08.03.2019 -
In fast allen Projekten ist man als Projektmanager gezwungen, sich mit verschiedensten Charakteren und Persönlichkeiten auseinanderzusetzen. Nicht selten werden einem neue Teammitglieder und Mitarbeiter aus den unterschiedlichsten Branchen und von verschiedenen Unternehmen „vor die Nase gesetzt“. Und nun hat man die Aufgabe, aus wild zusammen gewürfelten Menschen ein funktionierendes Projektteam zu machen, das das jeweilige Projekt zeitgerecht und auf die bestmögliche Weise zu Ende bringt.
Weiterlesen »
08.03.2019 -
In fast allen Projekten ist man als Projektmanager gezwungen, sich mit verschiedensten Charakteren und Persönlichkeiten auseinanderzusetzen. Nicht selten werden einem neue Teammitglieder und Mitarbeiter aus den unterschiedlichsten Branchen und von verschiedenen Unternehmen „vor die Nase gesetzt“. Und nun hat man die Aufgabe, aus wild zusammen gewürfelten Menschen ein funktionierendes Projektteam zu machen, das das jeweilige Projekt zeitgerecht und auf die bestmögliche Weise zu Ende bringt. Kaum ein Unternehmen hat für seine Projekte alle nötigen Fachkräfte auf Abruf gut eingespielt unter einem Dach. Daher ist es absolut üblich, externe Mitarbeiter für verschiedene Aufgaben einzubinden. Abgesehen davon, dass es eine Herausforderung für jeden Projektmanager darstellt, die Ideen, Fertigkeiten und das Know-how in einem diversen Team zu einer perfekten Zusammenarbeit zusammen zu führen, ist es auch jedes Mal wieder spannend, ob und wie die festen Mitarbeiter mit externen, neu hinzugezogenen zurechtkommen und ob sie erfolgsorientiert zusammen zu arbeiten.
Wer sind „die Externen“?
Als Externe bezeichnet man in der Regel alle, die nicht im eigenen Unternehmen arbeiten. Meist hat das jeweilige Unternehmen eine gewisse Anzahl an Mitarbeitern, die an jedem Unternehmensprojekt mitarbeiten. Sie bilden den Grundstock, übernehmen die wichtigen täglichen Arbeiten. Die Basis des Projektes bilden sie. Externe kommen dann aus den verschiedensten Fachrichtungen und erfüllen ganz gezielt ganz spezielle Aufgaben. Denken Sie zum Beispiel an Akustiker, an Brandschutzexperten, an Manager, die Änderungsprozesse anstoßen und etablieren sollen, an Designer und Entwickler, die für ein ganz bestimmtes Projekt engagiert werden, um eine temporäre oder auch thematisch eng eingegrenzte Aufgabe zu erfüllen. Woher die externen Mitarbeiter kommen, ist letztendlich unerheblich für das laufende Projektmanagement. Manche Unternehmen entscheiden sich dafür, Personal "auszuleihen" oder einfach einen Projektvertrag abzuschließen, so dass die Externen für ein paar Wochen oder Monate Teil des Unternehmens werden. Ebenso üblich ist es allerdings auch, die Externen über einen Vertrag nur mit einer bestimmten Aufgabe zu betrauen. Beim Akustiker wird zum Beispiel eine Akustikstudie für ein bevorstehendes Projekt beauftragt, die dann ins Projekt eingebunden wird. Im Vertrag gibt es die Möglichkeit, den Akustiker nach einer gewissen Zeit für eine weiterführende Studie zu beauftragen oder auch am Ende des Projekts noch einmal mit einem Abschlussbericht zu betrauen. Ansonsten aber führt der Akustiker einfach seine Studie durch, besucht drei oder vier der Projektsitzungen, wird später noch einige Male angerufen, um nähere Erklärungen abzugeben, ist aber ansonsten nicht in das Projekt eingebunden. Externe können selbstständig oder auch fest bei einem anderen Unternehmen oder Ingenieurbüro angestellt sein. Es gibt Freiberufler, Unternehmensberater, outgesourcte Mitarbeiter, ehemalige Mitarbeiter, die kurzfristig aus dem Ruhestand zurückgerufen werden, Experten von Unis oder auch von Firmen, Künstler oder Studenten mit einer bestimmten Spezialisierung oder auch ehrenamtliche Berater.
Vor- und Nachteile der Beauftragung von Externen
Einer der Vorteile ist auf jeden Fall die hohe Flexibilität, die man bei der Erstellung von Verträgen hat. Externe Mitarbeiter können für eine frei zu definierende Projektdauer engagiert werden, für vier Stunden pro Woche oder auch für sechs Monate am Stück oder auch einfach auf Abruf auf Stundenbasis. Man kann die Verträge genauso gestalten, wie man sie braucht und hat keinerlei Verpflichtung, die externen Mitarbeiter darüber hinaus zu beschäftigen. Allein dieser Vorteil ist es schon, der diese Variante attraktiv macht, weil die speziellen und spezialisierten Skills der Externen einfach nur für eine kurze Zeit punktuell gebraucht werden. Die Tatsache, dass Externe nicht um ihren Job fürchten müssen, kann ein Vor- und ein Nachteil sein. Manchmal kommt es wohl vor, dass sie vor zu schwierigen Aufgaben auch kapitulieren und nach dem nächsten Projekt Ausschau halten. Richtig ist aber auch, dass ihre Unabhängigkeit es ihnen erlaubt, außerhalb der Box zu denken. Oft scheuen sie sich weniger, unkonventionelle Ideen zu äußern und problematische Aspekte anzusprechen, eben weil sie von außen kommen und anders auf die Firmeninterna blicken als eigene Mitarbeiter. Dabei kann hin und wieder eine wirklich gute Idee kommen, auch wenn sie Kritik beinhaltet.
Als Nachteil muss die Tatsache genannt werden, dass Externe immer ein Stück weit ein Sicherheitsrisiko darstellen. Firmeninterna werden an Außenstehende weitergegeben, weil man auf deren Know-how angewiesen ist und natürlich interne Informationen mit ihnen teilen muss. Dies ist jedoch eher bei sensiblen Projekten in bestimmten Bereichen ein Problem. Ein weiterer Nachteil ist der, dass externe Mitarbeiter nur punktuell eingebunden werden und daher möglicherweise weniger Motivation für das Projekt mitbringen, als wenn es "ihr eigenes" Projekt wäre. Sie sind und bleiben extern und empfinden nicht das Zugehörigkeitsgefühl, das in einem gut funktionierenden Unternehmen die Mitarbeiter antreibt.
Externe bringen also neue Ideen ein, frischen Wind ins Projekt. Sie bringen Know-how mit und geben punktuell Input. Die Kunst oder die Herausforderung für jeden Projektmanager ist es schließlich, ein ausgewogenes Maß zwischen festen Projektteammitgliedern und externen Experten zusammenzustellen. Externe sollte man wie scharfe Gewürze einsetzen: nicht zu viel davon, aber eben doch hie und da, wo es nötig ist. So können sie ihren Beitrag zum Team leisten, ohne das Team zu beeinflussen.
« Alle Beiträge