden die nötigen Kapazitäten nicht bereitgestellt, ergeben sich weitreichende Verzögerungen, die sich von einem Projekt auf alle anderen auswirken können. Das wiederum kann zu Budget-Engpässen führen, weil Aufgaben länger dauern oder nicht zufriedenstellend erledigt werden können. Und denken Sie immer auch daran, dass sich Ihr Koordinationsaufwand verringert, wenn Sie von Anfang an auf die Abstimmung der Ressourcen achten. Zudem werden sich unzufriedene Kunden natürlich an Sie wenden, was erneut Zeit, Geld und Nerven kostet. Eine gute und umfassende Kapazitätsplanung in Form einer Matrix oder Tabelle ermöglicht es Ihnen, präzise zu evaluieren, wann Sie welche Kapazitäten für neue Projekte frei haben. Es kann helfen, die Mitarbeiter und Teammitglieder regelmäßig gezielt nach ihren Kapazitäten zu befragen. Hören Sie Ihrem Team zu und lassen Sie sich bestätigen, dass die Kapazitäten gut ausgenutzt werden oder im Falle des Falles lassen Sie sich mitteilen, dass es Engpässe und Risiken gibt – so können Sie schnell reagieren und Unheil abwenden.
Projektübergreifende Budgets?
Je nachdem in welcher Branche Sie tätig sind, haben Sie die Möglichkeit, eine projektübergreifende Budgetplanung zu machen. Dabei sind Sie immer auf die Daten angewiesen, die aus den einzelnen Budgets der einzelnen Projekte fließen. Erleichtern Sie sich diese Aufgabe, indem Sie die Daten auf automatisierte Weise übertragen lassen. Die Synchronisierung muss in Echtzeit erfolgen, damit monatliche oder auch wöchentliche Statistiken, Rechnungen und Reportings erstellen können. Am besten nutzen Sie ein Tool für alles, was Budgetplanung betrifft. Schnittstellen zwischen Programmen können sonst möglicherweise ein Hindernis darstellen.
Fazit: Multiprojektmanagement ist was für Organisationstalente
Als Fazit lässt sich ziehen, dass alle Regeln, die im Projektmanagement gelten, im Multiprojektmanagement gleich noch wichtiger sind. Es sind die Fähigkeiten von Organisationstalenten gefordert. Mit den Budgets, Plänen, Zeitplänen und Ressourcen zu jonglieren ist nicht immer einfach und erfordert oft auch etwas Flexibilität, Spontaneität sowie die Fähigkeit, schnell gute Entscheidungen zu treffen. Wer es schafft, den Überblick zu behalten, seine Projekte sorgfältig gegeneinander abzuwägen und die Prioritäten sinnvoll zu setzen, der wird es schaffen, alle Kunden zufrieden zu stellen.
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