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Budgetabweichungen rechtzeitig erkennen mit der Kostentrendanalyse

Budgetabweichungen rechtzeitig erkennen mit der Kostentrendanalyse 02.07.2019 - Die Kostentrendanalyse ist ein recht einfaches Analysetool im Projektmanagement. Mit dieser Methode können Projektleiter ohne umständliche Hilfsmittel den Überblick über die Kosten in einem Projekt behalten und frühzeitig Abweichungen erkennen. Für den Auftraggeber und damit auch für den Projektmanager sind die Kosten, die Qualität und der Zeitplan die Hauptkriterien, die ein Projekt definieren. Eine gute Ausgewogenheit dieser drei Punkte ist meist das Ziel des Projektleiters. Weiterlesen »
Budgetabweichungen rechtzeitig erkennen mit der Kostentrendanalyse 02.07.2019 - Die Kostentrendanalyse ist ein recht einfaches Analysetool im Projektmanagement. Mit dieser Methode können Projektleiter ohne umständliche Hilfsmittel den Überblick über die Kosten in einem Projekt behalten und frühzeitig Abweichungen erkennen. Für den Auftraggeber und damit auch für den Projektmanager sind die Kosten, die Qualität und der Zeitplan die Hauptkriterien, die ein Projekt definieren. Eine gute Ausgewogenheit dieser drei Punkte ist meist das Ziel des Projektleiters. Die Überwachung der Kosten macht grob gesagt etwa ein Drittel der Arbeit eines Projektleiters aus. Im Grunde spielen die Kosten meist bei jeder noch so kleinen Entscheidung eine Rolle und müssen stets hinterfragt und im Auge behalten werden. Erfahrene Projektmanager können ein Lied davon singen, wie steigende Kosten bei fast jedem Projekt irgendwann zum Problem werden. Mal früher, mal später, mal dramatisch, mal moderat… aber in sehr vielen Fällen wird sich der Projektmanager des Problems erst spät bewusst. Hier kann die Kostentrendanalyse Abhilfe schaffen, weil sie gerade im Hinblick auf die Früherkennung Vorteile bietet. Wenn Kostenabweichungen früh genug erkannt werden, ist es oft noch möglich, eine Alternative zu finden oder frühzeitig beim Auftraggeber um eine Aufstockung des Budgets zu bitten. Das funktioniert immer besser, wenn man so früh wie möglich Bescheid weiß und den Auftraggeber vor die Wahl stellt: Budgeterhöhung oder mögliche andere Änderungen!


Warum eine Kostentrendanalyse?

Wenn Sie schon mit der Methode der Meilensteintrendanalyse vertraut sind, wird Ihnen auch die Kostentrendanalyse leichtfallen. Bei der Kostentrendanalyse werden in einem ähnlichen Prinzip die budgetierten Kosten den tatsächlichen Kosten gegenübergestellt, um auf diese Weise gemeinsam mit den projizierten Restkosten das Ende des Projektes zu simulieren. Bei einer vollständigen Kostentrendanalyse ist der gesamte Projektverlauf erkennbar, so dass jede Abweichung von den ursprünglich geplanten Kosten gleich erkannt werden kann. Mit der Kostentrendanalyse ist eine Abweichung grafisch darstellbar und einfach zu vermitteln, wenn die Kosten zum Beispiel jemandem außerhalb des Projektteams dargestellt werden sollen. Die Übersichtlichkeit ist wichtig. Ein weiterer Vorteil der Kostentrendanalyse ist, dass sie mit der Meilensteintrendanalyse kombinierbar ist. Beide Methoden können parallel angewendet und die Diagramme quasi übereinandergelegt werden, so dass Überschneidungen ersichtlich werden. Der Nachteil der Kostentrendanalyse ist, dass sie nur dann funktioniert, wenn die vorhandenen Daten eine gewisse Qualität haben. Sind Ihre Prognosen für die Restkosten schlecht recherchiert oder basieren auf großen Ungewissheiten, wird auch die Kostentrendanalyse keinen Vorteil bringen.


Durchführen einer Kostentrendanalyse

Im ersten Schritt erstellen Sie ein Diagramm mit zwei Achsen. Auf der X-Achse erscheinen die Berichtstermine und auf der Y-Achse sehen Sie die Kosten. Dann tragen Sie die bisher angefallenen Kosten ein sowie die geschätzten Kosten für die zukünftigen Teilprojekte. Als nächstes definieren Sie die Berichtstermine. Größe und Dauer des Projektes definieren den Abstand zwischen den Berichtsterminen, ähnlich wie bei der Meilensteintrendanalyse. Nun tragen Sie die Kosten jeweils so ein, dass sie zeitlich eingeordnet sind. Bei jeder Betrachtung des Diagramms können und müssen die Restkosten neu überprüft und gegebenenfalls geändert werden. Im letzten Schritt können Sie nun anhand des Diagramms Kostenabweichungen deutlich erkennen. Eine horizontale Kurve ist das Ziel, erscheint aber bei kaum einem Projekt. Alarmierend ist eine stark ansteigende Kurve. Dabei, wie Sie Ihre Kosten nun wieder in den Griff bekommen können, kann Ihnen die Kostentrendanalyse nicht helfen. Die kann jedoch genutzt werden, um jedes neue Szenario durchzuspielen. Wenn Sie also Ideen für Einsparungen oder Änderungen haben, tragen Sie diese in ein Diagramm ein und beobachten Sie Ihre Kurve.


Tipps und Tricks

Um eine möglichst brauchbare Kostentrendanalyse durchführen zu können, ist es sinnvoll, die Projektkosten immer auf der Ebene der Arbeitspakete abzuschätzen. Idealerweise können Sie jedem Meilenstein ein Arbeitspaket zuordnen, für das es eine detaillierte Kostenschätzung gibt. Seien Sie besonders gründlich bei der Erfassung der Ist-Kosten. Sobald etwas bestellt oder beauftragt ist, sollten die realen Kosten in der Analyse erscheinen. Warten Sie nicht auf die Rechnung – das verkompliziert die Prozedur und führt dazu, dass Sie Abweichungen nur mit Verzögerung erkennen können. Bei der Restkostenschätzung sollten Sie immer so vorgehen, dass Sie die neuesten Schätzungen Ihres Teams übernehmen. Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, bei der Kostenschätzung so ehrlich wie möglich zu sein. Gibt es für einen Posten nur eine sehr wage Schätzung, planen Sie eine kleine Reserve mit ein, damit Sie auch im Falle einer Überraschung nicht komplett daneben liegen. Lassen Sie alle Kostenschätzungen in Ihrem Team mit derselben Methode durchführen. Einigen Sie sich im Team auf eine Art der Schätzung und Berechnung, so dass Ihre Daten auf derselben Basis erstellt und vergleichbar beziehungsweise verlässlich sind. Lassen Sie alle Schätzungen in regelmäßigen Abständen überprüfen. Vor allem bei Projekten, die über mehrere Jahre hinweg gehen, ist es sinnvoll, Preisschätzungen einmal im Jahr dahingehend zu überprüfen, ob sie noch realistisch sind. Es ist nicht nur so, dass Dienstleistungen und verschiedene Produkte teurer werden, sondern vor allem im Bereich der Technologie auch oft so, dass Produkte günstiger werden, weil sie sich auf dem Markt etablieren und nach einer gewissen Zeit von verschiedenen Anbietern hergestellt werden.

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